文书档案管理效率的提升路径分析

文书档案管理效率的提升路径分析

伊敏托合提·麦提托合提

新疆策勒县消防救援大队 新疆策勒县 848300

摘要：在企事业单位发展过程中，文书档案的管理工作十分重要。文书档案管理工作水平的高低，将直接影响企事业单位的发展。但现阶段来看，部分企事业单位文书档案管理水平远不能满足新时代下企事业工作管理的发展需求。因此企事业单位领导层应采取多种措施，不断加强其文书档案管理质量水平，以保障单位的档案管理质量。

关键词：文书；档案管理；效率提升；路径

引言

文书档案收集和整理了企事业单位原始的工作记录，为各项工作的开展，提供强有力的依据。现阶段，面临着企事业单位的深化改革，因此文书档案管理工作环境也发生了明显变化。为了符合现代文书档案的管理需要，就要根据当前的管理现状，采取科学的、可行性的管理措施，通过创新管理方式和手段，实现高效率文书档案管理工作的开展，促进企事业单位档案管理质量水平的提升。

1.文书档案管理的特殊作用

1.1文书档案是档案业务的核心

企事业单位所形成的文书档案是企事业单位档案业务建设的重中之重。企事业单位在发展过程中会形成大量文书档案，这些文书档案由企事业单位各个部门生成，最终交由档案管理机构统一进行整理管理。一方面，企事业单位档案管理部门应按照文书档案管理要求对各类文书档案进行分类、排列、编目，在整理过程中对于发现的问题及时整改，提升文书档案管理质量。

1.2文书档案具有重要参考价值

企事业单位通过有效的文书档案管理能够使重要的文书档案长久保存，确保重要的文件档案能够得到重复利用，为后续的档案信息资源开发提供必要条件。如果企事业单位在文书档案管理过程中没有投入足够的人力、物力和财力，就会使文书档案资料呈现零散状态，很难对重要资料信息进行查询和利用，也势必会影响企事业单位发展和决策，因此新时期必须充分认识到文书档案的重要参考价值，并给予文书档案管理足够的重视[1]。

1.3文书档案能够为社会提供检索服务

当前企事业单位公共服务职能越来越多元化，为了更好地为社会公众提供高质量的服务，企事业单位有必要对文书档案资料进行集中管理，并结合社会公众的档案信息需求提供多元化的档案检索服务。企事业单位作为市场经济的重要组成部分，在其发展过程中所形成的业务档案与经济发展息息相关。

2.企事业单位文书档案管理工作现状及其存在的问题

2.1企事业单位对文书档案管理的重要性认识不到位

由于企事业单位领导层的思想观念比较传统，导致其对文书档案管理存在一定的思想误区。领导层往往不够重视文书档案管理工作，使得单位文书档案管理存在较多的问题。传统观念下，企事业单位领导层往往认为文书档案工作仅仅是对文书档案的保存、归档及调阅，其整个工作内容不会产生任何经济效益，对本单位的发展没有直接作用。因此，便不将文书档案管理工作放在重要位置，这就使得相关管理人员认为，在平常的工作中，只要不造成文书档案的丢失及保证其不外泄就可，从而放松其工作要求，进而导致工作人员在归档及保存文书档案时不够规范、严谨，在实际工作中缺乏主动性、创新性，致使企事业单位文书档案管理工作存在一些质量问题。

2.2企事业单位文书档案管理人员专业水准有待提升

在很多企事业单位，其文书档案管理人员专业知识结构不完善，欠缺专业技能，对文书档案管理工作造成了不小的影响，主要表现为以下两个方面：一方面，文书档案管理人员在处理文书档案业务知识时，由于知识结构不完善，加之对文书档案管理工作不重视、不熟悉，导致其在文书档案整理保存归档调阅方面存在不严谨、不规范的问题；另一方面，由于单位相关领导层对文书档案管理工作不够重视，使得文书档案管理人员缺乏相关的培训及学习机会，造成档案管理人员整体的水平较低，导致在文书档案管理工作中出现各种问题，如在文书档案管理流程上设置不科学、信息化的程度不高等，最终使单位文书档案管理水平不能得到更好的提升。

