信息化视角下档案管理绩效提升研究

信息化视角下档案管理绩效提升研究

纪琛  

哈尔滨水务投资集团有限公司  黑龙江哈尔滨150001

摘要：信息化是档案工作的必然趋势。本文从信息化的角度分析了档案管理工作的新任务和新要求，以及制约档案管理绩效提升的因素，对档案管理绩效提升的策略进行了探讨和研究，以期实现档案管理绩效的不断提升，促进档案事业更好发展。

关键词：信息化；档案管理；绩效

引言

在档案管理工作中，难点是阻碍、问题，但难点又能映射出方法、指南、原则和准绳。我们要重视完善档案管理的运行模式，去芜存菁，从多个方面构建档案管理模式的完整性、科学性和合理性。

1信息化时代积极开展档案管理服务创新模式的必要性

在社会不断发展中提升了对历史与人文素养的重视，而档案管理中包含了多种传统历史素材，其中有历史、人文素养、民俗习惯等，档案管理是时代发展储存数据资料的重要途径，对我国文化的传承与发展有极大的益处。同时，在图书馆档案管理中蕴藏了丰富的图书馆信息，这些资料是宝贵的原始素材，具有十分珍贵的收藏价值。图书馆中涵盖了丰富的知识文化，是培养人才及传承文化科学的主要场所，因此图书馆应重视创新，在图书馆中构建信息化办公模式，创新检索功能，科学获取专题资源，优化档案管理服务体系，有利于社会创新发展。在社会不断发展中，图书馆档案管理工作内容逐渐增加，科学技术也在不断研发与应用，在此环境汇总图书馆中的档案管理工作事项与内容不断扩增，其服务形式也随之扩增。因此，对图书馆中的档案管理服务模式革新十分必要，不仅可以充分发挥图书馆档案管理价值，同时还能起到引导教育的作用。以科学技术为切入点对档案管理服务进行创新与改革，引导来到图书馆内的每一位读者形成科学教育发展观念，推动档案管理服务创新发展，为我国文化传承贡献一份力量。

2影响档案管理绩效提升的问题及因素分析

2.1档案管理理念落后

目前，一些部门和单位对推进档案信息化，改革创新档案管理工作思考不够，认识不足，并没有深刻认识到应树立正确的管理理念，将档案信息化建设摆到重要位置，引导广大档案工作者顺应新时代，以高度的责任感认真工作，进一步提升档案管理绩效。由于档案管理理念落后，致使档案管理，特别是信息化管理的相关制度不健全，造成部分单位工作分工不明、职责不清，缺乏统一的标准，使得档案信息数据格式和内容不统一，信息利用价值不大，档案管理效率下降。

2.2计算机的普及与广泛应用

在社会科学技术不断发展中，各个行业与领域均在应用计算机办公，企业档案管理工作也不例外，推动了计算机的广泛应用，进一步推动了计算机技术的应用与发展，在档案管理工作中运用计算机开展工作，革新了办公形式，简化了传统办公中的繁琐工作流程，有效提升了工作效率与质量，推动了档案管理工作的信息化发展。另外，随着信息技术的不断发展，在网络技术支持下优化了档案管理服务，在档案管理中信息技术的应用频率不断递增，推动了对新型技术现在档案管理中的应用，促进了档案管理的创新发展。

3信息化助推档案管理绩效提升的策略

3.1提高对档案信息化建设重要性的认识

思想是行动的先导。要想提升档案管理绩效，必须深刻认识档案信息化建设对档案管理绩效提升的重要意义，牢固树立信息化建设意识。一是应转变决策和管理人员的思想观念，推动档案信息化建设向高质量高水平发展。只有认识到位，才能确保经费、人员、设备的配置到位，为档案管理绩效提升奠定基础。二是在工作制度、工作机制、工作流程建设规范中统筹协调，将档案信息化建设纳入单位信息化建设总体规划，确保档案信息化建设进入单位的顶层设计，得到各有关方面的支持。三是在档案信息化建设的推进中不要盲目跟风，仓促上马，让档案信息化建设项目成为半拉子工程，既浪费财力和人力，更为后续工作的有序开展造成障碍。档案信息化建设是一项长期的工作，不能一蹴而就，应统筹协调，稳步推进。档案信息化建设应跟上网络信息技术的发展和进步，不断创新，以适应新的需要和发展。

