弹性预算管理方法在工程勘察设计项目中的应用

弹性预算管理方法在工程勘察设计项目中的应用

史善凯

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中铁第五勘察设计院

北京市大兴区康庄路9号

中铁第五勘察设计院C栋公寓楼

摘要：勘察设计企业普遍是以项目为生产组织单位，对其而言，项目预算是全面预算极为重要的组成部分，本文对全面预算的整体应用不再详细叙述，鉴于项目预算的重要性，本文就弹性预算管理方法在勘察设计项目中的应用做使用说明。

第三部分案例正文

一、背景描述

（一）单位管理现状和主要问题

勘察设计行业预算采用固定预算模式，以本年的目标营业收入为基础来编制单位整体预算。以单位各项费用种类为预算对象，采用增量预算方法，在往年费用的整体成本水平上，预计当年费用的支出，执行中也是按照费用种类进行对比控制。此种预算模式，偏机械呆板以控制单位整体情况为准，虽然国企单位对完成收入指标有较高的硬性要求，但在年度预算期内收入的节奏并不固定，可能因为个别重大项目的收款节奏调整而影响公司整体收款进度，此时实际收支和预算收支无法做有效对比，同时这不利于划分责任主体，无法正确地控制、考核和评价企业预算的执行情况，从而无法有效进行过程控制，预算降本增效的作用发挥并不充分。

（二）使用弹性预算方法进行项目预算的原因

弹性预算是在按照成本习性分类的基础上，根据本量利之间的依存关系，考虑到计划期间业务量可能发生的变动，编制出一套适应多种业务量的费用预算，以便分别反映在各该业务量的情况下所应支出的费用水平。其特点是预算范围广，可比性强。勘察设计企业，生产组织形式以项目为主，不同的项目成本可以以参与人员数量和人员计划工时为基数进行量化分解，弹性预算可以适用不同项目人数和人员工时的具体情况，使预算编制、控制和考核更加符合各项目实际情况，从而更好发挥预算降本增效、促进生产、提高单位盈利能力的作用。

二、总体设计

（一）勘察设计项目应用弹性预算的目标

弹性预算可以适用预算期内不同业务量的变化，更加贴合勘察设计不同项目的实际情况，预算范围广、可比性强。勘察设计单位使用弹性预算，可以更好的提高资源使用效率、控制成本支出，保证项目合理利润，同时达到有效考核、激励员工的目的。

（二）勘察设计项目应用弹性预算方法的总体思路

总体上重新构建单位企业预算架构，把以往基于目标收入的单位固定预算，调整为使用弹性预算方法的项目预算，这更加符合勘察设计企业的业务和生产组织结构。对项目预算而言，勘察设计项目以人员数量和作业时间为业务量基础，同时根据单位历史消耗水平建立各项费用的预算标准成本，如差旅补助180元/人/天，人均办公耗材50元/人/月等。以各个项目为预算编制主体，结合项目周期和参与人员的计划工时，使用各项标准费用成本，编制项目预算，项目收入以合同约定为准，形成基于本量利依存关系的项目预算体系。

（三）勘察设计项目应用弹性预算的内容

弹性预算以各个勘察设计项目为单位，将项目的一切经营活动所消耗的财务资源全部纳入预算体系。围绕项目生产安排和盈利目标的实现，编制项目的各个预算。

1.勘察设计项目弹性预算的编制流程部门

公司项目预算的编制由财务部牵头管理，从签订合同到组建项目部，各部门共同参与。

2.勘察设计项目弹性预算编制

勘察设计项目弹性预算编制和执行的主要流程如下:

（1）财务部门结合单位近三年各项费用成本实际支出情况，制定各项费用的预算标准，编制费用标准表，当年所有新勘察设计项目编制预算均需要采用此标准成本。

（2）计划经营部门负责合同签订和项目生产计划安排，合同签订后可确认项目合同金额，生产计划制定后可确认项目的总生产周期、参与人员及各人员的计划工时。勘察设计项目弹性预算以项目参与人数和人员工时为基础，不同项目人数和人员工时不同，项目成本也就不同。

