机关事业单位档案管理创新与改革分析

机关事业单位档案管理创新与改革分析

董欢欢

布尔津县网络信息安全中心

摘要：档案管理是收集、保管和使用档案信息的一项工作，是维护单位稳定发展所做各项决策的重要依据。随着经济的全面发展，机关事业单位的档案管理工作也变得更加繁杂，传统的档案管理模式无法适应现代化的发展要求。只有对档案管理工作进行不断的创新，才能跟得上市场发展的步伐，这也是当前机关事业单位档案管理工作迫切需要解决的问题。本文分析了新时代机关事业单位档案管理呈现的新特点，分析了机关事业单位档案管理创新与改革内容，仅供参考。

关键词：机关事业单位；档案管理；创新

引言

新时代，需要机关事业单位档案管理（以下简称“档案管理”）工作人员及机关事业单位管理者加大档案管理理念创新，以最新理念引导档案模式创新，不断优化档案管理路径，始终坚持“创新、协调、绿色、开放、共享”发展，以适应新时代机关事业单位现实需要，为机关事业单位档案事业发展提供持久动力。

1新时代机关事业单位档案管理特征

机关事业单位的档案管理工作具有自身的特点和属性，与企业单位的档案管理有一定的差别。首先，档案管理的系统性。在资料的存储工作中，机关事业单位大部分档案资料都会先存放相应的时间，然后集中汇总到专业的档案管理部门。为了维护整个档案的完整性和系统性就需要在档案存储的时候进行全面的检查、记录、分析。然后根据相应的要求进行细致的管理，从而保证形成完善的档案管理体系，确保档案管理工作能够全面开展。其次，档案管理的完整性和真实性。机关事业单位要建立行之有效的档案管理措施，结合档案管理工作的相应要求加强与各部门之间的联系，保证档案管理工作的效率得到提升。同时，要综合分析机关事业单位的档案信息，全面了解当前的工作进度及工作的实际成果，更加直观地掌握机关事业单位的具体工作状态。此外，还需要保证档案管理部门收集到的信息的完整性和准确性，否则就会导致整个档案管理出现偏差。

2机关事业单位档案管理工作的问题

2.1信息化档案管理进程缓慢

信息时代的出现对档案管理有了新的要求，有了新的要求相对应的就有新的工作模式，但意识到这种观念的机关事业单位却很少，即使基本完成了建设工作，但由于困在以往的思想里，档案管理工作并没有做到及时创新，导致信息化档案管理进程缓慢，严重影响了档案功能的发挥。

2.2缺乏专业的档案管理人员

以往的档案管理人员并没有对工作的正确认知，正确认知决定着正确的行动。在错误的认知状态下，在工作中出现的问题并没有得到良好的解决，从而导致决策人对档案信息的掌握力不够，从而无法准确判断出现的问题，与机关事业单位的目标不符。如果不及时调整档案管理人员的状态，会使其竞争力更弱。由于我国的档案管理工作基础弱，工作量大，专业性和针对性较强，因此专业的档案管理人才就显得格外重要。特别是基层范围，人才缺乏的问题也更加难以解决，专业人才缺失就没办法合理地规划业务档案的工作，也无法提高工作的效率。

2.3档案管理方式不科学

为了让档案管理工作更加方便和快捷，应该运用科学有序的档案管理方式，但有很多单位进行业务管理时依旧运用以往的方式，并没有相应的创新性，加大了工作难度，工作风险也随之提升，因此必须将档案管理模式进行改革。

3新时代机关事业单位档案管理创新与改革措施

3.1构建科学的信息化管理系统

为了保证档案管理的各项工作能够全面落实，需要构建相应的信息化管理系统，这是提高档案管理工作效率和水平的关键。在建立信息化管理平台的时候，需要工作人员结合自身工作的具体情况以及现阶段机关事业单位档案管理工作中存在的一些问题进行综合研究，从而制定符合单位自身发展要求的信息化管理系统，也可以进一步规范档案管理工作。通过信息化管理系统，可以收集和整理档案中的大量数据，了解档案管理中存在的一些漏洞以及数据的相关问题，从而采取针对性的处理方法，提高档案管理工作的效率。

