企业档案管理工作存在的问题与思考

企业档案管理工作存在的问题与思考

孙连云

天津石化信息档案管理中心

摘要：档案管理在企业发展中占据着较为重要的作用。企业加强自身的档案管理工作，就能更加深入的挖掘以及利用档案资源，在档案资源的支撑下寻找更为正确的发展方向，促进发展资源的合理配置。除此以外，档案管理还能使企业的管理更加规范，进而从整体上促进企业管理水平的提升，推动企业向前发展。但当前情况下，企业档案管理工作中还存在一些亟需解决的问题。

关键词：企业档案管理；档案管理问题；档案管理思考

引言：档案管理工作涵盖企业发展的全部过程，具有管理性、系统性以及综合性的特点。有效的档案管理能够为企业提供真实、完整的相关数据，进而促进企业的长效发展。但随着经济发展形势的转变，当前的档案管理工作已经难以满足企业的发展需求，显现出诸多的问题与弊端。基于此，应从企业的发展需求出发，对档案管理工作进行一定的创新。

一、当前企业档案管理工作中存在的问题

（一）企业档案管理理念比较落后

基于档案管理对企业发展的重要性，大部分企业都比较重视档案管理工作，但这份“重视”比较流于表面，少有企业会真正去了解档案管理的工作内涵。这也使得大部分企业的档案管理理念都比较落后，并不能制定出科学、有效的规章制度来规范档案管理工作的管理流程以及管理内容，进而难以充分发挥出档案管理对企业发展的积极作用。

（二）企业档案管理中信息技术的参与度较低

近年来，随着信息技术的发展，信息技术也逐渐应用到了各行各业。当前情况下，虽然信息技术已经引起企业的注意，希望将其用于档案管理工作中，但取得的效果却不是很理想。为了将信息技术应用在档案管理工作中，企业通常情况下会购置大量的电子信息设备，但这些电子信息设备的利用效率却比较低。企业内参与档案管理的工作人员比较倾向于传统的档案管理模式，使用电子信息设备的情况较少，即使使用也只是基本的输出和输入功能。除此以外，电子信息设备所具有的硬件存储空间也比较小，难以满足大量档案的存储。以上种种，使得信息技术在企业档案管理中的参与度比较低。

（三）企业档案管理人员的综合素质较低

调查发现，当前从事企业档案管理的人员大部分都是兼职，或由其他部门的工作人员兼任，进而使得企业档案管理人员的综合素质比较低[1]。造成这一现象的主要原因是企业并不重视档案管理人员的聘用和选配，在聘用后也并不重视对档案管理人员的培训。除此以外，档案管理方面的专业人才也比较稀缺。新的发展形势下，企业所涵盖的档案内容更加丰富，档案资料的载体以及档案资料的存在形式也更加多样，但企业档案管理人员综合素质的低下使得企业的档案管理工作难以在新经济形势下得到有效的开展。

综合以上，当前情况下，企业在开展档案管理工作时没有很好的顾及到档案管理工作的全面性以及整体性，进而使得档案管理工作出现了人员短缺、综合素质低的问题。同时，企业也没有做好对档案管理人员的培训工作，进而使得档案管理人员对信息技术的了解较少，难以熟练使用档案管理相关的电子信息设备，档案管理工作的信息化建设难以推进。

（四）企业档案管理的管理制度不健全

当前情况下，大部分企业的档案管理制度都不健全，进而使得档案管理部门不能高效利用档案资源。大部分的企业在档案保存、档案鉴定、档案使用以及档案转交等方面都缺乏完整透明的制度和工作流程。除此以外，有一部分的大中型企业在开展档案管理工作时，并未严格遵守相关要求，进而使得档案管理工作存在较大的问题。

二、基于企业档案管理工作现状的思考

（一）企业应转变档案管理理念

就企业档案管理工作当前存在的问题来看，企业要想切实发挥档案管理在企业发展中的作用，就要对这些问题逐一进行完善[2]。首先是转变档案管理理念，具体可以从以下几个方面入手：

第一，企业应深入了解档案管理工作的内涵，明确其对企业发展的积极作用。企业可以通过媒体传播的方式在企业内部进行档案管理工作的宣传，进而增加企业员工对档案管理的了解程度，密切各部门之间的联系与配合，为企业的档案管理工作打下良好的环境基础。第二，企业应从档案管理工作的实际需要出发来选聘档案管理人员，加强对档案管理人员的培训。企业可通过岗前培训与集中培训等方式让档案管理人员接触到档案管理相关的知识与技能，进而有效提升档案管理人员的能力，提高企业档案管理工作的工作质量。

（二）企业应加强档案管理的信息化建设

企业应充分利用信息技术以及各类应用软件，建立本企业的档案开放服务中心，进而提高档案管理的效率。在此基础上，企业可以进行数字档案的搭建管理，如将一些价值比较高的文献、资料以及视频等资料保存在不可擦除型光盘内，进而为企业档案打下双重保障，避免档案资料因计算机系统或网络系统出现故障而丢失。

（三）企业应提高档案管理人员的综合素质

    基于企业档案管理当前存在的问题，企业应加强档案管理队伍的建设，提高档案管理者的综合素质。高素质的档案管理队伍能够使企业的档案管理工作效率更高、专业性更强。除此以外，基于档案管理在企业发展中的重要作用，国内已有多所高校开设了档案管理相关的专业，培养出了素质更高的档案管理人才。基于以上，企业在选聘档案管理人员时可适当提高标准要求，招聘素质更高的档案管理人员。与此同时，企业还可以从自身的发展需要出发，设立档案管理人员的锻炼提升机制，为企业内的档案管理人员提供多种途径的培训方式。当前情况下，企业只有不断提高档案管理人员的综合素质，才能从整体上提升自身的档案管理能力，促进自身的长远发展。

（四）企业应建立健全的档案管理制度

企业要从自身的具体发展情况出发，合法建立具有自身企业文化特色的、健全的档案管理制度，促进档案管理的信息化、安全化。企业可制定完整透明的档案管理流程，分工明确，将相关管理责任落实到个人，进而有效约束档案管理人员的行为。除此以外，企业还可以建立一些激励机制，做到权责分明，进而有效保证档案管理工作的效率。

结论：综上所述，企业档案管理应妥善解决好当前存在的诸多问题，进而更好的发挥其对企业发展的积极作用。基于此，本文从当前企业档案管理工作中存在的问题、基于企业档案管理工作现状的思考这两个角度出发，探讨了企业档案管理工作中存在的一些问题以及由问题而引发的思考。

参考文献：

[1]丁小兰. 企业档案管理工作中存在的问题与思考[J]. 办公室业务,2020,(08):145+152.

[2]吕瑞芬. 企业档案管理工作中存在的问题与思考[J]. 价值工程,2019,38(29):73-74.