大数据背景下档案管理工作的挑战与机遇

大数据背景下档案管理工作的挑战与机遇

唐洁

济南市章丘区园林绿化服务中心  250200

摘要：大数据技术的飞速发展使各个领域的管理模式都出现了相应的变化，促使信息化管理成为各行业今后的发展趋势。虽然现阶段的档案管理已开展了信息化建设，但在具体管理期间仍存在各种问题，而运用大数据技术能够有效处理这些不足，并且给档案管理提供了全新的发展空间。在大数据形势下，不仅给档案管理工作创造了机遇，同时也迎来了前所未有的挑战，文章主要根据当前档案管理工作在大数据背景下面对的发展机遇和挑战进行探究，并结合实践经验提出相应的发展对策。

关键词：大数据背景；档案工作；机遇和挑战

网络信息技术的发展与数字化进程的加快，使大多数领域的档案管理都趋向信息化，通过数字化模式存储各类档案资料，能够积极有效的提高档案利用率。电子档案存储量的持续增长促使档案管理工作也步入了大数据行列，需利用各种先进技术促进数字化档案管理目标的实现。通常状况下，大数据主要表示增长指数的数据，并且这些数据具备广泛适用性的特征，由于这部分数据的特征显著，因此不能使用过去的软件与管理技术对其展开分析处理。

一、大数据时代下档案管理工作的机遇

（一）促进档案管理的改革创新

根据现阶段的社会发展现状来分析，能够将档案工作划分成运用与管理两大方面，而在这两大部分具体需要的基础上有能够归纳成8个环节。在档案使用和管理的所有工作环节当中，一直都不能脱离“件”与“卷”这种基础机构。但大数据技术具备的非结构性以及碎片化特性，使将“件”与“卷”作为基础的档案管理工作在一定程度上产生了弱化，加强了档案管理对信息化、数字化以及智能化等先进科技的依赖性，进一步推动了档案管理模式的革新，促使档案资料的使用和管理不再局限于空间和时间方面。档案资源将被运用、管理、处理于更加广泛的行业中，进而提升了档案管理工作的综合水平和效率，提高了档案服务质量[1]。

（二）促进民众档案意识的深化

在新时期背景下，档案管理由以往的“国家形式”慢慢转变成了“社会形式”，并且成为了档案管理工作的开展指南，是推动档案管理革新升级的风向标，不但是档案管理部门改革和创新的现实需求，也是促进社会经济迅猛发展的需要，另外还是外部因素推动的结果。在大数据背景下，促使以上改革创新和外部驱动条件更加便捷，给档案管理工作的发展方向提供了前所未有的契机。大量档案信息有助于人们更全方位的获取所需资料，使其日常生活更加便捷，然而也面临着信息辨识的时效性与重复性，所以，利用大数据技术对档案资源的价值进行深入挖掘，可以进一步加深人们档案意识[2]。

（三）档案管理系统的可扩充性

大数据技术的迅速发展，促使档案管理系统的资料类型与数据大程度提升，而在计算机技术基础上产生的档案管理系统，能够很好的达到这一要求，能够高效处理海量的数据信息，并且减少系统的运行以及维护投入。与此同时，利用大数据技术还能够自主采集与存储信息资源，采集相关人员在工作期间产生除档案库的资料，并进行及时存储，将其当做补充信息，以此给档案资料的存储添加历史背景，使其极具真实性，此外，这也能够给后续的历史研究工作提供充足的资料参考。而且还能够运用大数据对用户的阅读痕迹实行分析与建档，能够清楚掌握用户关心的内容和方向，允许他们开发以及使用档案信息。

（四）深入挖掘档案信息资源

在以往的档案管理形式下，只是简单的利用文档形式来存储档案，很少使用与查阅档案，致使档案资料一直被闲置，这对档案信息的使用与挖掘也是非常不利的。并且对档案信息相关挖掘及调取工作也缺乏相应的管理技术方式。而随着大数据技术的深入发展，使得当前的档案管理工作变得更高效化、系统化，储存的海量档案资料与结构化数据，促使档案存储范围得到了拓展，另外也更便于信息资料的利用及挖掘。并且档案管理部门还能够结合信息数据的分析结论，掌握用户对档案的要求以及使用状况，之后创建恰当的数字模型，来有效分析与处理有关信息，以此为档案资料的分类储存及管理提供便捷，促使档案利用效益得到提高。

