机关事业单位档案资源的有效管理与开发利用研究

机关事业单位档案资源的有效管理与开发利用研究

王慧娟

（张家口日报社，河北张家口  075000）

摘要：机关事业单位是我国非常重要的一个服务组织，具有一定的公益性质，但同时也承担了教育、科技、文化等多种服务项目，所以其工作业务范围相对广泛。在此背景下，机关事业单位会产生很多不同的档案内容，这些档案内容是对机关事业单位活动的真实记录，也是各项工作开展的依据和标准。因此，在机关事业单位不断发展的过程中，需要针对于档案进行有效的管理，并且充分地进行开发和利用，才能够发挥相关档案资源的实际优势。由此，本文就着重探讨机关事业单位档案资源的有效管理及开发利用措施。

关键词：机关事业单位；档案资源；有效管理；开发利用

机关事业单位所保存的一些档案信息内容相对广泛，涉及到了各行各业。在这一环节中，作为相关人员，首先需要针对一些档案信息进行合理的管理，才能够在需要的过程中随时进行调用。并且作为相关人员而言，也需要开发不同的资源以及利用不同的档案资源，能够在做出一些新的规划时发挥各类档案资源的实际优势。因此，为了完成这一工作，作为相关机关事业单位而言，需要细致地进行思索，才能够确保现阶段档案资源管理工作有序开展。

一、细述机关事业单位档案资源的有效管理措施

（一）提出要求，发展管理人员素质

在机关事业单位不断发展的过程中，其档案资源内容愈发完善。但是在具体的管理过程中，作为相关人员而言，也需要有较强的管理意识，才能够确保相关工作的有序展开。但是在以往的机关事业单位发展过程中，可能部分档案管理人员的认识还不够深刻，可能只是将档案管理变成一种比较辅助性的工作。在此情形下，可能会导致档案管理的过程过于混乱，在需要一些档案内容时可能无法快速地调取。因此，在现阶段机关事业单位档案资源管理过程中，首先相关单位需要培养出专业的管理人员。因为档案内容非常杂杂，并且涉及的一些行业内容较多，如果相关人员只是简单地将所有的档案内容罗列在一起，那么不便于查找和利用。因此，在现阶段的机关事业单位档案资源管理工作开展阶段，相关管理组织者在招聘管理人员时必须要加大力度，并且提出更为严格的要求。第一点是管理人员必须要认同目前的档案管理工作，能够以一种更为严谨的态度投入到其中。第二点是作为档案管理人员必须要有与时俱进的意识。比如在现代社会不断发展的背景下，档案管理的难度越来越大，那么作为相关人员，为了快速完成一些内容的分类以及查找，可以合理发挥现代计算机的实际优势，借助信息技术的手段来针对于不同的档案资源进行高效的管理。在考虑到这两方面内容之后，能够招揽出更多专业的一些档案管理人员，并且在招揽了相关人员之后，还需要加强对档案管理人员的实际培训，让其在培训的过程中既能够认同这一工作，同时也能够学习更多专业化的技能，确保档案资源管理的实际效率。

（二）完善制度，做出明确管理规范

“没有规矩，不成方圆”。在机关事业单位开展档案资源管理工作的过程中如果没有合理地围绕着档案管理建立制度，那么可能会导致相关人员无法在制度的约束下去规范自己的行为，也无法完成高效的管理工作。因此，在现阶段的档案资源管理阶段，作为相关事业单位的管理人员而言，需要针对于目前档案的收集、保管和利用来制定对应的制度。作为管理人员而言，在整理档案的过程中必须要严格按照要求来执行。并且在这一环节中，针对一些档案的借阅必须要进行合理的登记和统计，详细记录不同答案的实际情况，遇到一些档案遗漏情况及时向上层领导进行反馈，确保现阶段档案管理工作的有序进行。

（三）创新模式，提升档案管理实效

在机关事业单位进行档案资源管理的过程中，如果只是采用传统的人工模式来针对于不同的档案资源进行分类和筛选，会导致相关管理的效率较低，并且会增强工作难度。在信息化时代到来之后，作为相关档案管理人员而言，也需要有较强的应用意识。如在现阶段的档案管理工作开展阶段，作为事业单位管理层而言，首先需要配备一些基础的信息化设备，将信息化技术和现代互联网技术合理地运用到现代化的档案资源管理中。在配备了各类信息化设备之后，相关工作人员可以尝试着利用不同的设备来针对于已有的档案资源进行分类和筛选，在提高工作效率的同时缓解其工作压力。

不仅如此，考虑到部分纸质档案可能在保存的过程中会受到一些环境影响或者是损坏。在此情形下，不利于档案档案管理工作的有序进行。因此，在现阶段的档案资源管理工作开展过程中，为了保证档案资源的实际利用率，相关人员还可以实现对档案信息资源的数字化，可以通过数字扫描的方式来针对于一些重要的档案资源进行备份和管理。借助这样的方式，能够保证目前相关工作的实际开展质量。

二、探讨机关事业单位档案资源的开发利用措施

作为事业单位而言，针对于档案资源加强管理的目的就是为了更好地进行开发和利用。在具体的开发利用阶段，作为相关管理人员，也需要细致地进行思索。第一点是在现阶段的档案信息资源开发利用阶段，可以进一步拓展服务范围。如以往在事业单位进行档案资源的开发阶段，主要是由一些专门的管理人员来针对于这些档案内容进行分析和筛选，其他不同单位内部人员对于这些档案的了解程度不够深，有时候没有充分发挥这些档案资源的实际优势。因此，在现阶段的档案资源开发利用阶段，相关管理人员可以借助新媒体手段来针对于档案的内容进行宣传，让更多的事业单位内部人员都能够利用这些档案去完成不同的一些工作内容或者是能够以档案中所记录的内容为基础来不断地拓展自身的服务范围。在此情形下，能够发挥档案的实际作用。

作为相关档案管理人员而言，还需要不断开发更多的一些档案内容。如当前相关管理人员可以加强关于档案的征集工作，能够进一步扩大档案的接收范围和征集门类。在这一环节中，相关人员可以利用信息化检索工具来针对一些档案内容进行有效的储存和分类，以此对于现阶段档案开发利用工作的开展也能够产生明显的现实益处。

三、结束语

综上所述，作为机关事业单位而言，为了对档案资源进行有效的管理及开发、利用，需要多角度进行构思，能够围绕着档案资源的具体管理和开发、利用实况进行全面的延展，在发挥事业单位服务职能的前提条件下发挥各类技术的实际优势，在提升档案管理效率的同时扩大其利用范围，发挥档案资料的实际价值。

参考文献：

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