对当前建筑工程资料管理存在不足及规范管理措施的探讨

对当前建筑工程资料管理存在不足及规范管理措施的探讨

余燕略

广州一建建设集团有限公司，广东  广州  510060

摘要：在我国建筑行业飞速发展过程中，建筑企业所面临的竞争更加激烈。工程资料管理作为工程项目管理中一项重要内容，提高工程资料管理规范性，能够为工程项目后续施工、维护保养等提供依据，也是竣工验收的重要参考。本文首先对当前建筑工程资料管理存在不足进行分析，然后提出规范管理措施。

关键词：建筑工程；资料管理；规范；验收

引言

     通过有效的工程资料管理，能够帮助建筑施工企业熟悉和了解工程项目实际情况，能够提高对施工难点的控制能力，也是降低施工风险的重要举措。通过工程资料管理，还能够帮助管理人员优化现场管理流程，促进资源配置的合理性，为工程竣工验收做好准备。从另一层面来说，工程资料是建筑项目缩影，包括了从项目申报到竣工的全过程记录，是工程监管部门实施管理工作的重要依据，基于此，加强对建筑工程资料管理相关问题的研究具有十分现实的意义[1]。

1当前建筑工程资料管理存在的不足

1.1工程资料管理人员自身能力有待提高

当前，很多建筑施工企业中工程资料收集、整理等，往往依靠非专业人员开展，工程资料管理人员水平偏低，对于人员调动、设备使用等信息记录不够在，以至于企业内部信息完整性受到影响，工程资料中缺少关键技术指标，无法发挥工程资料的作用。施工企业对于资料管理工作不够重视，对相关人员专业水平考察较为松散，以至于在实际工作开展中出现资料丢失、工程资料收集不全、资料数据准确性不足等问题，对后续工程建设带来不良后果，也阻碍了工程竣工验收。

1.2工程资料管理规范性不足

发生工程资料缺失、遗漏，一方面是由于工程资料管理人员素质问题，另一方面则是由于工程资料管理缺乏规范性。一旦出现工程资料遗失，则会降低工程资料回收率。很多工程资料在收集阶段并无太大问题，很多工程资料也很齐全，但施工过程中，相关人员查询及借阅后，由于缺少相应管理机制，导致借阅资料不能及时归档，造成资料遗失[2]。另外，一些管理人员对于工程资料重视程度不足，对相关资料随意丢弃，影响后续工程验收工作，甚至会导致工程无法按时交工，对施工企业发展带来不利影响。

1.3工程资料整理存在不足

将工程资料收集完成后，需要将相关资料进行有效整理、装订，以便于后续的资料归档。但一些管理人员在整理资料过程中粗心大意，或者资料分类标准不够明确，以至于工程资料分类混乱。通常来说，资料管理人员会按照时间先后顺序整理，但一些人员忽视了时间顺序，仅仅将相同类型的放到一块，必然会给后续资料查阅造成不便。或者，相关人员在资料装订，或开展信息化资料备份中，未能再一次检查资料完整性，很容易造成资料遗失，给工程管理造成影响。

2建筑工程资料管理规范措施

2.1 不断完善工程资料管理制度

在建筑工程资料管理工作开展中，拥有完善的管理制度尤为重要，能够为资料管理提供指导，也能够约束资料管理人员的行为，减少人为因素、风险因素而导致工程资料质量缺陷的问题。工程资料管理人员，应该根据工程实际施工情况、资金支出情况等，能够及时整合相关数据信息，同时严格按照相关规章制度完成信息收集、整理、归档等工作。在工程资料管理制度中，应该引入监督机制，对所搜集到的资料信息进行保密性封装、安全性检测等，以便于为工程后续验收等提供依据[3]。

