试论如何提高办公室工作效率

试论如何提高办公室工作效率

王永峰

身份证号码:140225198106104613

摘要：我国多数小微企业存在员工工作效率不高且缺乏科学的员工培训制度和管理体制的问题，严重影响了我国小微企业的发展与经营水平的提升。 小组成员对此进行了深入研究，目前阻碍企业员工工作效率提升的原因有：记忆和注意力谬误；排斥清单。归纳现有学术理论方法并基于实践不断创新，得出撰写清单的基本原则有：权力下放；简单至上；持续改善。将清单贯彻在小微企业之中的方法为：严格的岗前培训；企业管理者先于员工使用清单；在企业内树立榜样。

关键词：办公室 工作效率

中图分类号：Ｆ２７２. ９２　      文献标识码：A

引言

近年来，企业财务管理受到广泛关注，但结合实际调研发现，一些企业存在管理理念不够、责任意识不够、信息不够、激励机制不够等问题。本文主要研究如何在精细化办公管理的框架下提高工作效率，实现先进的精细化办公管理。

1新时代办公室工作的重要内容

1.1严守规章制度，科学研究分析

为了更加规范、优质、高效地做好服务工作，我们要努力探索、研究新形势下办公室工作的规律、思路和方法。这就要求我们的研究视角注重综合性：要分析新时代对办公室工作的新要求，要把握办公室工作的普遍规律，要了解本行业、本系统办公室工作的同类属性，要熟知本单位办公室工作的特殊性；我们的研究方法要注重整体性，善于从领导视角、管理工作层次、社会视野、相邻职能部门角度、群众认识和看法等方方面面，全面分析、研究办公室工作。只有这样，才能科学、理性、全面地提升办公室工作质量和服务水平。

1.2提升工作水平，发挥引领作用

新发展理念关键在于高质量发展，办公室工作要围绕高质量这一主题，不断提升自身的业务水平，保证企业的良好发展。1.监督督办。办公室工作的重要内容之一是保障内部决策等重要会议的召开，并监督决策的落实。目前，监督督办工作已经成为各种工作体系高效运转的保障机制，从政府机关到企事业单位、再到民营企业内部都建立了比较完备的监督督办机制。办公室的监督督办工作，主要围绕以下几方面开展：一是主要对决策内容的落实情况进行跟踪、反馈、汇报、研判或问责；二是对国企内部制度执行情况的监督督办，主要是围绕制度制订的合理性、合规性以及在制度执行中的反馈回复情况进行跟踪及研判；三是对上级部门工作部署的落实情况进行监督督办，主要包括上级公文的执行情况、上级领导调研指示精神的落实及完成情况进行跟踪、拟稿、上报等工作。从上面几点可以看出，监督督办工作主要是围绕国企中心任务开展，各项内容基本都属于国企内部重大事项，对国有企业整个工作的推进具有重要意义。因此，监督督办工作已经成为新时代办公室工作的重要内容之一。2.深化改革。办公室作为企业内部改革的牵头责任部门，在国有企业改革工作推进中发挥着“司令部”的职责，是推动整体改革进展的领头羊。目前，国有企业改革三年行动方案已经进入“攻坚”阶段，各项改革任务要于2022年底完成，深化改革工作势必成为办公室工作的重中之重。如何扎实推进国企内部深化改革工作，切实落实好三年行动方案各项要求？对办公室工作人员的工作水平及能力都提出了更高的要求。在推进各项改革任务要求落地过程中，水平与能力更多体现在任务的策划及统筹方面，特别是在国企内部如何协调各责任部门协同推进改革任务上。同时，在深化改革任务推进过程中，对上汇报也是重要的工作内容。在完成改革任务后，如何总结过去、展望未来是对上级报告中必须体现的内容之一，也是进一步深化改革的主要论述内容。因此，无论是改革任务的落实，还是改革成果的对上汇报，都是办公室工作的重要内容之一。

