新时期事业单位档案管理信息化建设创新探究

新时期事业单位档案管理信息化建设创新探究

张宏光

鸡东县退役军人事务局

摘要：事业单位档案管理是当前事业单位日常工作的一部分，档案管理信息化建设为档案工作现代化改革创新奠定了基础。文章对信息技术应用的意义进行分析，探讨单位档案管理信息化建设问题与创新策略。

关键字：事业单位；档案管理；信息化；管理创新

引言

在信息技术背景下，事业单位档案管理必然会提出新的需求，从而促进档案管理效率和质量的全面提升，构建事业单位信息化管理的新模式。长期以来，事业单位在档案的收集、利用和管理方面采用的手工管理方式，不仅严重影响了档案管理的质量和效率，也给档案工作带来了极大的不便。将信息技术融入事业单位档案管理中，可以在辅助管理、提高管理效率方面发挥积极作用，是当前事业单位中的重要建设内容。

1事业单位档案管理工作应用信息技术的意义

事业单位作为从事教育、卫生、科技、文化与生产的一项社会服务组织，其目的是为社会提供各项服务，能够有效推动我国社会的大力发展。随着新时期事业单位体制改革的持续深入，事业单位中的经济活动与业务活动愈发广泛，在实际生产经营活动中产生的数据呈现上升趋势，使得事业单位档案管理工作内容的复杂程度明显增加，管理难度也越来越大。将信息技术应用于事业单位的档案管理工作，可以为其提供较大的便利。以往的档案管理工作，因为纸质文件在存放时容易受到破坏，如果出现损坏，其恢复难度会比较大，所以需要在文件装订、防潮等方面投入一定的人力、物力、财力。在信息技术的应用下，可以有效解决这些问题，通过对纸质档案文件的数字化管理、整合，一方面能够更好地对文件档案进行保存，避免发生文件丢失与损害的现象，另一方面还可以降低档案在管理时所耗费的成本。由此可见，在事业单位的档案管理工作中应用信息技术有着十分重要的现实意义。

2新时期事业单位档案管理信息化问题

2.1档案信息化建设制度不完善

当前我国有些事业单位档案管理信息化建设相关制度处于极其不完善的状态，档案管理信息化得不到真正的重视。虽然有些事业单位已经确立较为完善的档案信息化建设制度，但制度的执行力和生命力均较低，存在着较多的问题，监管部门也没有积极担负起责任，无法实施监管与考核，极大影响了工作人员的积极性。个别档案管理人员工作积极性不高也导致了在档案信息化建设的工作中难以真正的负责。

2.2档案信息化管理人才不足

在目前事业单位的档案信息化管理工作中，多数档案管理人员并非专职管理人员，而是兼职人员，其在事业单位的档案信息化管理过程中容易产生一种“事不关己，高高挂起”的心理，认为做好做坏都不会对个人发展及收入产生过大影响的心理，因此在档案信息化管理工作十分漠视，态度消极。还有一些档案管理人员并未了解过档案管理的相关知识，无任何专业背景，导致事业单位的档案信息化管理专业度不足，专业人才极度匮乏。

2.3单位电子档案缺少安全保障

随着电子档案的出现，在一定程度上彰显事业单位的档案管理工作正在朝着现代化方向发展，但由于目前电子档案管理工作缺少一定的安全保障，难以充分体现档案管理工作与信息技术互相融合的优势，进而影响到档案管理工作的质量与效率。事业单位中部分档案管理人员只会使用计算机对文件档案进行保存与使用，如果计算机遇到病毒入侵等各种故障，导致档案资料丢失、损坏，就会对电子档案的安全保障与稳定运行造成严重影响。此外，因为档案管理人员的工作能力相对较差，缺少工作经验，对档案文件进行处理时并没有做好归档、备份等工作，其档案管理工作将会存在极大的盲目性、随意性，令文件丢失的情况频繁发生，档案安全缺少足够的保障。

3新时期事业单位档案管理信息化建设创新

3.1健全档案管理信息化监督制度

在事业单位进行档案管理信息化建设的过程中，相关人员的建设重点应该放在安全监督制度上。我国的信息技术虽然非常发达，网络技术也有了很大的提高，但是信息安全仍是一个非常需要注意的点，要保证档案资源的安全性能，这就成了目前档案信息建设过程中一个非常重要的问题。相关负责人员对于档案信息化安全监督制度一定要重视起来，确保档案资源的一系列信息化建设、数据库建设等都要在严格的监督监管之下进行。首先，对于信息化档案的访问一定要设立相关的查阅制度，针对电子资源的查阅也要设置相应的权限，只有拥有权限的人才能够进行查阅。其次，在数据库建立的过程中，虽然要实现档案信息异地共享，但是在这一过程中也要确保异地共享的安全性，虽然这一行为能够提高档案利用的效率，但是在一定程度上也潜在着信息泄露的风险，对于安全监督问题除了要安装简单的防火墙等杀毒软件之外，也要避免第三方链接。

3.2增强全员档案信息化管理责任意识

一方面，事业单位要在意识层面上提高所有人员对于档案信息化管理工作的重视程度，把这项工作当作日常工作中的重难点。例如，通过定期培训宣传档案信息化管理的作用和意义，让所有人员认识到档案信息化管理的优势，从而能够有计划、按步骤地稳步推进档案信息化管理进程，实现档案信息化管理的终极目标。另一方面，事业单位应根据档案管理的要求建立完善的激励机制，对工作负责和为档案信息化管理作出突出贡献的人员进行奖赏，提高其工作积极性，以便吸引更多的人加入档案信息化管理的工作中，在根本上提高全员的档案信息化管理责任意识。

3.3构建安全保密机制

事业单位档案信息共享虽然可以提高各部门的工作效率，但在使用电子档案管理技术时，也要注意信息保密管理和安全管理。同时，单位档案管理应遵循相关信息安全保护规范，以免增加信息泄露风险，确保档案管理安全。比如，公立医院要对患者病历、自身操作、重大医疗成果进行保密管理，合理应用先进的保密管理技术，保护医院自身和患者的合法权益。事业单位可以使用虚拟专用网络构建专属于单位内部的网络交流管理系统，为各部门以及用户创建专门的信息管理界面与通道，进一步保障单位各信息档案的安全性。

3.4应用信息技术对档案信息进行共享管理

共享模式如今已成为事业单位各项工作开展的有力抓手，在财务管理、人力管理以及协同办公等方面都展现出了强大的降本增效优势。现阶段，我国信息技术的发展愈发成熟，信息技术中的关键内容就是“云技术”，目前已经广泛应用于诸多领域中。基于科技的大力发展，一系列电子设备都拥有可以云端传输的接收口，所以在事业单位档案管理工作中应用“云技术”极为重要。为了能够真正实现档案信息的共享管理，各级政府可以建立与之对应的档案数据库，对各项环节的档案数据库进行检修与维护。与此同时，各地区事业单位可以根据政府建立的档案数据信息库对自有的数据库予以维护，档案管理者通过“云技术”的共享功能在单位内部实现档案信息的共享，便于相关档案信息可以在第一时间上传到云端，防止因相关档案信息在部门停留较长的时间而出现信息泄露的情况，进一步提高事业单位档案管理的质量与效率。

结语

综上所述，社会实践告诉人们，档案管理信息化建设的整体质量和水平直接影响档案管理的效率，对事业单位的持续健康发展起着非常重要的作用。为了将信息化建设准确地落实到档案管理的实际之中，还要强化事业单位档案管理的标准化管理，建立完善管理机制，提高人员专业能力，做好数据共享与安全防护，提高单位档案管理的整体水平。

参考文献

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