纸质档案管理与电子档案管理的融合分析

纸质档案管理与电子档案管理的融合分析

刘碧璇

身份证号码230604198707194740

    摘要：纸质档案和电子档案之间的关系，发展到现如今，曾经有学者推测电子档案将会取代纸质档案，但是实际上电子档案和纸质档案都各有其优点。而我们为了能够在工作上方便保留下宝贵的信息数据就应该要将这两者的优缺点进行综合的探讨，研究在不同的情况和条件之下该如何来进行对纸质档案和电子档案进行结合使用，本文将对上述内容进行具体分析。

        关键字：纸质档案，电子档案，集成

        随着信息化水平的不断提高，档案管理中的电子档案是一种新的档案管理模式http:同时弥补了传统纸质档案的不足和不足。档案管理提供了更科学有效的管理模式，并确保了个人档案的安全性，对于长期保存和保护个人档案具有重要的意义和重要性。

        1纸质档案管理与电子档案管理中存在的区别

        由于诸如当前技术和实践经验的各种原因，与纸质档案相比，电子档案的保护技术非常缺乏经验，并且在管理方面存在以下差异。（1）纸质档案和电子档案之间的存储时间差异。通常规定传统纸质档案的存储时间，并在档案创建后的上半年将档案移交给单位的档案管理部门以供检查和使用。处理电子文档后，可以随时将其存档，然后通过网络传输将电子文档从创建它们的部门转移到该部门的记录管理部门，并执行必要的移交程序以创建移交档案。根据发布的原则对档案馆工作人员进行注册并为其指定分类编号，并设置访问限制和级别，以供将来的用户查找和使用。一方面，存档的优势在于一方面可以防止档案泄漏，并确保存档速度和完整性。另一方面，它方便，快捷，并且还遵循电子档案的特性，可以防止档案丢失和病毒损坏。（2）提交纸质档案和电子档案的方法不同。传统的纸质档案馆现在采用“将一卷软纸包装在盒子中”的方法。它是对以前的“厚纸卷”方法的改进，但存在诸如文档分类，多个过程，详细的要求和繁重的工作量等缺点。使用电子编码技术，您可以编辑和修改电子文档而不会留下任何痕迹。无法固定载体，也可以更改某些标识原始文档的关键信息-所有这些都会更改电子文档的原始性和证书的真实性。（3）纸质档案和电子档案的存储方式有所不同。气体和其他技术，去污，去酸化，手工维修，纸浆等，以修复损坏的档案。预防和处理构成档案的材料的自然损坏的因果关系。电子档案介质的老化和过时，信息多媒体和存储介质的生产和开发影响电子档案的长期可读性。（4）如何查看和使用纸质档案和电子档案。归档操作的目的是积累归档信息资源并为实际操作提供利用服务。纸质档案的使用意味着将用户用作服务对象，将档案提供给档案作为一种手段，并使用各种格式和方法来开发和交付要呈现给用户的档案。

        2电子档案管理与纸质档案管理的融合

        2.1电子档案管理与纸质档案管理的共存

        长期以来，一直需要电子档案和纸质档案一起提供档案管理，这主要是出于以下两个原因共存的原因。

        首先，电子档案是根据纸质档案组织的，电子档案是纸质档案的数字表示，纸质档案根据需要表示为电子档案。电子档案的形成主要有以下两种情况：档案管理部门已经收到电子档案后要求对其进行更改，并且档案中目前存在纸质和电子共存两种形式。由于高质量档案的数字化，两种档案类型共存。

        第二种是先创建一个电子档案，然后将其更改为文本档案。随着当今社会的飞速发展，人们的工作和生活节奏也在加快。由于纸质档案的记录速度较慢，因此电子档案可以快速而准确地记录一些活动和关键任务。但是，当考虑到电子档案时，人们通常会将重要的电子档案重写为纸质档案。这种档案格式有两种主要形式。一种是创建电子档案，然后以信息传递的形式发送电子档案，然后使电子档案基于纸张，并且两种版本的档案共存。存档的电子档案必须根据需要转换为纸质档案，有时两个认证档案共存。

