企业建设工程档案管理工作创新与动力机制构建

企业建设工程档案管理工作创新与动力机制构建

张珺

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摘要：我国经济和我国各行各业的发展十分快速，建设工程档案是我国企业工程建设的重要组成部分，能够集中、客观、真实地反映工程建设的具体情况，为后续工程运行及维护改造提供依据。有必要给予企业建设工程档案管理工作足够的重视，实现对建设工程档案信息资源的有效保管和利用。新形势下企业建设工程档案管理，既要在工作方式方法上进行创新，也要主动采用现代信息技术，推动档案管理信息化建设，进一步提升建设工程档案管理水平。

关键词：企业建筑工程档案；工作创新；动力机制；实施路径

引言

企业建设工程档案管理是建设工程管理的重要组成部分和基础，对企业工程建设、生产经营及管理的提升具有重要的依据和参考价值。本文探讨新时代企业建设项目档案管理工作的若干问题，健全档案管理制度、推进档案信息化建设、提高档案管理人员素质，推动这项工作有新的发展。

1企业建设工程档案管理内容及其重要性

建设工程档案是指在工程建设施工各个阶段形成的各种有保存利用价值的真实记录，包含施工文件档案、工程竣工档案、工程验收档案等。建设工程一般工期长，参与主体多，其档案管理呈现分散性和复杂性特征。要想提升建设工程档案管理质量，就必须明确建设工程档案管理的具体内容。从建设工程施工阶段看，企业建筑工程档案管理主要分为前期准备阶段档案、设计过程档案、施工阶段档案、竣工时期档案、后期运营管理档案等。前期准备档案主要包含项目立项、可行性报告、项目选址、项目任务书、征地拆迁、环评、基建规划、勘察测绘、初步设计、施工图设计、相关招投标文件、开工备案材料、合同协议和上级批复文件等。设计过程档案包含工程施工图、设计说明、改扩建文件、设计文件、预算文件等。施工过程档案主要包含施工各个阶段施工准备文件、施工情况文件、总结性文件等。竣工时期档案主要包含工程竣工图、验收报告、验收证明、验收合格证书、工程决算书、竣工验收会议纪要等。后期运营和管理阶段档案主要包含投入使用过程中的改建、维修等一系列档案。企业建设工程档案管理时间跨度大，来源复杂，具有多样性和复杂性特点，应给予足够重视，加大管理力度。

2企业建设工程档案管理工作中存在的主要问题

2.1工程建设项目档案收集归档不规范

在工程预备阶段，项目建设及有关单位就已经形成了许多文件资料，如规划图纸、设计草图、招标文件、项目开工报告等。随着工程建设的推进，文件资料信息会持续增加，由于很多项目的建设周期比较长，在施工的同时，相关档案管理人员就需要对已经形成的档案数据进行收集整理。但是，很多工程项目施工机构忽视对项目档案的管理，缺乏先进的档案管理理念，使得在实际工作中各种问题频繁发生，影响了档案管理水平的提高，妨碍了工程建设项目档案管理工作的正常开展。一些企业对工程建设项目档案的认识较片面，觉得工程建设项目档案就是将相关资料粗略地整理一下，然后存放好就可以了。个别建设单位没有对工程建设前期的各种设计图纸或规划草图进行全面收集，导致一些关键图纸损坏或丢失，使得档案收集缺乏真实性和完整性。

2.2企业建设工程档案管理与项目施工不同步

企业建设工程档案管理需要与建设工程项目同步推进，结合项目建设的具体环节，及时、准确、有效地对工程档案信息进行收集，确保工程档案信息的完整性和系统性。但当前部分企业建设工程档案在施工过程中涉及多个环节，且很多重要的档案信息分布在不同主体之中，客观上增加了建设工程档案信息收集和管理的难度，加之专业人才较少，导致了建设工程档案管理与项目施工不同步，很多重要的档案信息还停留在不同主体手中，很多施工单位对于档案管理重视程度不足，存在较大的隐患。一旦档案管理工作与项目建设施工不同步，没有对庞杂的工程建设档案资料进行整合收集，很容易造成重要工程档案信息的错漏或者丢失，不仅会增加档案管理人员档案信息收集的压力，也会形成恶性循环，越是积压档案，就越增加档案收集的难度。

3企业建设工程档案管理工作创新对策

3.1积极推进建设工程档案信息化建设

很长一段时间，企业建设工程档案管理采取纸质管理模式，档案管理人员通过手工操作对档案进行收集和整理，不仅增加了工作压力，也无法对建设工程档案信息资源进行有效整合，服务企业项目建设。随着网络信息技术的不断发展，为企业建设工程档案信息化建设提供了外部条件，企业在建设工程项目建设过程中也越来越注重电子文件档案的生成和管理，相应地，未来企业在建设工程档案管理过程中既要实现制度机制创新，也要积极推进建设工程档案信息化建设。应积极主动引入现代信息技术，将其运用到企业建设工程档案管理工作之中，通过建设工程档案信息管理系统与其他系统进行有效连接，在更大范围内对建设工程档案信息进行收集，形成工程档案数据库，并结合工程档案管理实际需要形成在线收集、档案整理、在线归档、在线服务、在线利用等多种功能，更好地为企业工程项目建设提供多样化档案信息服务，进一步提升档案信息资源的管理质量和利用效率。

3.2增强对档案管理人员的培训和引导力度

档案管理工作的核心载体是人，所以工程建设企业应大力推动对档案管理工作人员的培训，通过构建完善的培训体系和多元化的培训内容等手段，来培养具备综合素养的专业人才，为档案管理工作的高质量发展提供人才支撑。一是应丰富培训内容，增加法律知识、制度知识、网络信息化知识等相关培训内容，使档案资源管理工作井然有序。二是定期组织专题知识讲座，传播先进的档案管理理念，使档案管理工作人员能够在最新的思想意识指引下修正档案管理行为，实现档案管理工作的与时俱进。

3.3更新档案管理制度与模式理念

随着信息技术在档案管理中的广泛应用，档案管理制度与理念也要紧随创新的步伐，好的管理理念是创新的重要支撑。只有不断提高对档案管理理念的认识，才能实现档案管理制度与模式的创新。如果档案管理人员在管理机制与模式上缺乏创新意识，即使为档案管理配备最先进的信息技术设施与软件系统，也无法实现档案管理制度的创新，更无法使企业更好地发挥服务功能。长此以往，管理模式会变得没有执行力与公信力。因此，在档案管理机制上，管理人员的思想有着重要的作用，其要不断树立正确的档案管理思维，调整正确的机制内容，多元化融入不同管理模式，不断建立与社会、经济发展相符合的创新意识，这样才能使档案管理工作更好地为企业建设提供帮助与参考，更好地体现出档案的价值。充分发挥信息化建设在档案管理中的作用，重视新型档案管理机制与模式，为实现新时期档案管理制度与模式的创新打下扎实基础。

结语

总之，新形势下，企业必须给建设工程档案管理工作足够的重视，并将其作为企业管理工作的重要方面，为其配备专门人员，采用现代信息技术，进一步提升建设工程档案管理信息化水平，充分发挥建设工程档案信息资源的价值和作用，更好地为企业工程项目建设服务。

参考文献：

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［2］汪福学，巫常林.《水利工程建设项目档案管理规定》解读［J］.中国档案，2021（8）：2.

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