3.2加强标准建设，落实科学发展

档案管理工作内容十分宽泛复杂，因此应按照顺序进行改革，推动档案管理工作的创新发展。首先，结合社会发展需求及档案管理工作现状进行分析，然后结合分析结果制订长远计划，并着手于眼前。在日常档案管理中加强数字化及电子档案管理工作的应用，为档案管理服务创新发展奠定基础。其次，为档案管理工作制定明确的目标，保证档案管理人员能够熟练并熟悉电子档案管理规范及流程，充分掌握档案管理的期限与规则。通过提升档案管理人员的专业素养，提升档案管理人员档案管理能力，在新时期运用信息技术熟练开展档案管理工作，能够促进档案管理科学化发展，为企业持续发展奠定基础[4]。最后，应在档案管理中，制定档案管理制度，细化各个工作流程的要求，加强对档案管理工作流程的管理。档案管理工作内容复杂涉及多个部门，因此需要多个部门的协调配合，通过多个部门的共同努力促进创新档案管理服务有序开展。运用电子档案进行档案管理时其中主要的优势在于储存便利，不会轻易受到环境破坏及人为破坏。另外，运用电子档案管理形式能够解决传统纸质档案管理占据空间过大的问题。基于电子档案管理的诸多优势，应在档案管理中积极应用信息技术，提升企业档案管理工作效率，为企业科学化发展奠定基础。但是要想发挥电子档案应有的效应，就要做好电子档案归档工作，电子档案归档有不同标准，要想发挥其效应就应该在归档工作中科学合理地分类，按照次序进行归档，令档案管理工作井然有序，发挥电子档案管理作用，推动档案管理创新发展。

3.3加强对档案信息化建设人员的培养

人才是制约档案信息化顺利推进的关键，只有加强对档案管理人员的培养，让档案管理人员充分认识到信息化对档案工作的重要性，发挥主观能动作用，适应信息化建设的需要，才能顺利推进档案信息化建设。一是完善人才培养培育制度。在员工招聘时，应遴选有一定信息化技术操作能力、有一定专业背景的人员充实到档案管理工作中。二是对于一些学习能力加强、工作积极肯干的同志，派其到相关单位和学校学习先进的档案信息化管理理念和技术方法，到兄弟单位挂职锻炼，在工作实践中提升能力素质，成为技术骨干。三是多举行相关业务学习和竞赛，以赛促学、以赛促干，进一步增强档案管理人员的荣誉感和自豪感。四是建立档案人员的考核和评价机制，让肯干肯学肯做的同志在考核中脱颖而出，享受一定的待遇和绩效。五是要建立监督检查机制，进一步激励工作人员的积极性，最大限度地发挥档案工作人员在档案绩效提升方面的价值和作用。

结语

在信息化时代构建信息化档案管理服务模式是必然发展趋势，因此应积极响应时代发展需求，对档案管理服务模式进行革新，构建信息化办公环境，加强信息化技术的应用，并在档案管理中加强对人才专业素养与创新能力的培养，提升档案管理信息化办公能力，在档案管理中熟练应用信息化技术，提升档案管理工作效率，提升档案工作人员服务意识，促进档案管理信息化发展。

参考文献

[1]李桃.信息化时代下档案管理服务创新模式探究[J].黑龙江档案,2021(5):132-133.

[2]娄宇岚.信息化环境下企业档案管理与服务模式创新研究[J].办公室业务,2021(18):152-153.

[3]金波，周枫，杨鹏.档案数据研究进展与研究题域［J］.情报科学，2021，39（11）：187—193.

[4]赵蕾.新时代下推进档案信息化建设的路径探索［J］.北京城市学院学报，2021（5）：49—53，59.