2提升办公室工作效率的相关措施

2.1立足“精确”，提升办文能力

办公室人员的基本技能是写作能力和领导能力的必要训练。但其实大部分上班族对文字并不熟悉。因此，本办公室是第一个主动提供者，旨在提高文本行的字体预留和训练、任务调查、问题分析、手动笔处理和避免文本工作中断。材料的生产需要员工的能力和创造力。参谋人员的能力通常体现在书面文本中。办公室里有员工和领导的文件。关于办公室的文字处理，希望有良好的政治关系，不要在很多文件上犯政治错误，维护公司的形象和权威。在文档处理过程中，保持编辑前后的一致性非常重要。并且严格细致的工作方法必须贯穿于整个工作之中，严格指导自己做到高标准，全面完成每一项工作。不管任务有多重多难，都要时刻注意细节，把工作做透做实。此外，由于办公室活动特殊，情况报告及时、及时。

2.2落实定岗、定责制度

办公室管理是企业生存的基础。所以，每一项工作都要放在合适的位置上，最后所有的工作才能顺利开展，这是至关重要的。因此，在实施办公室管理时，组织必须了解办公室管理的运作，不仅要从现代管理的角度，而且要从办公室的要求和工作范围的角度，使办公室工作人员能够按照相关的企业制度工作。只有这样，才能更好地实现各部门的目标，这将起到关键作用。鉴于技术标准的不断提高和信息技术与各领域的日益融合，必须加快办公业务的管理，加强公司办公管理的现代化，以促进新时期市场经济的发展。企业需要利用信息技术创建具有多种功能的相关网络平台，为企业内不同岗位设置登录凭证，利用网络平台与企业内其他业务部门共享工作数据，完善企业管理解决方案和监控，通过平台进一步提高工作效率。

2.3在企业内树立榜样

树立榜样可以增加被表扬者的社会荣誉感， 并且可以加快企业内部其余员工的清单学习速度， 但是在企业内部树立榜样绝非推崇个人英雄主义， 两者有实质性的差别， 个人英雄主义更加推崇一人解决问题，而树立榜样是将公司内贯彻清单制度较好的员工的经验介绍于他人学习， 后者是建立在团队合作之上的，因为现如今的知识、 环境等因素的复杂性， 仅靠一人是无法全然掌握的。例如曾经的建筑业只需找到某个建筑专家就能指挥工人建设， 而现如今的建筑建设包含水、 管道、 结构、 电路等多方面知识， 很难找到懂得所有知识的专家。 在其他行业都是如此， 更加强调团队合作， 并且如果是新合作的团队， 团队在执行工作之前需要进行简单的自我介绍， 需要每个人都能熟悉对方， 因为在新团队遇见问题时， 常常有不敢说和管理者不让说的现象存在， 在正式工作之前增加团队的交流次数， 清楚每一位成员的工作经历与优势所在是很有必要的[1]。

2.4以新时代的管理方法提升办公室工作水平

可以通过注入一些新鲜血液，引进更多的管理人才，构建高质量的员工队伍。同时，为了激发员工的工作热情，可以制订对应的奖惩机制。在办公室工作过程中，对于表现好的工作人员适当给予奖励。奖励的主要目的是激励员工工作的动力，比如，最常见的物质奖励，或者为其提供更好的职业发展前景等。此外，可以在公司内部推动形成一个良性的竞争环境，让员工处在紧张、活跃的工作氛围之中，调动员工的积极性，进而强化整个办公室的管理水平。在企业内部运营的过程中，可以定期开展管理人员的教育培训，在实际教育培训过程中，可以将工作重点放在管理能力的培养与提升上，进而保证管理人员不断提升管理能力，掌握更为先进的管理技巧与管理知识，实现对管理工作的深度把控[2]。

结束语

基于更新管理的理念，引入先进的管理体系，利用详细的管理细节，本文提供了一种很有前途的管理方法。为了实现办公室的精细化管理，你还应该注重智能技术应用和高级管理人员的引进和开发[3]。

参考文献：

[1]曹丽华.探讨如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].传媒论坛,2018,1(13):143-144.

[2]任臣智.如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].山西青年,2018(14):178.

[3]付兴.试论如何提高办公室档案管理工作效率[J].办公室业务,2018(08):109.