档案管理在医院管理中的作用及其策略

档案管理在医院管理中的作用及其策略

李莹梅

 福建医科大学附属协和医院350001

摘要：当前，随着我国社会生产力的不断提升，我国医疗卫生公共事业也得到了长足的发展，而随之而来的就是对于医院日常管理水平的要求不断提高。在医院的各项日常管理工作中，档案管理是容易被忽视的一项，然而档案管理又有着其自身重要的作用和优势，所以本文将分析档案管理在医院管理中扮演的角色，并分析在当前医院档案管理中存在的问题，继而提出解决措施与策略，以供各位医院工作人员和管理人员参考。

关键词：档案管理；医院管理；作用策略

档案管理工作在我国各项事业发展中都占据一定的地位，它主要是指由档案室对各类档案信息和具体的实体档案来进行管理，能够实现对档案总务工作的统筹，也是属于医院管理工作中的重要组成部分。医院档案管理作为医院的权威凭证和原始记录，是进行日常管理的依据，所以对于医院管理中档案管理的重要性和提高医院档案管理水平的相关措施进行讨论和优化，有着重要的现实意义。

1.档案管理在医院管理中发挥的重要作用

1.1人事档案能够推动医院人事管理工作再上一个新台阶

医院的人事档案主要是医院在人事活动中工作的留痕和存档，而医院在人事安排上有着非常高的技术性要求，由于医院作为公共事业单位，具有知识密集型的特点，所以对于医护人员专业资质的要求非常高，而对各类医护人员进行人事档案的管理能够直接地了解各位医护人员的学历水平和实训经验，从而为医院提供人才考察方面的相关依据，同时也能为医院建设高水平的医护团队提供强大的助力[1]。

1.2高质量的档案管理能推动医院各项改革工作落到实处

医院的档案管理工作与医院各项制度的改革有着密切的关联，尤其是对于职工的薪资水平改革方面，档案更是提供了更加健全的参考资料。医院在进行职工的工资核算时，需要参考单位职工的工龄、学历等相关信息，同时也要借助财务相关的统计报表和档案一并进行相应的信息综合，从而实现工资水平增减的公平性，也为激励职工发挥自身主观能动性创造了条件。

1.3档案管理促进医院各项资源的统一调度分配更加合理

当今许多医院的档案管理都在稳步提高，尤其是对于信息化水平的应用，建设信息化的档案管理平台能够帮助医院系统详尽地了解医院职工的各类情况，并提供相应的数据进行分析，所以在医院的人力资源分配上档案管理发挥了其重要的作用。而对于医院的其他资源，如资金设备等，同样也能够通过较为科学的档案管理进行统一的调度和分配，进而实现医院有限资源的最大化利用，提高医院管理的工作效率。

2.当前医院档案管理工作中存在的问题

2.1档案管理制度不健全

健全的制度可以在很大程度上确保工作效率，所以医院尽管在人事后勤等方面制定了较为完善的制度，然而在档案管理方面却缺少相应的制度管理。在传统的档案管理工作中，医院是针对会计档案、文书档案等进行综合的管理，而其他部门的档案则是交给职能部门进行管理，所以就在医院档案管理格局中形成了各自为政的局面，导致档案收集的效率降低，不利于对于档案的长期健康化管理。另一方面，由于档案管理的重要性长期并未得到宣传，所以部分医院对于档案管理的关键优势等并没有进行足够的重视[2]。

2.2部分医院档案管理团队综合素质跟不上时代

当前，在一些县级、乡级医院中，从事档案管理工作的人员大多都是年纪较大的人员，也有一些流动性较大的非专业人员从事相关的工作，导致档案管理的重要性和优势没有得到全面的激发，并且由于主要管理团队与行业最新发展之间的脱轨，导致档案管理工作与医院的其他各项管理工作之间存在着较大的落差，致使在医院的其他日常管理工作中出现的一些珍贵资料没有得到及时的保存，发生丢失遗落等情况，不利于医院的进行针对性的管理。