        2.2电子档案管理与纸质档案管理之间的交互

        电子档案管理与纸质档案管理的相互作用是两者并存后形成的，两种形式的档案管理形成了两个管理系统。在每个档案管理系统中，内部开发必须是独立且活动的，但是两个档案管理系统必须运行并相互依赖。两国不仅必须在各自的管理系统中履行职责，而且必须根据各自的特点相互配合以履行共同的职责。电子档案管理和纸质档案管理这两个系统之间的相互影响可以提高两个档案管理系统的自功能性，并大大提高每个系统的效率，这对于档案管理很重要。积极的意义。

        3电子档案管理与传统档案管理的共性

        我国随着经济的快速发展，信息技术水平也在不断提高。信息技术的应用逐渐引起社会各界的关注，信息技术与管理方法的有机结合可以大大提高管理效率。传统文件管理的效率通常较低。电子文件管理具有提高工作效率的优点，但存在一定的安全隐患，两者之间也有优缺点。当前，传统的文件管理方法已经不能满足社会发展的需要，通过利用互联网电子技术来管理文件，可以有效地改善现有文件管理的不足。

        首先，无论是传统档案管理还是电子档案管理，两者的基本原理是相同的，电子档案是传统档案开发的产物。电子档案管理可优化和集成现有档案管理，并充分利用信息技术。与传统档案相比，电子档案管理在管理方法，管理质量和技术水平上要好得多。但是，这并不否认这两个基本原则的共同点。其次，电子档案不能单独存在，也不能与现有档案分开。传统档案馆中管理的信息高度可靠，属于社会实践数据。各种档案信息可以存储为电子档案，也可以同时共享资源。由于存在基于计算机技术的电子档案，因此检索必要的信息非常方便。您还可以使用电子档案中的记录，以便在需要查看物理传统档案并直接获取所需的数据和信息时轻松检索它们。

        4两种档案管理的不同点

        纸质材料是传统档案管理和存储的主要内容，以文本和图表等多种形式存在，具有一定的保存价值。硬盘和计算机CD是用于电子档案管理的主要存储介质。电子海图，电子信件和电子文件是电子档案馆的主要代表。与传统的纸质档案不同，不仅档案的存储，而且数据的传输和处理都使用计算机和网络技术来实现。当前，信息化和多元化已经成为时代发展的主题，人们对档案管理的质量和效率提出了更高的要求。总而言之，传统的文件管理无法满足这些需求。但是，不可否认的是，传统档案的特点决定了它们的不可替代性。同时，电子文件管理的便捷性和高效率与现代人的生活息息相关，电子文件管理将成为文件管理的发展趋势。

        4.1两种档案管理方式对档案资料归档的时限要求有区别

        在传统的归档管理中，归档归档的资料时，通常首先组织所有归档的资料，然后归档管理器根据归档的归档规范执行集成归档。电子档案管理档案的特点是档案材料易于复制和访问，并且可以不时进行档案分类，只有档案管理员才需要接受档案所需的档案注册并设置分类编号和访问权限。

        4.2两种档案管理方法的存储方式不同。

        传统的归档管理方法在存储数据时更加关注归档数据的完整性，组织性和顺序。收到完整的归档过程后，归档管理器根据特定的整理顺序归档并存储归档。电子档案管理方法使用电子编码技术来归档档案，通过其他档案，电子编码处理可以非常方便地进行归档。

        5结论

        随着信息化的快速发展，信息的大数据时代即将到来，电子档案管理是新时代的产物也是实现信息系统化管理的重要手段。由于电子档案操作便捷，系统内的信息容易进行更改和传递，在实际的工作中会有一定的安全隐患，所以在工作中还需要进行辅助管理。纸质档案管理就是对电子档案管理的监督，只有两者结合，才能保证档案管理工作顺利进行。也许在未来的某一时段纸质档案会消失，但在当下纸质档案还有着它的中要作用，还需要加强管理。

        参考文献：

        [1]张静.解析纸质档案在档案信息化管理中的重要作用[J].兰台内外，2020（28）：25-27.

        [2]王瑛.推进城建档案数字化转型发展的若干思考——基于新修订档案法的视角[J].浙江档案，2020（08）：54-55.