浅谈工程技术资料档案整理的重要性

浅谈工程技术资料档案整理的重要性

于浩渤

天津泰达环境投资集团有限公司  天津市  300450

摘 要：在建筑工程中，技术资料记录着整个工程的建设情况，是建筑工作中不可缺少的环节。随着建筑业的发展，我国建筑企业在技术资料管理中表露的问题也越来越突出。本文将着重阐述建筑工程中技术资料管理的重要性，并提出相应的策略，以此提高建筑企业在建筑工程技术资料方面的管理水平，促进我国建筑行业的规范发展。

关键词：建筑工程；技术资料；重要性

引言:建设工程从立项、招投标、勘察设计、主体建设、配套建设到竣工验收、交付维修单位,是一个较长的建设周期;而技术数据不但真实、完整地记录了整个过程,而且还将其作为一种长期的历史记忆。当建筑发生坍塌、裂缝、渗漏等质量问题时,通过档案中的技术资料可以真实地反映出建筑内部的实际状况,为工程质量问题的正确解决提供了技术基础和数据依据。

1建筑工程档案信息化管理的重要性

信息化建设有利于提升建筑工程档案管理的质量与效率。随着档案信息资源的大量增加，若是沿用传统档案管理模式，很难满足当前建筑工程档案管理要求。互联网具备高效处理信息的优势，不仅增加了信息储存量，也降低了使用成本，并体现出个性化特征。建筑工程档案管理信息化建设，不仅能够减少在档案工作中的投入成本，也可以保证档案查找更加准确，保证档案管理工作更加高效和便捷。在档案信息资源实现共享后，档案利用者登录系统就能够快速查找到所需信息。而在传统纸张档案管理过程中，从整理归档到存储调用，一般都通过人工方式完成，会付出大量的时间与精力。引入信息化技术手段，则将建筑工程档案以电子文档的方式存储下来，在输入关键词后可以实现高效查找，不仅使工作流程得到了优化，也能最大限度体现建筑工程档案的价值。

2建筑工程技术资料管理的问题

　　2.1相关负责人缺乏对工程资料管理的重视

　　在我国的建筑领域中，普遍存在重工程建设、轻档案管理的现象，一些建筑工程的负责人或主要领导由于观念过于陈旧，只注重工程的生产效益，忽视了工程资料管理的重要性，导致资料管理工作混乱。或对待工程资料管理流于形式，在工程交工时草草准备、应付了事，在工程完成后才开始回顾性的整理施工资料。

　　2.2建筑工程资料的不完整和不真实

　　建筑工程资料的不完整主要表现为工程施工资料、监理资料、物资资料的丢失、施工记录或监理记录中主要责任人的签名遗漏、工程质量统计存在偏差、工程名称对应失误、工程数量统计不全等问题。工程资料的不完整导致资料不能系统、全面的反映工程建设内容和质量状况。同时，一些建筑企业过分忽视工程资料管理工作，不能及时有效的将各类资料进行统计和保存，导致资料丢失，在工程结束后只能通过伪造或编造工程资料的形式进行工程验收，严重影响了工程资料的真实性。

　　2.3建筑工程材料与实际施工进度不符

　　建筑工程资料是施工建设过程控制的重要体现，为有效保证施工质量，工程资料的管理工作应该与施工进度相一致，才能确保工程资料的真实性和准确性。然而一些建筑企业极力追求工程的经济效益，尽量缩短工期，使得工程资料管理工作不能及时跟进施工进度，与实际工程严重脱节。

　　2.4数据失真导致资料参考价值不足

　　施工技术资料存在弄虚作假，代写代签现象。由于项目经理对施工技术资料不重视，有的施工管理人员根本不填写相关资料，而是由资料员全权代劳，代编代造。工程资料需要施工人员签名的也由资料员或是别人代劳，没有严格把关，致使有的资料与实际不符。