（3）项目组根据生产计划中的人数和人员工时，结合各项费用标准成本，填制各项费用的预算表，最后汇总成项目预算汇总表。编制工作由项目负责人落实执行。

（4）编制完成的项目预算，首先报计划经营部门审核，确保项目参与人数、生产周期、人员工时合规合情合理，再报财务部门审核，从财务角度对标准成本的使用和每项费用的合理性进行审核，重点关注项目整体利润率，最后报总经理审定核。

3.勘察设计项目弹性预算执行监控

预算监控由财务部门实施，公司依靠财务ERP系统，可以将预算编制、审核、控制嵌入到财务软件中，形成财务管理软件的预算模块。项目实施过程中所产生的成本，核算会计会在软件核算模块按项目进行划分做账，预算模块可以时时从核算模块中获取各个项目的实际支出成本，从而和编制的预算费用进行对比。当成本支出占成本预算70%以上时，软件自动蓝色预警，80%以上时，软件自动橙色预警，90%以上时，软件自动红色预警。当超过预算时，软件对该项目的报销自动关闭，不能再报销此项目的费用。

4.勘察设计项目弹性预算调整

预算执行过程中，确因以下情况，对业务产生重大影响，使预算指标发生较大变化的，可以申请调整预算。

（1）外部生产经营环境发生重大变化；

（2）各单位工作职能发生较大调整；

（3）由于业主（甲方）因素导致项目工作范围和工期发生重大变化；

（4）跨年度项目成本标准发生显著变化；

（5）发生重大安全、质量事故；

（6）发生重大自然灾害；

（7）发生其他客观情况。

预算的调整，首先由计划经营部门对项目生产经营情况进行核实审批，财务部门再从财务角度对各项费用的支出合理性和项目盈利情况进行审批，最后由总经理审批

5.勘察设计项目弹性预算考核

项目结束后，财务部门根据项目实际收支和预算的对比，进行量化考核。如项目终了，单个项目成本预算编制较实际支出数偏差率超过20%的，按照偏差数额的5%扣减项目负责人工资，最高扣减1万元；。项目支出有结余，按照结余数额的5%，奖励项目负责人，15%奖励项目团队，团队自行分配，单个项目负责人奖金最高不超过2万，项目团队人均奖金最高不超过1万。

非客观因素造成项目成本预算调增一次，项目负责人不奖不罚，调增两次及以上的，按第二次及以后预算调增总额的5%扣减项目负责人工资，最高扣减1万元。

（四）勘察设计项目应用弹性预算的创新

1、观念创新

由原来单位企业以目标收入为基础的固定预算，调整为以人员和工时为基础的弹性预算，更加符合单位生产经营的实质，打破原来固定化统一化的预算模式，弹性预算可以更加灵活的适用每个项目。

2、技术创新

勘察设计弹性预算的有效实施是以财务信息化为基础的，单位财务管理软件，需充分考虑了预算需要，在推动信息化技术上进行了改进创新，设置了独立的预算模块，预算的编制、审批、调整、对比分析均可以通过软件中的预算模块有效实现。同时软件中设置核算模块核算成本，合同模块登记合同信息、收款记录、开具发票信息，这两个模块均可以为预算模块时时提供项目实际收支数据。

财务管理软件的创新应用提高了预算编制的效率、预算监控的实时性和准确度。通过整套软件可以实现“有项目编预算、无预算不支出、超预算必调整”。

3、组织创新

在固定预算模式下，预算管理由总经理主管，各部门领导参与，财务部统筹协调，此种组织形式，虽然较为全面，但缺少项目主管人员的参与，不能更真实的反映企业单位预期情况。弹性预算下，在原有组织基础上，增强了项目主管人员的参与度，项目预算的编制由项目主管人员根据生产经营情况具体落实，并承担直接考核责任，从而把执行控制的积极性下放到项目负责人，促进预算更好发挥降本增效的作用。

