国有企业干部人事档案规范化管理探讨

国有企业干部人事档案规范化管理探讨

金骏霖

青岛地铁集团有限公司  山东省青岛市  266000

摘要：我国经济水平和科技水平发展都十分快速，国有企业人事档案中所包含的资料客观真实地记录了工作人员在不同方面的信息，是考查与了解工作人员的重要途径，是保护工作人员合法权益的重要依据，是探讨组织工作规律的主要材料。行业发展是否规范和人事档案管理有着密切的联系，也在一定程度上展现了国有企业的综合管理质量。我国国有企业人事档案从管理现状来看，在工作人员、管理方法制度、管理理念以及档案内容等方面还存在不足，应对其进行进一步优化，以满足行业发展的需求。

关键词：档案；干部人事；管理；国有企业

引言

在信息化和数字化高度发达的当今社会，应在日常的干部人事档案管理工作中，保障档案的真实性、客观性。如今，国有企业的干部人事档案管理无论是从落实《干部人事档案工作条例》来看、从开展干部人事档案专项审核来看，还是从执行干部人事档案任前审核办法来看，都存在一系列的问题。相关国有企业档案管理者应明确干部人事档案管理的必要性，结合企业的实际需求，强化从严管档意识、增强专业培训、严格执行干部任前档案审核制度、规范干部档案日常管理，积极推进干部档案数字化管理，强化审核监督机制，从整体上提高档案管理水平，统筹和规范干部人事管理，增强国有企业的核心竞争力。

1国有企业干部人事档案管理现存问题

1.1管理制度建设滞后

目前，数字化管理已成为干部人事档案管理的重要趋势，很多机关国有企业在干部人事档案收集归档方面都采用了“纸质加电子”的“双轨制”管理模式。但从具体的制度建设上看，与大数据管理、数字化管理相关的制度多侧重于笼统的原则性规定，多是沿用上级部门的管理规定，未根据本单位干部人事档案特征进行明确的具体要求和细化规定，导致干部人事档案在流转过程中各环节的自由裁量权较大，随意性操作屡禁不止，不利于干部人事档案管理的规范化和标准化。

1.2干部人事档案管理缺乏扎实有效的组织推动

长期以来，许多单位对人事档案的管理工作普遍缺乏关注和重视，单位领导和部门缺乏有关人事档案管理工作的培训，组织人事部门只能在实践中不断摸索。在此背景下，相关工作人员的专业素质和能力有限，岗位人数的设置也往往达不到档案管理的配比要求。近年来，随着组织部门关于干部人事档案管理工作文件的出台，“凡进必审”“凡提必审”“干部人事档案专项审核全覆盖”等要求的执行，干部人事档案的管理日渐规范，目前正处于一个重要的发展阶段。

1.3信息化档案管理基础工作多、建设进程慢

随着干部任免数据信息采集程序、工资管理系统及养老、医疗保险信息采集等系统的相继出现，档案利用人员对干部人事档案的查询和检索等工作需求日益增加，但由于干部人事档案信息化管理工作千头万绪，基础工作量大，需耗费大量的时间等因素，导致多数行政国有企业干部人事档案信息化进程滞后。例如，将原始档案录入信息系统需逐页扫描，且单位所有人员的基本信息需手动录入，工作流程复杂、繁琐，要花费大量的人力成本和时间成本，在短时间内难以完成，影响单位干部人事档案管理的信息化进程。

2国有企业干部人事档案规范化管理的措施

2.1强化从严管档意识

第一，加大宣传力度，加强国有企业内部员工的思想素质，促使国有企业干部自觉讲诚信、懂规矩、守纪律，严肃对待个人档案，如实填写有关材料，确保档案信息真实准确，形成规范化、制度化的从严管档工作机制。第二，档案管理人员应摒弃传统陈旧的管理观念，引入新思想、新技术，明确国有企业人事档案管理人员的责任和权利，做到责权对等、分工明确，按照档案管理规定认真遵照执行。第三，探索利用数字化信息系统，配备相应的专业技术人员，对信息平台及时进行升级和维护，避免出现程序漏洞和木马病毒导致干部人事档案和国有企业机密被其他企业非法利用的情况。同时，档案库房必须配备专人，不得随意进出，不同技术人员设置不同的权限，没有权限的人必须持有有关部门的盖章才能对档案查阅和调动，对进出人员严格把控并记录，尽可能实现人员的实时追踪，防止篡改和伪造档案的情况出现。

