初探单位文书档案管理策略

初探单位文书档案管理策略

李国平

恩阳区财政局  四川  巴中 636063

摘要：在进行企事业单位的内部管理时，相对重要的一个环节是对办公室的文书、档案进行分类管理。这项工作有助于单位的长久发展和内部决策，能为各部门提供数据、信息的支持，所以务必要保证高质量的管理水平。现在，很多单位都在开展管理评估工作，这对文档管理的促进和发展非常有利。积极推进文书档案管理工作现代化进程，有效减轻档案管理人员的工作量，更加准确地完成档案核查和补缺工作，并做到有效提升文书档案管理质量和水平。

关键词：文书档案；管理；现状；策略

档案管理可以记录一个单位的发展史、所开展业务的情况等，这项工作具有不可替代性。不过在现实工作中仍然会有一些问题，比如：管理档案的人员素质水平有限，所做的记录不够规范，传统纸质的档案在管理上效率低下，而电子档案也有不安全因素，诸多问题的困扰掩盖了文书档案的本身优势，更对企事业部门和单位的运转产生影响，所以我们有必要对此项工作的规范管理进行研究。

一、 文书档案管理的重要性

企事业部门和单位在进行常态化工作和运营时，产生的一些视频、照片、图表数据、文字信息等客观资料，就形成了档案，它是企事业单位发展变化的客观记录，是能反映整个运营过程的真实资料。每个企事业单位在工作中，都会产生档案，如果要评价一个单位的综合管理水平，那么就要看原始的档案材料。因此，档案管理工作如果当成一个评估环节，那么单位运营的优劣势就会第一时间影响评定的结果。而且，档案作为单位评定、改革的主要材料，评测各部的工作，就一定要对其制定全面、科学、系统的查阅流程[1]。档案是新时代最重要的信息资源，社会也愈加重视档案的价值，也只有注重了现代化档案管理工作才能不断地创新，才能有效提升文书档案管理水平。所以，档案管理工作是保证企事业单位长期稳定发展的主要工作之一，我们一定要加强重视。

二 、单位文书档案管理中现存的现状

对企事业单位来讲，文书档案的管理是一个重点，这项工作主要对各种信息进行归纳、提取、采集、整理，保证把文字化、图像化的资料用于单位的管理中，服务好各部门，进一步体现出档案管理的价值。如今，多数企事业单位都在档案管理工作中存在一定的问题，主要包括：（1）档案管理人员的素质水平还需提升。档案管理这项工作需要很强的专业技术作为支撑，对比传统的只是收集纸质材料的方式，目前还多了项整理储存电子档案的工作，这自然对档案管理人员的电脑使用水平、信息采集归纳能力提出了新的要求。但是，很多档案管理人员的思想意识滞后，个人能力有限，而单位的培训体系也不健全，致使大家的工作成效不明显，不能适应实际需求[2]。（2）各部门档案记录没有统一标准。企事业单位的各个部门缺乏沟通，档案信息零散，记录也没有统一的规范，如果进行跨部门调档工作，就要增加工序，档案编排上也很混乱，减低了工效。（3）管理纸质档案的成效很低。很多企事业单位对于纸质档案的管理没有科学的方法，整体效率低下，还是传统的管理机制，不仅增大了档案管理人员的工作量，还拉低了时效，造成资源浪费、资料不全、记录含糊等问题。（4）对电子档案的安全把控不严。虽然将档案进行电子化管理减轻了档案管理人员的负担，但其漏洞也很多。这种形式简化了工作流程，可却有信息安全上的问题[2]。受电脑系统的客观影响，有时可能出现盗取档案信息、病毒入侵等现象，对工作的开展产生威胁。

三、优化文书档案管理工作的策略

伴随着企事业单位的不断发展，逐渐对档案管理工作提出了更高的要求，这是挑战，也是很好的机遇。抓住时机，提升领导层对档案管理工作的重视度，并加大对这项工作的支持，迅速提高档案管理工作的层次水平。

（一）加强领导监督力度，逐层规范

企事业单位务必要把档案管理工作放入未来规划的方案中去，强化对这项工作的监督、领导。也就是纳入未来计划、规划，纳入单位的管理制度，纳入档案管理人员的职责范畴。企事业单位要依据工作情况，设定一位或者多位档案管理人员，专门负责档案管理工作，其他部门亦要抽取一位兼职员工，管理部门档案整理工作，使运营中的资料及时被归档留存。另外，要构建单位的行政管理体制，督导档案管理人员的行为，让档案管理工作有序开展[3]。