　　2.5原材料合格证明与事实不符

　　建筑施工所需的钢筋、水泥、防水材料等一些关键的原材料及其质量的认可通常借助于出厂合格证的检查以及试验取样材料的状况，可是由于市场机制目前缺乏完善性，很多材料的转售需要通过多个环节，导致了原材料无法与合格证明、试验报告保持同步，再加之施工人员收集资料不及时，指导工程最后竣工时，才发觉缺少了某一些材料的合格证明或者试验报告，之后便任意进行拼凑。在施工过程中这样的现象经常会发生，例如材料使用的是本地区生产厂家的材料，结果却是应用了外地生产厂家提供的合格证明。更加严重的是，一些建筑工程应用的一些材料原本就缺少合格证明以及试验报告，可是最后却出示了齐全的证明，可想而知这些报告具有怎样的真实性。

3 提高技术资料管理水平的策略分析

3.1 加强建筑企业全员的技术资料管理意识

提高技术资料管理水平首先要从思想意识出发，只有当单位全员都意识到技术资料管理的重要性时，才能自上而下地提高整个企业的资料管理水平。在施工过程中，施工单位、业主方、监理方等建筑工程的参与方都会涉及到技术资料。因此，想要提高技术资料管理水平务必从这几大参与方着手。施工方应当完善资料的管理制度，把资料管理放到单位管理的重要位置；同时提高资料管理人员的专业水平，培养岗位责任感，在工作过程中坚持科学管理原则。业主方要积极参与技术资料的管理工作，监理方提高对技术资料监督力度，积极协助施工方完成资料的编写。

3.2 建立健全单位资料管理制度

对于施工单位来说，每个施工环节的技术资料管理都很重要，不同环节的技术资料有着不同的规范要求。因此，施工单位应当针对不同的施工环节制定相应的技术资料管理制度，资料人员严格按照管理制度执行。同时，制定资料管理的规程、存档方法，并严格执行。对于监督单位来说，要制定监督方案、方法，对施工单位的技术资料进行定期检查，并安排管理人员负责项目技术资料的整理，使技术资料完整、安全。

3.3 技术资料必须坚持真实性、及时性原则

技术资料最重要的是真实与及时。如果资料出现造假，偏离施工的真实情况，那么就会给人错误的指导，为工程质量埋下隐患。因此，在管理技术资料时，要做到及时记录，严禁资料造假。同时，技术资料的编写目的是为了真实反正施工过程，因此必须要与工程施工进度同步，保障资料的及时性、完整性。对于施工中用到的建筑材料、配件要仔细核实，再进行资料记录，确保所有材料的型号、规格与施工要求一致，从资料管理层面为材料的质量提供多一层保障。

3.4 加强施工方、业主方、监理方的相互沟通

对于施工单位来说，资料的合格基本都需要业主或监理进行检查合格后，签字确认后方可完成，因此施工方必须要与业主方、监理方密切沟通。对于有些资料的填写格式，三方必须要经过沟通，确认正确填写方式，避免出现沟通不畅导致的资料填写错误；有些不确定的内容填写，应该通过研讨决定，从而确保资料内容的真实性、完整性。

3.5 加强资料填写与存档的规范性

首先对于一些复印文件，应当盖上单位的鲜章确认，保证资料的真实性；其次，在施工过程中，凡是有设计变更的地方，需要各方签字并加盖鲜章予以确认后，施工单位方可根据变更后的设计施工。在资料管理时，设计变更后的图纸与原设计图纸应当共同存档。再次，技术资料的保存期限应当符合要求。一般情况下，当建筑开始使用后，设计方应当做相应的回访，同时编写有关设计的总结报告。业主方应当及时将相关技术资料存放留档，其存档时间应当与建设设计的使用年限一致。

结束语

一项工程的技术资料、质量保证数据是否准确、规范、合法，是工程质量和工作成效的重要指标，是工程竣工验收的重要前提，也是工程维修、改建、扩建的重要依据。目前，我国工程项目管理中的一些问题比较突出，其中一个根本原因是体制不健全。要从源头上解决工程建设中存在的问题，必须抓住重点、难点，认真查找制度和管理上的漏洞，并采取相应的对策，以保证工程建设中的各项制度能够有效地控制、执行、取得实效，从而有效地防止和减少工程项目的发生。

参考文献

[1]杨敏霞.浅谈工程技术资料档案整理的重要性[J].内蒙古教育:C,2013(4):2.

[2]宋云.浅谈建筑施工单位的施工技术资料整理的重要性[J].中国房地产业,2017,000(031):285,288.