三、勘察设计项目使用弹性预算的应用过程

（一）组织架构及管理会计运作方式

总体上是按照从业务到财务的预算编制程序进行，由财务部门负责编制协调、日常监控、最终考核，计划经营部和项目负责人充分参与，公司总经理负责项目预算管理的全面把控。

首先计划经营部门签订合同，同时做好项目生产安排，从而确定了项目合同金额、参与项目的人员及人员工时。下一步项目负责人以生产安排中的参与人数和人员工时为基础，参照各项费用的标准成本，完成项目整体成本的预算编制。

预算编制后依次交计划经营部、财务部、总经理完成预算编制审核，从业务、财务角度层层核实，确保预算编制的合理性。

如需预算调整，由项目负责人发起，依次经过计划经营部、财务部、总经理审批。

项目预算日常监控和考核由财务部负责，保证监控的时效性和预算考核奖罚有据。

（二）参与部门和人员

勘察设计项目弹性预算是基于业务和财务的预算，业务和财务充分融合，相互影响，涉及项目签订、生产、收款的各方面，不仅仅是财务部门的事情，需计划经营部门和各生产部门充分参与。勘察设计项目涉及的专业种类较多，做好生产经营需要各部门的协调支持。

计划经营部门生产调度人员和项目负责人，是组织项目生产的关键人员。生产调度人员根据单位整体生产需要，制定每个项目的生产计划，确定生产周期、参与人员及预计工时。项目负责人通过和各生产部门领导沟通，选取各专业人员组成项目组，对项目组各项工作统筹协调。财务部门指定专人负责督促预算的编制、监控预算执行、落实预算考核。项目预算的整体工作有总经理总体把握，保证各部门之间有明确、清晰的管理权限、工作职责、工作范围、工作标准。

（三）勘察设计项目应用弹性预算管理工具的资源、环境、信息化要求

1、根据公司的组织架构类型正确划分各部门在项目预算管理中的职能。根据矩阵式管理的特点，明确各部门对项目的管理权限，避免多头领导产生的矛盾。

2、严肃项目预算执行情况考核，只有落实奖惩政策，才能保证预算管理有效执行。

3、加强宣贯，不断强化企业单位全体人员的成本意识和规划意识，做事有计划、执行有力度。

4、充分整合数据资源，利用好财务管理ERP系统，依据单位情况，搭建核算模块、合同模块、预算模块，实现各模块数据共享，把收款数据、成本数据有效嵌入到预算监控过程中，做好预算过程控制和事后考核分析。

（四）勘察设计项目弹性预算应用流程

1、制定各项费用标准成本

费用标准成本是每个项目编制预算都应使用的单位成本，由财务部根据单位近三年实际支出情况制定。标准成本的制定基于单位历史成本，同时也应考虑报销制度变化，比如往年出差补助120元/人/天，最新差旅报销制度调整为180元/人/天，新的预算就应按新的制度执行。

2、做好项目生产计划，确定弹性预算基础业务量。

合同签订和项目生产计划安排是预算编制的基础，通过合同确定项目金额，通过生产计划确定项目参与人员和工时，参与人数量和各人员工时是弹性预算的基础业务量。

3、预算表编制

根据生产安排，参考合同金额，依据标准成本，通过项目人数和各人员工时这两个变量结合标准成本可计算出每项成本的预计金额。比如：办公费耗材=项目人数*人均参与工时/24小时/30天*50元/人/月。项目负责人按照固定表样填制各项费用预算表，最后软件生成汇总表，形成项目预算的一套表格。

4、项目预算审核

项目预算审核坚持业务和财务相结合的原则，由计划经营部、财务部、总经理依次审批，保证项目预算不偏离生产计划，保持合理利润率，符合单位整体生产经营和盈利需要。

5、项目预算执行监控

弹性预算适用各个勘察设计项目，项目数量的多少决定了预算主体的多少，每个项目各有不同，对预算执行的监控必须依靠信息化手段。单位财务管理ERP软件可以实现实际支出数据的时时获取以及和预算数据的时时比对。当成本支出占成本预算70%以上时，软件自动蓝色预警，80%以上时，软件自动橙色预警，90%以上时，软件自动红色预警。当超过预算时，软件对该项目的报销自动关闭，不能再报销此项目的费用。财务部门利用财务软件，大大提高了预算执行的监控效率和准确性。