（二）用评估的方式提升工作人员的归档意识

在日常的工作流程中，档案管理人员常会碰见因为收集材料困难造成的档案资料不全，质量不达标的情况。根本原因，就是职工们没有归档意识。在评估工作中，档案员要迅速准确地给专家们提供档案卷宗，假如平日的档案收集工作没做到位，就会影响评估结果。所以，应该借此机会，对企事业单位的领导层和职工展示档案管理工作的重要意义，让他们意识到必须加强归档意识、打好基础，才能提高档案管理工作的水平，为单位其他部门的工作提供更好的服务。因此，利用评估的机会，让大家重视这个问题，增强档案保留的意识是很关键且必要的。

（三）加大关于档案管理的法律宣传，完善档案管理制度

企事业单位要多创造机会，对广大干部和职工宣传档案管理的法规政策，让大家明白，过度归档、归档不全、归档不及时等行为都是违规的。另外，要构建完备的档案管理体制，例如：各类档案的入档路径、收集范围、期限、查阅手续、考核标准、档案管理人员职责范畴、归档制度等，让干部、职工能深刻认识到这一工作的重要性，积极配合归档工作的进行，查阅或借阅文书档案要符合文书档案管理规范。文书档案管理有完善的规章制度，比如，查阅档案应先登记，未登记不能随意翻阅文书档案。有些文书档案是不允许借出的，查阅人员不能强行带走文件，只能在档案室中查看。相关人员都应自觉配合文书档案管理人员的工作，根据文书档案管理规范执行。

如期归档。

（四）加强信息化建设，做好文书处理的流程化

随着电子信息技术的普遍和发展，利用信息化平台进行文书档案管理已经成为常态。所以针对现有的单位文书档案管理系统发展不完善，信息水平较低的缺点，单位应该发展自身的较为高效的文书信息流程化管理平台，提高自身的信息化水平。在满足信息化要求的基础上提升文书处理流程化相关的配备软件，从而达到单位各部门各科室之间信息畅通。并且在政府电子监管的信息化理解和支持下，与政府进行积极沟通，与政府一同打造一个高效的企事业单位文书档案信息平台。从而进一步加强信息化文档平台建设，提高单位文书档案服务的整体水平 。

（五）加大培训力度，增强档案管理员的职业素质

档案管理工作是技术含量很高、具有科学性和专业性的一项工作。在信息加工、标注、录入、整合、分类上都有一定的标准规范，不同类别的档案在这些标准上都不相同。必须掌握档案管理工作的专业知识、业务技能，才可以做好这项工作。不然，就算有强烈的意愿，但不具备这些素质也是不行的。一般来说，企事业单位都是在办公室下设一个档案室，指派人员兼职管理档案。而且这些人员年龄较大，知识结构老旧，文化程度相对较低，不擅长使用电脑；另外，企事业单位的档案管理人员都不稳定，时常更换，所以增强档案管理员的业务素质势在必行[4]。企事业单位要重视培训档案管理员的业务能力，督促他们参加相关学习，更新知识，如此方能提高档案管理员的整体素质，掌握更多的工作技能，贯彻执行档案管理的标准，确保规范化作业。因此，企事业单位应该借着评估的时机，增强有关人员的个人素质，提升档案管理工作的质效，推动后续工作的展开。

四、结语

综上所述，档案管理工作的有序开展对企事业单位的发展十分重要，甚至是评估一个单位整体管理水平的标尺之一。专业评估工作的展开，为档案管理工作的发展搭建了平台，各个部门和单位要借此时机，大力宣传档案管理工作，领导层和职工们要深化认识，推动档案管理工作朝着标准化方向发展。

参考文献：

[1]高彩平.浅谈办公室文书档案的管理及常见问题[J].现代营销（创富信息版），2019（01）：135.

[2]常艳丽.信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].兰台内外，2018（11）：3-4.

[3]潘挺.浅谈办公室文书档案的管理及常见问题[J].办公室业务，2018（15）：20-21.

[4]吴丽敏.单位文书档案管理质量影响因素分析及质量提升研究[J].兰台内外,2021(06):72-73.