探讨企业档案管理体制与模式创新

探讨企业档案管理体制与模式创新

胡静

黄冈大别山发电有限责任公司

【摘要】企业档案管理的重要性和模式创新是档案事业发展的必然要求。随着社会的加速发展，企业改革的不断深化。档案界中一直在探讨现代企业档案工作的管理体制。现代企业档案管理制度和体制与现代企业的有机结合。是按现代企业制度需要建立档案权属明确、管理科学、企业自律的一种档案管理方式，是一种多元、灵活、高效的档案管理制度体系。

【关键字】企业  档案管理  观念创新

1987年国家档案局、国家经委、国家计委联合发布的《国营企业档案管理暂行规定》指出“企业档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。”《企业档案工作规范》（DA/T42-2009）规定：“企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作。”2014年国务院国有资产监督管理委员会办公厅印发的《中央企业档案工作规定》提出：“中央企业档案工作是企业经营管理的重要环节，是强化内部控制、防范经营风险的基础性工作。”我国企业档案工作具有管理性、技术性、资产性、服务型、保密性等特点。企业档案涵盖企业生产经营活动的全部内容，包括企业研究技术、采购、生产、财务、人事、营销、经营决策等各个方面。

世界在变化，科技在进步，时代在更迭，社会在发展。时代前进的步伐不可阻挡，随之而来的机遇与挑战更是如影随形，无可逃脱，无法拒绝。档案是人类社会记忆大厦的基石，档案资源是社会记忆的源泉，是历史的原始记录。“问渠哪得清如许？为有源头活水来。”档案作为一种信息资源，它的质量和完整程度影响到整个社会记忆的留存，所以，做好档案工作非常重要。

一、企业档案管理的重要性

1. 要做好档案的收集，整理工作。档案人员必须熟悉和掌握收集工作的渠道和方法，处理好档案形成过程中的各个环节，各个部门的关系，对档案形成的全过程进行动态监督与检查；同时不断提高全员档案意识，实现全方位的有效管理，运用《企业档案工作规范》指导档案管理工作，提高档案的归档率，完整性，准确率和利用率，夯实档案规范化，标准化管理的基础，实现档案保管，利用价值的最大化。

2.对档案管理人员的技能培训，提高其业务水平。先要加强档案工作法律法规，制度标准的培训；再要加强管理各环节，业务实际操作的培训，使现有的档案管理人员适应档案管理现代化发展的新需求。

3.企业档案管理工作需要规范化。1）提升企业档案工作质量，充分发挥档案作用。2）重视硬件建设，完善设施，实现档案工作规范化管理，综上所述，要搞好企业档案管理工作，就必须认真贯彻落实《企业档案工作规范》，切实抓好档案基础工作，全面规范企业档案管理工作，提高现代化管理水平，立足于企业实际，按照业务规范标准的要求扎实做好基础业务建设，抓好各类档案文件材料的形成、积累、立卷、归档、整理和升级开发利用工作，促进企业档案管理水平的不断提高。3）企业制度的建立，要求企业档案工作更加科学规范。各单位除了应当遵循国家制定的企业档案工作的法规规章，还可以根据国家颁布的档案行业标准、中电投集团（即国家电投）、中电国际的档案制度，结合企业自身的特点进行修改、补充、贴近企业的实际情况，制定适合企业自身的规章制度。

我国自1993年的十四届三中全会提出建立社会主义市场经济体制以来，国有企业改制进入了改革的快车道，建立产权明晰、责任明确、政企分开管理科学的现代公司制成为企业改革的主旋律。与传统国有企业相比现代企业具有明显的时代特征：1）变党委领导下的厂长负责制为建立有规范的法人治理结构、科学的领导体制和组织制度；2）一改国有企业统一天下的局面。投资主体多元化、企业资产脱权化使企业出现了多种所有制并存的格局；3）档案所有权的变化。企业所有权的多元化导致了档案所有权的多元化；4）企业经营形态的多样化。从规模形态上看是少量骨干型大型企业集团与大量中小民营企业并存，为适应市场竞争的需要出现了一批以产权为纽带、以母公司为主体、以获取利润和提高市场占有率为目标的跨行业、跨地区、跨所有制的大型企业集团。同时亦出现了数量上占优势的民营企业；从技术形态上看企业工业化管理与信息化管理并存，在信息化带动工业化战略的指导下。已有不少企业从工业化管理进入信息化、知识化管理阶段。总之，企业在日益面向市场竞争的驱动下，与传统国有企业相比在所有制、规模、技术、经营与形态上都发生了深刻的变革。传统企业档案管理模式已不再适应现代企业制度的需要。