6、项目预算调整

预算的调整，必须有充分且客观的理由，计划经营部门对项目生产经营情况进行核实审批，财务部门再从财务角度对各项费用的支出合理性和项目盈利情况进行审批，最后由总经理审批。

7、项目预算考核

以业绩为导向，通过设计合理的预算考评制度，一方面强调预算执行的重要性，同时注重预算编制质量性，防止预算编制过高或过低。另一方面满足预算目标转化为具体的、可量化的要求，做到奖罚有据，鼓励引导项目人员提高效率、降本增效。

（五）在实施过程中存在的主要问题和解决方法

在实施过程中存在的主要问题：

1、预算松弛现象，由于项目预算是对项目组人员，特别是项目负责人实施奖惩制度，使得有些项目在编制预算市时故意抬高预算，给自己留有余地。

2、生产计划制定水平有待提高，由于勘察设计项目预算是基于项目生产计划编制，生产计划的制定水平直接影响项目预算的整体实施情况。在单位生产任务繁重的情况下，生产计划的安排，容易出现不合理甚至冲突的地方，从而影响相应项目的实际生产和预算执行。

3、项目负责人如果同时负责多个项目，容易产生不同项目之间转嫁成本的问题。

4、一些重大项目往往生产周期较长（如地铁设计项目），财务软件的预算模块，在跨年度提取项目成本和收款时操作较为复杂，及时性较差。

针对勘察设计项目预算在应用弹性预算方法实践中所存在的上述问题，提出以下解决方法：

1、进一步加大对预算编制准确率的考核，将预算编制偏差率控制在20%以内。同时加强预算编制的培训，财务部门总结以往预算编制的问题和经验，通过培训将经验和注意事项传授给项目负责人，提高其预算编制水平。

2、生产计划制定是生产调度部门的主要职责，如何充分合理利用单位人力、物力资源使单位整体生产效率达到最优是勘察设计企业面临的普遍问为题。可以通过引进或自行开发生产调度软件，利用信息化手段提高资源利用效率。同时，经营部门和生产部门，以及生产部门内部应建立有效的沟通机制，各部门对项目的不同要求应进行充分沟通，以期达到合理合情、协调一致的效果。

3、对于不同项目之间的成本转嫁，应加强审核，延长费用报销的审批手续，把单位生产调度主管人员和主管生产副总经理纳入项目费用报销审批流程，从生产角度加强审核。

4.加强项目预算的信息化建设，深化改进财务管理软件功能，实现项目预算可及时跨年度提取实际收支数据。

四、勘察设计项目使用弹性预算取得的成效

勘察设计项目实行弹性预算管理方法以来，通过对项目预算管理的有效监控和严格的绩效评估，预期可以取得主要有以下收获：

（一）项目成本得到有效控制

各项目的成本得到了有效的控制，保证了单个项目的盈利能力，促进了公司整体利润率的提高，公司净利润率从2017年30.23%提高到2018年32.16%。

（二）提高单位考核体系的激励作用

预算的考核使公司的绩效评价体系不断完善，公司对生产人员有了新的

奖惩渠道，增强了员工成本意识、规矩意识，激励生产人员提高资源使用率，降本增效。

（三）推动单位生产水平提高

倒推生产体制的改进和生产计划制定水平的提高，促进单位管理决策水平提高。项目预算源于生产计划，同时反作用于生产计划。由于生产计划的不合理造成预算调整，往往生产调度部门要承受来自项目和单位上级领导的压力。减少承担预算调整的责任，已经成为生产调度部门改进生产计划制定水平的一份动力。

在2018年部门考核中，主管生产安排的计划经营部，工作评价明显提高。

（四）促进业务和财务财融合

勘察设计项目使用弹性预算的方法，进一步促使每个项目都融入到了财务管理之中，财务人员通过参与项目预算管理，更好的融

入到了生产经营之中，提高了财务人员的业务认知，促进了业财融合。

（五）推动企业战略实现

对于勘察设计企业来说，项目预算是全面预算中至关重要的组成部分，使用弹性预算费方法，使项目预算在整个生产体系中充分发挥了控制、考评和引导的作用，为实现企业战略发挥了重要推动力。