3.2提高档案管理人员的素养

档案信息化管理工作具有很强的优化作用，但是仍然有部分机关事业单位没有引起重视。国家应出台相关的档案管理政策，促进档案管理的信息化建设，从而推动信息化技术的应用水平。还要鼓励机关事业单位对档案管理建设的投入，确保各项技术、资金和人员的全面应用，建立完善的管理平台，实现档案的信息化管理。档案管理人员需要具备扎实的档案管理知识，同时还要了解一些先进的技术。人才是档案管理信息化建设中的重点，只有积极引进、努力培养人才，才能够提高整个信息化建设的水平，让专业的人做专业的事，保证档案管理工作的信息化建设水平得到全面的提升。

3.3创新技术方法

将互联网、大数据、云计算等新型技术应用在档案管理中，是当前档案工作的必然趋势，也是提高档案管理效率的有效途径。第一，加强资金投入，用于软件和硬件配置，通过功能模块的合理开发应用，逐步建成完善的档案信息化管理系统，实现数据资源共享。通过信息化管理，转变传统的人工作业模式，既能保证档案信息的真实性，避免出现人为差错；又能将工作人员从机械性、重复性的任务中解脱出来，将更多精力用在档案开发上。第二，单位内各部门，应以档案部门为核心，加强沟通交流和协作，打破部门壁垒、消除信息孤岛，形成互通互联的新型关系，积极配合档案管理工作实施。第三，应用信息技术时，还应做好安全防护，将防火墙、病毒查杀、数据加密等技术应用其中，配合系统升级、软件更新，提高管理系统的防御能力，保证档案信息的安全性。

3.4科学规范档案管理制度

首先，在思想方面提起对档案管理的高度重视。机关事业单位应该充分意识到档案管理在文献资料收集及信息保存等方面所蕴含的巨大价值，突破传统的档案管理观念，打造出与群众需求相匹配的档案管理制度，针对档案展开积极的开发与梳理。在保存档案的同时，除了不允许公开的具有一定机密性的档案之外，具有较大价值且适宜公开的档案都可以多元化的方式公开。机关事业单位应当组建专业的档案资源开发小组，向广大公民提供参观鉴赏档案信息资源的机会，从而使得档案资源能够在不知不觉间实现真正意义上的共享。其次，机关事业单位应当将公民看作是档案管理建设的重要主体之一，不断加大档案管理的监管力度。一方面，机关事业单位需要在制度方面上完成机关事业单位档案管理内部监督制度的建立和完善，成立专业化的档案管理监督机构，相应的监督队伍需要明确监督标准和监督内容，对有关信息作出明确规定；另一方面，机关事业单位需要对人民群众所具有的监督作用进行充分的发挥，基于对公开档案的积极宣传，引导广大民众参与到档案管理的监督工作当中来，邀请人民群众为档案管理工作的开展献言献策，以此来推动档案管理质量持续提高。

结束语

随着我国信息化时代的发展，要想从根本上提升档案管理的质量和水平，就必须要从机关事业单位自身的特点及发展需求出发，提高对档案管理工作的重视度，将先进的科技手段应用到档案管理当中，在不断的探索与发展中寻找档案管理工作的创新思路。

参考文献

[1]戚元运.事业单位档案管理创新与改革[J].现代经济信息，2018(10)：115.

[2]黄兴国.事业单位档案管理创新路径[J].科技经济导刊，2018，26(15)：233.

[3]刘金龙,邢磊,贾宏慧.探索事业单位档案管理信息化建设的途径[J].兰台内外,2020(22):25-27.

[4]张伟城.大数据时代下机关事业单位人事档案管理面临的困境及出路探索[J].兰台内外,2020(28):4-6.