其次是企业为维护自身利益需要的产物。我国自1959年正式建立企业档案工作以来，在企业几经改革中企业档案工作曾屡受冲击。但企业档案工作始终是企业相伴而行的，企业档案工作始终存在的事实说明企业需要档案工作。历史上的企业改革尤其是在建立现代企业制度中对企业档案工作的冲击。我们不应该视为一种冲击。而应视为完善企业档案工作的机遇，无数企业的档案工作在当前企业改革中得到发展与强化的现实也说明了这一点。事实上在市场经济条件下企业面临的形式更为复杂。它不仅需要企业档案工作在市场竞争中为维护企业日常管理与生产活动提供服务。而且需要企业档案工作在市场竞争中为企业领导决策服务，在经济纠纷中维护企业合法权益服务。在企业管理中为企业文件建设提供服务。因此。现代企业制度的建立并不排斥档案工作，它对企业档案工作的冲击实际上是对传统国有企业档案管理模式的扬弃，为维护自身利益的需要。要求在企业档案管理制度、管理方式、管理手段与运行机制上做相应的变革。企业档案工作制度是规范和推动企业档案管理工作有效运行的基础和前提。企业档案工作的最终目的就是要以最低的成本，最大限度地为企业的生产、经营和管理活动服务。建立规范、完善的企业档案工作制度有利于更好地引导企业档案工作走向良性循环，最大限度地为企业节省时间、人力和信息成本，它在促进档案事业发展、完善档案管理理论、提高企业管理效率、加快信息资源利用等方面都具有重大的理论和实际意义。

二、档案服务机制和观念的全面创新

    提供利用是档案工作永恒的主题，档案提供利用是档案部门、档案工作者与社会联系的桥梁和纽带。档案部门再进一步拓展利用服务范围、领域和内容服务环境，创造服务条件，改进服务态度，提高服务能力和水平，为社会提供全方位、多层次、高水平的档案利用服务的同时，还应当顺应现代社会的需要，在档案利用服务机制和服务观念方面有所创新，这是现代信息社会对档案工作的热切呼唤与必然要求，是激发现代档案管理换发生机与活力的关键之一。

       1.实行档案开放新机制

    有关法律法规关于现行文件和档案开放利用的规定，除继续开班现行文件利用中心，承担起政务公开义务，为广大公众提供现行文件利用服务外；各级国家综合档案馆还应当打开大门，尽量开放可公开的馆藏档案。不仅要为领导决策、为企业发展、为学者利用服务，还应当面向社会，为公众提供更广范围和更友好的档案利用服务。以机关和企事业单位档案室为代表的内部档案保管机构也可以有限制的开放，为社会提供档案利用服务。

    2.树立档案“人文”服务新观念

所谓档案服务“人文”观，就是指提供档案为社会服务时，坚持以人为本，全心全意为公众、为社会服务的思想。

在传统的档案管理工作中，片面强调“维护档案完整与安全”的管理原则和“以档为本”的价值取向，将本应提供开放的档案束之高阁，机关档案利用服务的重点也仅仅局限于领导会领导机关，其结果是给档案批上了一层神秘的外衣，广大公众被挡在了档案馆（室）的大门外。档案管理过度偏重维护档案的保密、安全和完整，会导致忽略档案管理的根本目的是为社会和人类积累财富和提供服务。

现代档案管理要求树立“人文”观，要以人为本，为人服务，这就要求现代档案部门和档案工作者注重人文关怀，处处体现以人为中心。考虑人的需要。实行这一原则主要体现三方面：1）在服务内容上，要以社会的需要为导向，开展馆藏建设和档案信息资源开发；2）在服务方式上，兼顾不同群体的需要提供服务，甚至考虑每个利用主体的特殊要求提供个性化服务；3）在服务环境上，营造人文关怀的服务环境，采用“以人为本”的理念，充分考虑不同人们的需要。

档案管理作为政府、企业等组织乃至整个社会基础管理中的一个重要组成部分，它虽不是所属机构和社会核心工作，而是从属和服务于其他各项管理和工作活动的，但是档案是人们在社会经济、政治、科学、文化等各项实践活动产生的历史记录，并且还是这些实践活动延续的依据，因此档案管理一般不直接产生经济效益，但是搞好档案管理工作，可以为其他社会活动产生经济效益服务，或产生潜在的社会效益。对企业来说，档案管理可以融入企业信息管理或企业现代化管理系统，提供档案信息服务，方便各项管理活动，维持企业正常运转，宣传企业形象，提高企业竞争力；对整个社会来讲，档案管理可以为人类社会和历史的整体性和延续性，为子孙后代造福。因此，档案管理不但可以为生产力和经济发展水平的不断提高服务，还可以推动社会和人类文明的进步与发展。