2.3部分医院对档案管理的资金投入较少

当前，我国各大医院的重心工作都放在提高医疗质量方面，所以导致在对于医院的档案管理工作方面，没有提供相应的硬件和设备支持，并且档案管理的专用场地相对来说也比较少，达不到标准化的要求。此外，随着计算机系统的普及，医院的管理方面都采用了电子系统管理的形式，然而对于档案管理，一些地方医院对于档案管理部门没有提供足够的资金来进行电子系统的升级，采用的还是手动、人力收集的方式，在一定程度上拖延了工作时间，降低了工作效率[3]。

3.优化升级档案管理工作水平的相关措施与策略

3.1优化人力资源档案结构与规划

医院人事档案资源配置的一个重要要求是合理反映资源配置规划，更好地管理和把握发展方向。所以，医院档案管理的相关人员应不断提高对工作的重视程度，科学制定人力资源以及其他各项资源的规划方案，并进行不断的完善。同时，进行人事档案的管理时，还需要对医院各个职工的情况进行全面的摸排，对于医院职工的工作经验、职业技能和发展潜力进行全面的评估和制定相应的人才培养方案。另一方面，医院档案管理结构也应不断优化，档案管理部门应及时对医院档案进行更新，确保档案的完整性和实时性

[4]。

3.2建立健全信息化医院档案管理平台

在如今信息化的社会，面对不断发展的计算机技术，医院档案的管理工作也应当搭乘着信息化管理的东风，从而实现自身的优化和升级。在医院档案管理工作中，需要重视对于医院档案的信息化管理，制定相应的信息化系统管理方案，拟定医院档案管理的精细化目标，从而实现对信息管理系统的搭建，将医院档案信息以电子化的形式进行实时的共享，并采取大数据、云计算等现代计算机技术，保持医院内部各项管理工作之间的紧密联系和步调一致，将医院的日常管理进行全局化的统筹与协调，各个职能部门和科室之间的档案都能第一时间进行收集和整理，以便日后查询[5]。

3.3充分重视以档案管理推动职工积极性

档案管理工作能够反映院务工作的第一手资料，而对于人才管理档案中，也能体现出一线职工的真实情况，为后期进行职工年度考核等提供详实的数据参考。医院在自身发展过程中，需要不断引进新鲜血液从而壮大自身，所以在此期间，对于人才的档案进行管理就有着重要的作用，重视档案管理工作，可以优化和完善对于职工薪级工资和职称评定相关的工作，从而在激发职工工作积极性和主观能动性的方面提供可靠的支撑，鼓励职工在业余时间进行自我的完善，使得医院的日常管理工作能够取得令人满意的效果。

结束语：

综上所述，档案管理工作作为医院日常管理中的一部分，经常会在实践中得不到应有的重视，在一定程度上阻碍了医院在当今信息化时代下的发展。所以相关医院工作人员和管理人员需要提高认识，重新意识到档案管理工作的重要性，继而采取多种有效措施，完善医院档案管理的信息化程度，建立健全的档案管理规章制度，从而提高医院档案管理的工作效率，为医院的长远发展提供强劲的动能。

参考文献：

[1]周耀林,吴化,刘丽英,张昕. 健康医疗大数据背景下我国医院档案管理研究：需求、转变与对策[J]. 档案学研究,2021,(06):78-83.

[2]王柳. 医院文书档案信息化管理与利用——评《新时期医院档案管理与发展研究》[J]. 中国油脂,2021,46(06):160.

[3]常起,陈芳芳,孟君,吴树运. 医院人事档案管理对人力资源开发利用及医院管理的作用[J]. 兰台内外,2021,(09):66-67.

[4]王琰. 关于医院信息系统（HIS）在医院电子病历档案管理中的应用实践分析[J]. 兰台内外,2020,(15):35-36.

[5]吴国萍,王晓稼,余先萍,陈蕾,费越. 肿瘤专科医院住院医师规范化培训档案管理的实践及思考[J]. 中国肿瘤,2019,28(07):513-516.