2.2 做好建筑工程资料收集、记录工作

通过建筑工程资料，能够从侧面反映出建筑施工质量，落实工程资料收集、记录工作至关重要。施工企业在招聘工程资料管理人员时，应该适当提高准入门槛，保证其具有专业的知识水平，对于各种反映工程质量指标的数据，都应该保留原始记录，确保内容真实性、一致性，切忌对原始记录进行随意更改。施工技术人员有责任确保施工数据有效性，能够做好施工数据的及时记录，避免延时记录带来的错误、遗漏问题。原始资料作为建筑工程原始记录，在内容上更加详细，与当时实际情况最为接近，也更具有说服力[4]。在工程竣工资料归档管理中，必须进一步加强对原始资料的保管，按照相关规定编制成册，同时做好原始资料编册目录，相关负责人还需要签字确认。施工人员还需要设立专门的管理岗位，一旦发现工程资料有问题，则能够对相关责任人进行追责。

2.3 积极开展建筑工程资料分类管理

建筑工程项目具有综合性特点，所涉及的资料信息是海量的，同时这些信息分属不同的类型。因此，可以选择分类管理方式，对工程资料管理类别进行进一步细化，以此提升建筑工程资料整体管理效率，也能够确保在工程资料后续核对、检查等更容易，还能够起到弥补工程资料缺陷的效果。具体来说，可以详细区分基建文件、施工图纸、监管资料等，对于纸质资料需要分类摆放，避免由于工程资料混乱而发生遗失[5]；对于电子文件做好备份工作，为文件信息提取查询提供便利。

2.4 不断提升工程资料管理人员综合素质

建筑施工企业必须加强对资料管理人员的培养，通过定期组织人员培训，传授资料信息收集、整理的技巧，不断积累相关工作经验，为后续工作开展奠定基础。当然，建筑企业需要增加投入，提高对工程资料管理人员的培训力度，在企业内部建立信息收集处理机制。现阶段，建筑工程项目档案数量呈现几何倍数地增长，而计算机使用消除了工作量问题，但工作方式发生了很大改变，原有的工程资料管理办法已经不能满足现实需要。因此，必须做好定期培训，通过更加完善的档案管理制度约束行为，提高相关人员的信息素养。

2.5 进一步提升建筑工程资料管理规范性

第一，应该从宏观入手，不断完善企业档案管理监督机制，根据实际情况制定奖惩制度，确保建筑工程档案管理制度能够落实到位，对于在工作中表现优秀的人员，应该给予一定奖励；而工作中存在明显失误，则需要给予严肃处理，起到警示作用；第二，充分利用信息化技术，构建工程档案信息化管理系统，优化当前落后的档案管理模式，保证档案管理质量与效率[6]。信息化系统的运用，实际上是通过数据模式保存档案信息，逐渐推行无纸化办公，提升工程档案信息安全性。当然，工程资料管理系统必须设置访问权限，做好信息安全防范工作，避免档案信息出现丢失、篡改等问题。

3总结

通过上述分析可知，工程资料管理作为当前建筑工程项目管理中一项重要内容，建筑企业必须给予足够的重视。同时，建筑企业必须建立完善的工程资料管理制度，通过制度约束管理人员行为，并为资料管理工作提供有力指导，采用分类管理办法，保证各项工程资料的真实性、完整性，确保工程资料价值。

参考文献：

[1] 邓卉. 建筑工程资料管理的问题分析与管理措施探讨[J]. 建筑工程技术与设计,2017(3):982.

[2]马景志.建筑工程资料管理常见问题及规范管理措施[J].居舍.2020,23(9):322-323.

[3]陈超.建筑工程项目管理的风险分析及防范措施探讨[J].城市建设理论研究.2020,25(8):78-79.

[4]李晓光.建筑工程施工质量管理中存在的问题及对策分析[J].市场周刊.2020,24(3):144-146.

[5]金斌.试论影响建筑工程管理的相关因素及应对措施[J].建筑·建材·装饰.2020,17(4):65-66.

[6]龚英凡.建筑工程技术资料归档与管理水平提升策略探究[J].世界周刊.2019,10(2):61-63.

作者简介：余燕略(1981.6-)，女，汉族，广东省广州市人，本科，助理工程师，现任广州一建建设集团有限公司管理（工程资料管理）工作，主要研究方向：土建工程资料管理