2.3企事业单位文书档案管理整体信息化程度不高

现阶段，虽然电子化办公已经成为常态，但一些企事业单位文书档案管理信息化程度依然比较低，企事业单位信息化文书档案管理设备不足、负责档案管理的员工依然使用纸质档案等现象比比皆是。传统文书档案管理模式中的管理对象大多为纸质文书档案，尽管历史悠久，但其保存管理过程存在明显弊端。例如，存储安全性问题，即其很容易在保存过程中出现丢失、毁损等现象，且由于文书档案数量众多，文书档案的整理及调阅十分不便，从而直接影响了文书档案工作的整体效率[2]。

3.文书档案管理效率的提升路径

3.1提高档案管理认识水平

为了确保档案管理工作的顺利开展，前提就是确保管理人员对该工作具有正确的认识，这样才能够从思想层面上让人员具有端正的工作态度，认识到档案管理工作的重要价值和意义，促进管理效率和质量的不断提升，在实际工作中，严格按照各项规章制度，有序开展管理工作。档案管理人员要提高管理行为的规范性，树立起高度的责任感，同时还要积极进行思想观念的革新与转变，确保管理责任的落实，促进档案管理工作的持续性开展。各个部门的领导人员要充分发挥模范带头作用，对于档案管理工作具有正确的态度。

3.2确立完善的管理制度

企事业单位要结合当前的发展现状，进行文书档案管理制度的确立和完善，确保其符合单位档案管理的需求，能够适应现阶段的发展特点。为了提高制度科学性、合理性，要充分贯彻以人为本的理念，进行各项规章制度的制定，确保实现对档案管理工作现状的改善，充分调动管理人员的工作热情，让其更加积极地做好管理工作。在制度的制定和落实过程中，也要不断渗透档案管理的现实需求，做到持续健全和完善，从而让所设置的各项制度在实施的过程中具有较高的合理性和可行性。如果在制度落实的过程中，存在一定的问题和缺陷，也要及时做出相应调整，确保文档管理工作的顺利开展。

3.3提高管理人员的专业素质

现阶段，文档管理工作人员在专业素质上还有较大的提升和改善空间。因此，企事业单位要重视对文档管理人员的培训教育，通过定期开展培训工作，确保其理念和工作方式都能够做到与时俱进，丰富他们的文档管理知识，提高管理技能。要想促进培训质量和效率的提升，企事业单位要善于把握契机，确保所开展的培训能够更易于员工接受和理解，确保培训效果的实现。针对文档管理人员所开展的培训教育，不仅要重视专业理论知识的教育，同时还要强调思政内容，通过思政教育的推进，从整体上提高人员的思想认识水平，端正管理人员的工作态度，使其更加积极主动地做好档案管理工作，提高服务水平[3]。除了要落实好培训工作，还要做好人员的招聘，确保所招聘的文档管理人员具备扎实的专业知识，能够熟练运用各种管理技术和软件。

3.4构建信息化管理平台

随着科技水平的提升，在当前的文档管理中也不断渗透和融合了各项信息技术的运用。在信息化建设进程不断推进的过程中，一项重要的内容就是信息化平台的构建。企事业单位的领导人员要对档案管理信息化建设具有高度的认识，加强对档案部门的各项基础设施的建设，通过软硬件设备的引进和应用，为信息化平台建设提供技术和设备的支持。通过现代化信息技术在档案管理中的运用，能够提高档案处理的效率，并可借助信息化管理平台，更加便捷地进行档案资源的利用。

4.结束语

企事业单位在发展过程中，形成了种类丰富、数量庞大的文书档案，这些文书档案对其自身发展有着重要意义。但部分企事业单位文书档案管理仍存在诸多问题。文章结合现阶段企事业单位文书档案管理现状，对其中存在的问题进行分析，在此基础上提出相应建议，以便为提升企事业单位文书档案管理质量提供简要的理论借鉴。

参考文献

[1]王伶凤.信息社会背景下办公室文书档案管理工作创新[J].黑龙江档案,2022(01):75-77.

[2]翟玉芳.新时期做好数字档案室建设研究[J].兰台内外,2020(30):23-24+28.

[3]刘军华.加强教学档案管理促进教务教学发展的路径分析[J].兰台内外,2019(17):18-19.