2.2加强档案管理人才队伍建设

提高国有企业的干部人事档案管理水平，不仅要创新档案管理方法，还要打造一支专业素质过硬、且熟悉档案信息化建设的方针和政策、具有较强的政治敏感性、政治素质过硬的档案管理队伍，每一名档案管理者都要作风正、党性强、热爱本职工作、忠于职守，并具有较强的学习能力，可快速熟悉干部人事信息化理念，熟练使用信息化管理设备。国有企业要为档案管理人员学习搭建平台，通过请进来、走出去的方式加强档案管理人员的培训，邀请档案管理专家到本单位授课或现场指导干部人事档案信息化工作；提高档案管理人员的业务能力，实现干部人事档案重点信息的审核、归档，进行高效、科学的分类，实现快速扫描、录入及人员新增等工作，并确保干部人事档案信息的及时归档存储，熟练掌握干部人事档案的智能柜分区，从而为国有企业干部人事档案信息系统提供人力支持。

2.3加强人事档案管理现代化和信息化建设

人事档案的信息十分丰富。国有企业人事档案管理人员要合理地运用资源，充分发挥其作用。如将科学技术应用到人事档案管理中，结合实际状况，构建电子档案系统；把传统档案和电子档案的作用都充分发挥出来，以期提高工作效率的同时，更好地保护纸质档案。这一目标的实现对于档案管理部门的工作效率提出了一定的要求，档案管理部门要保证能够准确、及时地传达人事资料，确保纸质档案与电子档案同步。另外，还要充分发挥计算机的优势，更快地在计算机中记录档案资料，融入相关的技术，用数据资料的方法展现图片、录音、影像等各种资料，并对纸质档案和数据进行同步保存。这样做不但能够结合行业的需要，而且通过屏幕查阅有关资料，可以防止因经常查阅档案而导致其损坏。

2.4提高人事档案管理的安全性

人事档案管理的安全性，是顺利进行数字信息化的重要保证。数字信息化给人事档案管理带来便利的同时，在一定程度上存在安全隐患。相对传统的人事档案管理模式而言，数字信息化提高了计算机的使用频率，若管理人员在使用计算机时操作不当或计算机软件安全系数较低，则容易受到计算机病毒的侵袭或被不法分子利用，导致档案数据丢失、泄露。因此，在人事档案管理提升数字信息化时，管理人员需要提高自身的操作技能，加强计算机系统硬件与软件的管理，及时排查计算机系统可能存在的危险因素，以提升人事档案管理整体的安全性。首先，从人事档案管理人员的安全意识出发，明确储存与应用档案信息数据的法律法规，以提升管理人员对档案资料的保密意识，避免因受到外界不良信息影响出现操作不当，甚至违法犯罪的行为。

结语

人是国有企业发展的根本，人事问题的爆发将会在组织内部各部门间引发蝴蝶效应，波及其他部门的日常工作，影响单位正常运转。因此，新时代背景下人事部门的档案管理工作应被给予高度重视，适当提高工作人员准入门槛，提高工作人员福利，确保人事档案的信息安全，并跟随时代发展步伐不断作出调整改善，使人事档案管理工作更好地为国有企业的总体目标服务。

参考文献：

[1]刘桂青，周文彬.浅谈新时期企业基建档案管理中存在的问题与对策[J].山东档案，2021.

[2]张文琛.干部人事档案管理存在的问题及对策研究[D].导师：李培挺.曲阜师范大学，2020.