事业单位档案管理信息化建设的探索

事业单位档案管理信息化建设的探索

哈那提·哈力木拉

新疆阿勒泰地区布尔津县人大预算联网工作中心

摘要：近年来，我国经济日益增加的背景下，事业单位也在这一过程中迎来更加迅猛的发展，在这样的形势下档案管理工作的重要越来越突出。在信息化管理的实际应用中可能会存在许多挑战需要去应对，需要信息档案的管理人员结合实际发展状况来进行全面且综合的分析，找出与挑战相适应的解决方式，才能够真正帮助档案管理工作以更加高效的状态顺利完成，对于推动事业单位未来的进步和发展都具有重要意义。基于此，本篇文章对事业单位档案管理信息化建设路径进行研究，以供参考。

关键词：事业单位；档案管理；信息化建设；路径分析

引言

随着社会的发展，事业单位处理各项事务的能力逐步提升。与此同时，在事业单位中，档案管理成为事业单位工作的重要组成部分，而传统的档案管理方式并不能适应现阶段事业单位的发展需要。针对这种状况，事业单位的相关工作人员可将信息技术引入日常的档案管理过程中，使得档案管理更具有标准化、系统化和便捷性，提升档案管理的质量，促进事业单位综合管理能力的提升。

1新时代事业单位档案管理特征

1.1管理更便捷

传统档案管理模式下，以纸质化人工管理为主，不论是档案收集、归档、存储以及档案检索，效率始终较低，档案管理技术含量不高。计算机信息技术、大数据技术，以及档案管理软件的普及应用，将先进技术应用于档案管理，实现技术与档案管理有效结合和深度融合，有力促进了档案管理效率提升。尤其是大数据、云计算、计算机信息技术应用于档案管理数据库建设及管理中，使档案管理的各个流程技术含量更高，智能化、便捷性水平显著提升。

1.2深化档案资源的价值

随着数字化技术的发展，人工智能、大数据等应用技术的不断深入，给事业单位档案管理工作提供了便利。当前的档案管理工作在逐渐转移至信息数据的整合与其数据价值的开发等方面发展。从一方面看，信息资源的收集途径、形式更多样化，所附属的档案信息链更完整、资源也将更丰富，这也为档案价值的有效开发奠定重要的基础；从另一方面看，大数据技术在档案开发领域的多元化应用，为专业的档案工作人员提供便利，让档案管理人员在深入分析信息价值的基础上，针对性地对具有价值的信息进行提炼，在提炼后进行选取，深化档案资源的价值，体现档案资源的重要性，为单位管理、发展决策提供可靠的支持。

2新时期下事业单位档案信息化管理存在的问题

2.1档案信息化管理人才不足

在目前事业单位的档案信息化管理工作中，多数档案管理人员并非专职管理人员，而是兼职人员，其在事业单位的档案信息化管理过程中容易产生一种“事不关己，高高挂起”的心理，认为做好做坏都不会对个人发展及收入产生过大影响的心理，因此在档案信息化管理工作十分漠视，态度消极。还有一些档案管理人员并未了解过档案管理的相关知识，无任何专业背景，导致事业单位的档案信息化管理专业度不足，专业人才极度匮乏。

2.2档案管理体系优化不足

从管理制度的角度看，在长期的发展过程中，事业单位不断进行改革完善，内部机制也得到了一定的改善，但是在管理工作中依然采取传统的管理方式，比如在管理流程和管理模式上呈现出较为明显的滞后性和混乱性，造成了档案管理工作自身的工作落后，没有及时进行档案管理工作的优化和调整，更缺乏全面完善的档案管理制度，工作效果受到严重影响，工作职责难以得到全面落实。

3事业单位档案管理信息化建设路径分析

3.1完善档案管理信息化制度

对当前已经形成的事业单位内部的档案管理制度进行升级和优化也是管理层人员需要应对的任务，能够对当前的档案管理形成一定的规范功能和效益，确保其可以更加合理的状态顺利发展。主要可以从两个方面来对整个制度进行具体的分析:其一，制度的建设与档案管理信息化水平的提升具有紧密的联系，还能够有效推动后期实际人员在进行大应用管理时对整个科学档案管理手段的利用；另一，实现信息时代发展进步与当前事业单位内部的档案管理制度相契合，确保工作人员的操作安全和操作效率的提高，能够更好地推动事业单位档案管理信息化的效率以及水平的提升。此外，监督管理制度必须有效地发挥其监督功能和作用，从各个主体和各个角度来对整个档案信息管理制度的流程进行有效监督，能够对工作人员的实际操作起到一定的规制作用，确保档案管理以更加稳定的态度运行和实施。

3.2提升档案管理人员素质

档案管理人员的素质是提升档案管理效率的重要因素。事业单位负责人需要重视增强本单位的档案管理人员素质，通过外引内培的方式优化本单位档案管理人员队伍，提升整体的档案管理人员素质。在具体的落实过程中，事业单位负责人可从如下三个角度入手：角度一，外引优秀档案管理人员。事业单位负责人在意识到本单位缺乏优秀档案管理人员后，可招聘优秀的档案管理人员，为本单位的档案管理工作注入新的血液。与此同时，事业单位领导可基于本部门的档案工作实际适时地提升档案管理人员的待遇。角度二，开展理论培训课程。为了夯实事业单位档案管理人员的综合素质，事业单位的领导需要从理论和实践两个角度进行实训，一方面通过信息化的培训模式，让档案管理人员掌握相应的理论知识，另一方面通过具体实操的方式，让档案管理人员掌握具有实效性的操作方式，增强档案管理人员的综合技能。角度三，开展多种形式的档案培训活动。事业单位领导可结合本单位的状况设置多种形式的档案活动，比如开展参观学习、报告会、座谈会等，在提升档案管理人员学习兴趣的同时，让他们掌握更多的理论实践知识，促进档案管理人员综合素质的提升。

3.3构建动态监管机制

数字化档案管理的核心是共享数据平台，借助平台的交互、共享和运输等服务功能，面向档案工作者提供便捷化、高效化的信息服务，可有效提升事业单位对档案管理的时效性和准确性。由此可知，事业单位的档案管理部门应加强对“互联网+”的了解，从而真正将互联网与档案管理真正融合在一起，构建一个完整的动态监管机制。在此机制下，通过对档案的不断整理、收集和更新等方式，构建一个完整的档案管理框架。在事业单位的管理创新过程中，要根据需求对资源库进行更新，让档案内部的监管系统能更有效地服务于事业单位；与此同时，档案管理人员需对纸质的档案进行确认，对其进行分类和录取，在设置相应的服务出口，方便相关人员的查阅。为确保大规模的档案管理的处理效率，档案管理部门应构建动态化的数据追踪和监管机制，借助数据平台进行有效的登记并覆盖，为事业单位的财务能力和业务决策提供合理、准确的参考。

结语

事业单位档案信息化管理工作仍处于初级发展阶段，因此各方面的能力还尚未健全。在新时期的发展条件下，事业单位要立足于档案信息管理的目标，采用创新的方法逐步解决档案信息化管理中的各种问题，提高事业单位档案信息化管理的效率。另外，事业单位一定要大力引进优秀人才，提高档案信息化管理的专业度和质量，使档案信息化管理的潜在利用价值得以充分发挥，促进档案信息化管理的发展。

参考文献

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