建设工程档案资料电子化管理研究

建设工程档案资料电子化管理研究

杨鲤榕

广西桂民筑友建设工程有限公司

摘要：城市建设水平的不断提升，带动建筑行业迅速崛起，为了与时俱进，应当深化建筑工程档案资源管理，确保建筑工程建设顺利进行，进而为国家建筑工程资源科学运用具有很大帮助。基于此，本文重点围绕建设工程档案资料电子化管理进行深入研究，基于建筑工程电子化档案资源应用对象，保障设计思路、工程结构功能、安全管理都能符合预期建设要求，提高档案资料利用率。

关键词：建设工程：档案资料：电子化管理

在建筑企业管理中，工程档案资料管理是整个企业重点管理部分，直接关乎各项工程建设进度。在实际中，通过工程建设管理档案资料清楚在工程施工阶段体现出来，为建筑工程有序施工提供有利依据。在大数据时代下，建筑行业市场竞争越发激烈，在这种情况下建筑企业为了满足时代发展需求，必须加快建设信息化建筑工程档案资料管理平台，采用电子化管理模式，有利于工程档案资料和档案业务项目相结合，促进纸质性和电子化档案资料实现同步归档，以便相关人员查询资料。

一、电子化档案资料应用意义

（一）实现数字化管理

在城市建设进程不断加快下，建筑企业发展规模逐步扩大，工程档案资料也在日益丰富，其中涉及工业、市政、公共基础设施、民用住宅工程等，这也成为档案资料类型多样化主要原因，主要分为文字、图片、视频等形式。在大数据时代下，建筑工程档案资料电子化管理的不断更新换代，实现数字化管理功能，有效满足各级政府城市整治要求，成为建筑工程现代化管理、档案资料管理转型的根本条件，也是承担数字经济持续发展的社会职责和使命[1]。

（二）促进资源社会化共享

在互联网和大数据时代双重影响下，信息技术在各领域中实现广泛应用，建筑工程档案资料管理也不例外，为实现社会化工程档案资料共享发挥辅助作用。科学运用先进信息技术，有助于建筑工程档案资料实现信息化建设，通过方便快捷的方式达到社会资源共享目的，大大提高资料服务水平，最大程度发挥自身应用价值。从具体而言，建筑工程档案资源电子化应用优势主要体现在信息技术方面，促进工程档案资料信息数据逐渐向着动态化、共享化方向发展，推动建筑工程建设符合大数据时代发展要求。首先，科学构建数据资源信息化共享平台，突破档案数据空间限制，有利于工程档案资料有理可循。其次，通过政府数据系统，扩大档案数据服务范围，以供相关行业参考。最后，在应用过程中还可以深层挖掘工程方案信息，让更多社会行业应用工程档案资料，大幅度提高其利用率。

（三）提高服务工程管理成效

在实际中，工程项目建设时间比较长，主要涉及准备、设计、施工、应用和管理等全过程，档案资料在其中发挥作用。在信息时代环境下，建设工程档案资料电子化管理有效提高建筑工程管理成效。一方面，以便建筑工程管理人员方便、快捷，及时得到有价值的档案的信息数据，提高数据精准度；另一方面，积极引用计算机处理技术，提升工程档案资料管理数字化水平，增强管理效率，有效发挥出工程管理职能。

二、建设工程档案资料电子化管理优化措施

（一）加大宣传力度，增强服务意识

对于建筑工程档案资料电子化管理方面，还需相关部门加大宣传力度，让档案管理人员明确了解到工程档案管理作用和价值，并且在日常档案资料管理中增强服务意识，激发人员工作热情，能够主动参与项目各项工作，根据部门要求有序开展工作，履行自身职责和义务，从根本降低偏差。与此同时，建筑工程可以果构建信息收集系统，自动化收集、整合各种信息数据，确保建筑工程档案资料电子化管理工作能够顺利展开。另外，也要制定且落实奖惩机制，通过奖惩方式全面落实到有关部门和人员身上，一旦出现问题立即追究责任。比如，对于工作积极的人员可以对其进行物质和精神奖励，不断激励人员提升自己；对于工作消极的人员，即可做出严厉惩罚，及时纠正工作行为习惯，以积极上进的工作态度看待岗位职责，避免工程档案资料电子化管理工作出现问题[2]。

