计算机信息技术在机关档案管理中实施与应用

 计算机信息技术在机关档案管理中实施与应用

邹慧

湖南新日信息技术有限公司-湖南长沙-410000

【摘要】在现代科学技术水平不断提高的背景下，机关档案管理工作注重应用计算机信息技术，通过不断创新机关档案管理模式，提高档案管理水平，弥补传统形式下档案管理模式的不足。机关档案管理工作在专业性和创新性方面提出的要求非常严格，要求档案管理人员认识到自身工作的重要性，制定高效应用计算机技术的方案，既要实现信息高速传递和处理目标，也要提高档案管理效率和质量。本文从机关档案管理中应用计算机信息技术的意义入手，展开阐述，针对机关档案管理人员如何高效应用计算机信息技术进行全面探讨。

【关键词】计算机信息技术；机关单位；档案管理工作；安全保障

【引言】传统形式下的档案管理方式存在诸多不足，无法满足机关档案管理工作要求，主要将人工统计管理形式作为依据，难以适应新时期信息化管理趋势，不利于提高档案管理水平。为了防止产生更加严重的问题，机关单位在实际开展档案管理工作时，将计算机信息技术作为保障，在注重提高档案保密性和安全性的基础上，使计算机信息技术最大程度上发挥应用价值。机关单位档案管理工作比较特殊，需要将繁琐性的数据资料进行简易化处理，在不断完善档案管理体系同时，促进机关档案管理工作向科学化和先进化方向发展。

1机关档案管理过程中应用计算机信息技术的意义

1.1有利于拓展资源范围

传统形式下的档案管理方式存在诸多弊端，不仅会受到信息传送技术的影响，也难以落实资源范围拓展工作。机关单位现有资源较多、资源管理范围较小，为了保证实际开展的档案管理工作符合标准要求，将计算机信息技术应用其中，既能提高机关单位内部管理效果，也能提高档案管理效率，有利于实现高效化管理目标。

1.2有利于系统化开展档案管理工作

计算机信息技术的应用优势显著，既能增强数据存储能量和可靠性，也能保证系统化档案管理工作高效开展[1]。通常状况下，机关单位在应用计算机信息技术期间，结合档案管理要求积极构建完善的信息化系统，在满足新时期档案管理要求的基础上，使档案管理工作内容包括的范围变得更加宽广，从而进一步提高各系统、内部信息的统一性和完整性。

1.3有利于提高规划科学性

机关单位在实际开展档案管理工作时，如果想要保证具体引进的计算机信息技术符合使用要求，就要在前期阶段做好规划工作，如最大程度上保证引进的计算机信息技术可以使企业内部实施精细化管理工作，并要以电子信息方式保障档案资源。不仅如此，在计算机信息技术的辅助下，实际查询档案资料信息期间会变得非常方便。

2计算机信息技术在机关档案管理工作中的应用要点

2.1以电子文件形式进行保存，保证档案资料具有真实性

机关档案与普通档案不同，其对保密性和完整性的要求比较高，通过高效应用计算机信息技术，以电子形式为主进行保存，便于提高档案资料真实性。在此期间，非常关键的一项工作就是压缩处理、整理归档，为后续提高电子档案保存有效性奠定基础。从原本纸质档案向电子档案进行转变期间，为了避免丢失信息资料，就要依据电子文件形成的具体步骤进行操作，这样能够第一时间找回丢失的信息。“电子文件”保存形式在信息安全方面提出的要求比较严格，需要额外制定具有完善性和灵活性的档案管理机制，最终目的是提高机关档案管理安全性。因此，通过不断完善与之相关的档案管理法律法规、管理体系，保证电子档案维护具有真实性和原始性，达到加快机关档案信息化发展速度的目的。

2.2完善电子信息档案安全评价体系，建立档案信息安全管理系统

在实际开展机关档案管理这项工作时，档案管理人员应及时更新观念、创新管理模式、完善管理机制，如在实际构建完善的电子信息档案安全评价指标体系工作中，投入较多时间和精力，同时也要认识到档案信息安全管理系统建立的重要性，这样既能提高档案管理效率，也能保证机关档案资料安全。应用计算机信息技术开展机关档案管理工作，具有较强的动态性，并不是简单地生产一个“安全产品”，而是要注重解决电子信息档案安全问题。

比如：充分利用计算机信息技术，精准识别电子信息系统运行过程中存在的隐患，之后交由专业人员进行识别和评价[2]。在进入到“安全评价”这一环节之后，保证实际选用的模型和方式具有合理性，这样既能全面掌握机关单位内部信息系统运行的安全状况，也能细致分析潜在隐，在突出安全管理信息性同时，使具体建立的电子档案信息安全管理系统符合管理要求。

2.3高效落实网络安全防护工作，提供良好的机关档案管理环境

将信息化机关档案管理模式与传统档案管理模式进行对比，可知其安全性显著提高，但是在实际管理过程中还会受到网络风险的威胁。在此种状况下，为了防止产生遗失机关档案的问题，就要最大程度上保证机关档案信息具有完整性，如机关单位高效落实网络安全防护工作，全面排除各项安全隐患。应用计算机信息技术，不仅能够帮助机关单位高效开展档案管理工作提供便利，也能优化各项功能，提高机关档案管理水平。

不仅如此，为了防止出现网络环境异常复杂的问题，就要对网络病毒进行严格管控，如适当加大网络安全建设力度，定期使用杀毒软件做好信息管理系统查杀工作；高效利用防火墙计数、隔离网闸技术，在科学合理隔离机关单位网络和外界网络同时，防止产生非法访问的问题；机关单位严格规范网络行为，以浏览正规的网站为主，及时关闭网页中弹出的小窗口和广告等，为后续机关单位做好档案信息化管理工作提供良好环境。

结束语：

综上，机关档案管理工作非常关键，不仅会对机关单位整体管理水平造成影响，也与机关单位实际发展状况具有紧密关联。计算机信息技术目前被广泛应用机关档案管理工作中，在打破人工统计模式的束缚之后，提高档案管理效率、质量、安全性，有利于推动机关档案管理工作向信息化和网络化方向发展。

参考文献：

[1]孙姝.机关档案数字化外包工作风险防控[J].兰台世界,2021(11):66-68.

[2]杨倩青.以《机关档案管理规定》为抓手 提升基层机关档案工作标准化水平[J].机电兵船档案,2021(05):65-67.