档案管理工作在现代物业管理中的作用

档案管理工作在现代物业管理中的作用

蒋茂丽

广西工程职业学院    广西百色    531400

摘要：物业档案管理工作有一定动态性，其物业维护档案等有关内容需要对所有人员公开，而住户个人资料、产权资料等又有一定隐秘性。同时，物业档案管理工作有一定服务性。本文，将立足物业档案管理工作特点，先粗略探讨档案管理工作现状，再详细阐述档案管理工作意义和重要作用。最后，简单总结档案管理对策。

关键词：档案管理；物业管理；作用

从目前来看，物业档案管理工作的开展尚存在着一些不足之处，其管理工作相对松懈，缺乏合理的档案管理方案，降低了档案管理工作效率和质量，难以满足现代物业管理需求。同时，档案管理人员素质参差不齐，部分非专业的档案管理人员尚未认识到档案管理工作重要性，制约了工作的开展。为解决这个问题，要不断提高对档案管理工作重要性的认识。

一、档案管理工作的意义

档案管理是现代物业管理工作的需要，是进行各项物业管理工作的必要条件，其有着重要意义。首先，档案管理是现代物业管理工作的重要组成部分，能用来记录现代物业管理工作的职能活动，用于维护物业管理。其次，档案管理是一项服务性工作，其主要目的是适应现代物业管理的利用需要，为现代物业管理工作提供档案资料。再次，档案管理有保密要求，是维护现代物业管理机密的重要阵地。

二、现代物业管理中档案管理工作的作用

（一）规范物业管理各个环节

档案管理作为基础工作关系着现代物业管理的各个环节，现代物业管理包括了房屋维护、设备设施维修保养、绿化管理、环境卫生清洁、车辆交通管理、安全管理、违章建筑管理、文化、娱乐管理等各项工作内容，任何一个管理环节都离不开档案资料的支持，每一项管理工作都需要用到档案资料。如对地下水管、燃气管道等进行检修、保养时，为避免盲目施工，快速找准需要处理的问题，可查阅地下水管、燃气管道等图纸，利用好档案管理资料展开科学的维修工作。同时，在检修、保养工作中利用档案资料，能保证工作顺利进行，让管理变得更为规范。

（二）利于提高物业服务水平

现代物业管理中档案管理工作关系着物业服务水平的提升，对于物业企业而言，其服务内容较多，需要经常与住户打交道，而沟通中行为的规范与否成为了住户衡量物业管理服务水平的重要标准。针对此，在与住户打交道时除了要保证服装统一、举止文明、态度和蔼，还要利用好档案管理资料提前了解住户的档案，弄清住户数量、职业、生活状况等等，再在换位思考基础上帮助住户解决他们的问题。如此，能让沟通变得更为顺畅，让物业服务水平有显著性提升。此外，现代物业管理工作中，可在“以人为本，亲情服务”基础上多利用档案资料了解住户需要的服务项目，并重点了解住户提出的意见和建议，时时刻刻表达对住户的关心。长此以往，能更好地满足住户服务需要。另外，可利用档案管理中对住户需求的调查资料适当增设档案利用服务项目，向住户提供更多专项服务，以真正提高服务水平。

（三）关乎居民日常生活质量

不管是基础设施好坏还是物业的日常维护都关乎着住户生活质量，而这些问题的解决都需要以档案管理为保证。如电梯是住户最常用到的，其影响着住户的正常生活。为保证电梯的正常使用，做好电梯的定期维护保养和故障原因分析工作，及时消除电梯故障隐患，可规定对电梯维护有关资料的存档、保管，由电梯安全管理人员负责收集、管理电梯档案资料，档案室负责电梯档案的存档和保管。期间，可专门建立一个电梯设备安全技术档案，保存好日常维护保养修理记录、运行故障和事故记录、零部件更换记录、年度自检报告、使用合格证、日常维护保养合同等档案资料，以为电梯安全运行提供准确的信息资料。同时，为保障住户日常生活质量，可针对基础设施设备专门建立档案，通过加强档案管理工作改造基础设施，及时发现基础设施的老化问题等。

（四）维护物业企业合法权益

如今，业主与物业企业的纠纷案件屡见不鲜。针对这个问题，在现代物业管理工作中可利用档案资料维护物业企业合法权益。业主和物业企业产生纠纷时，物业管理协议、收费记录等档案资料将作为重要的案件裁定资料，让合法权益得到维护。具体档案管理工作中，签订的物业服务合同对业主有一定约束作用，一旦业主出现违反物业服务合同的行为，物业企业可通过提供相关档案资料维护自身权益，主张业主停止侵害、恢复原状。

三、现代物业管理中档案管理对策

现代物业管理中档案管理发挥着重要作用，关乎着管理工作的顺利开展。日常管理工作中，为发挥好档案资料重要作用，需做好几个方面工作。首先，要提高对档案管理工作重要性的认识，在阅览室、库房、办公室等档案管理场所配备好相关办公用品，并注意真实记录、合理摆放文件资料、人事档案等档案信息，以为物业管理工作的开展提供参考资料。同时，档案管理中要定期检查档案库房，调控好档案库房的湿度、温度，并做好防火、防盗、防虫、防霉、防光、防尘、防水（潮）、防有害气体等工作，做好档案保管，以便档案资料利用。其次，为了保证档案资料的利用更快捷方便，要在档案管理工作中进一步开发能反映物业管理职能活动和发展轨迹的档案信息资源，进而提供更充足、更有价值、更详实的档案信息资源，让档案的利用价值得到充分发挥。档案信息资源具体开发中，要重视开发实物、照片、文件资料等不同形式的档案信息，供物业管理工作使用。再次，为发挥好档案信息的重要作用，要重视编制相对规范的档案管理制度，明确要分类管理各种文件材料和档案，并重视保证档案完整性、真实性，以满足物业管理工作中的档案信息使用需求。除此之外，要积极加大对档案资料利用的宣传力度，抓住“国际档案日”这个宣传契机，以培训等方式广泛宣传档案的“规范管理、提升服务、造福人民、维护权益”重要作用，让档案管理人员充分认识到档案信息价值所在，进而依法治档，更好地落实档案管理工作。

综上可知，现代物业管理中档案管理工作的开展不仅利于提升物业管理监督控制水平，也有利于提高物业服务水平，更好地保障居民日常生活。档案管理工作实际开展中，为发挥好档案管理工作基础作用，要注意提高认识，并最大程度开发档案信息资源，健全制度，以通过科学、规范管理档案助力物业企业发展。

参考文献

【1】张炎凤.城镇化进程中物业档案管理路径研究[J].新丝路:上旬,2020.

【2】刘长宝.浅谈物业档案管理的重要性[J].卷宗,2020.