（二）健全工程档案管理信息化制度，落实监督考核机制

建筑企业为了加快实现工程档案资料电子化管理，重点规范企业档案资料信息化制度。在国家建筑行业政策中，对建筑企业推行有关信息化规章制度，企业基于国家相关施工规范制度与当前发展情况相结合不断创新，与工程档案电子化管理相呼应，大大提高建筑工程档案管理效率。除此之外，优化该工程档案资料监督考核机制，引起领导层的高度重视，有利于电子化档案资料管理建设工作有序进行，为建筑工程档案资料信息化管理建设工作顺利开展奠定基础。最后，通过档案管理制度增强档案管理人员职业素养，能够在日常工作中发挥自身职能，快速适应档案资料电子化建设要求，为工程档案电子化管理建设奠定基础。

（三）构建建筑工程数字化档案库

在建筑工程档案资料电子化管理工作中，档案资料收集、整理和归档环节十分重要。收集工程档案各种信息数据，通过计算机技术与扫描系统连接，将所有信息数据依次传输到指定系统中，实现自动分类和整合，形成分类性保管模式。由于建筑工程信息资料形式各样，比如文字、图片、文件资料以及视频中，对其采取分类信息处理，统一以数据信息形式储存在计算机内，从根本避免资料不完整、遗失等问题。当工程档案资料完成归档工作之后，还需按照规定类型对其进行有序分类，为相关人员查询资料提供便利，大大提高工作效率，防止因数据信息复杂阻碍工程项目进度。在这种情况下，必须高度重视建筑工程档案信息化建设工作，为工程档案数据信息收集和保存顺利完成获取保障。

与此同时，除了注重工程档案资料信息化管理建设，也要系统化管理工程档案，科学建设工程数字化档案库，实现信息资源共享目的，并且按照规定要求把归档工程资料统一递交给档案管理部门，同步传输到档案管理数据库中，实现自动化归档效果。当工程档案资料完成归档之后，需要在同一数据库内保管所有工程项目建设资料，利用统一工程档案信息化管理平台实现资源共享。最后，工程档案资料管理数据库也具备智能化和自动化特点，比如在数字化系统中，将档案资料摆放在储存位置，经过一系列分析和整理，进一步提高储存效率。

（四）加强档案管理人员专业培训力度

城市建设水平迅速，带动建筑行业也在不断发展，为了满足时代需求，必须对档案管理人员加强专业能力和先进技术能力。所以，建筑企业激励档案管理人员自觉参与各项专业教育培训活动，主动编写建筑工程档案资料相关论文，并且通过专业课程学习不断提升自己，申请档案专业职称资格，为日后稳定发展获取保障。另外，在日常档案资料管理中也要强化提升信息技术能力，认真学习企业信息化管理相关知识，加快推进档案资料信息化建设工作，进而实现工程档案资料电子化管理[3]。

总结：

综上所述，建筑工程档案资料电子化管理具有重要意义，通过全过程应用从根本减少问题发生，有效起到问题解决作用。首先，加强各部门协助能力，充分认识到建筑工程档案资料电子化管理实施的重要性，使得有关工作能够顺利 进行。其次，完善工程档案资料电子化管理各项管理制度，提高电子化管理水平。最后，在电子化工程档案资料管理情况下，构建信息化管理平台，实现档案资料共享，更好发挥档案资料应用优势，有效提高其利用率。

参考文献：

[1]曾中原.建设工程档案资料电子化管理研究[J].福建电脑,2021,37(11):57-60.

[2]谭永红.加强住房和城乡建设项目资料与工程文件管理——评《城建档案管理员专业管理实务》[J].林产工业,2020,57(06):123.

[3]丛纪伟.山东省住房和城乡建设厅执法检查组赴烟台检查指导建设工程档案管理工作[J].城建档案,2019(01):8.