（五）档案学科的发展

在大数据技术的发展和普及下，使民众越来越注重探究与发展档案学科，档案资料是在人们不断的实践活动当中形成的，同时又为实践活动而服务。所以，要想更加充分的探究档案学科，就应在大数据背景下持续总结实践活动给档案事业带来的影响和作用，以此来探究档案资料的价值以及来源等。并且大数据技术的发展与应用，会进一步推动人们对档案学科的探究，进而使得此学科获得更快更好的发展，同时给其提供了更加高效的数据处理模式。大数据的发展使档案学科体系以及性质变得更完善，档案研究目标也由过去的档案数据拓展到档案信息，在档案学科理论的基础上，把信息数据进行融合探究，更加有利于档案学科的完善以及进展。

二、大数据时代下档案管理工作的挑战

（一）档案管理环节处理面临挑战

大数据技术的发促使档案资料载体出现了巨大变化，从过去的相对滞后的数据形态和传播模式，已经转变为把信息系统当做驱动的发展趋势，信息系统逐渐成为当前各种档案数据信息产生、保存、传输、处理的平台。具体而言，大数据背景下档案资料的生成、保存、处理等工作环节都是在系统化的互联网平台中密切衔接的，深入开发与运用信息系统具有重大意义。通过大数据的支持，档案资源的数量成大幅度增长趋势，面对大量的档案资源，需要在以往的立卷工作中投入更多的人力、物力、财力，过去对档案的逐份鉴定方法已无法更好的满足当今时代的发展需求。当前诸多档案资源都是基于大数据非结构性、碎片化特征下形成的，其载体更加多元化，包括音频、文字、图片等各种格式的电子档案。另外，在政府实行无纸化办公的情况下，利用电子文件来传输政务信息，体现出了对互联网信息技术和计算机系统的高度依赖。多元化的电子档案给档案资源的使用提供多种多样的资源载体，使档案资源的传播模式更加丰富。档案管理工作当中的采集、整理、储存、使用等各个环节都迎来了互联网信息、云计算、大数据等先进技术的冲击

[3]。

（二）档案信息安全问题成难点

随着大数据技术的广泛运用，拓宽了人们获取档案信息的途径，但是在共享性、开放性都很强的网络环境当中，档案数据信息的安全问题也受到了越来越多人的关注。这一问题的出现体现于诸多因素，不但包含了理念因素、技术因素，还包括了法律法规层面的因素。根据宏观角度来分析，倘若泄露了我国机密级的档案资源势必会给我国带来无法挽回的重大损失，对我国安全和社会稳定产生严重影响。根据微观角度来分析，如果公民的个人隐私被泄露或是被恶意传播，就会极大程度上影响公民的日常生活和工作。但实际上，在大数据背景下，不管是国家级或是个人的档案资料，都潜存被恶意窃取和传播的风险。当前，大数据技术的发展为数字化档案管理确保信息资源的安全性，已成为了公民普遍关注的重点问题。

（三）档案管理人员素质面临的挑战

科学技术的迅速发展也推动了大数据技术的持续升级。然而，倘若相关工作人员未及时提升自己，就会出现管理效率低下的现象，无法很好的达到真实管理效应。同时，倘若档案管理人员未尽快适应社会发展步伐，未第一时间更新自身的理论知识，就会在技术方面呈现出较大弊端，无法在档案管理工作中切实发挥出大数据技术应有的价值与优势。

（四）传统档案管理思想面临的挑战

对比过去使用的档案管理方式，大数据背景下的档案管理工作更加重视信息数据的完整性和多元化。档案管理有关人员应具备极强的技术能力与更高的综合素质。当中，最显著的问题就是思想意识上的转变。首先，相关人员应对全面、充分的认识到档案信息的价值，信息使用过程中最主要的价值呈现就是档案资源，而并非文件；其次，应客观准确的意识到获得初始档案的意义；最后，形成并健全大数据思维观念，同时将其合理运用到具体工作当中，从而给企业精准决策提供可靠有力的参考依据[4]。

三、大数据时代下档案管理工作的发展对策

（一）利用智能工具，拓展资源获取渠道

在档案管理工作整个过程中，信息采集是最主要的内容之一，还是决定档案信息使用价值的重点。随着大数据技术的迅速发展，井喷式的产生了各种各样的数据资源，但大多数都是没有使用价值或是垃圾信息，倘若未精准有效的筛选，就会使得档案管理工作量增多。所以，在实际采集与整理档案信息的过程中，需要最大限度利用智能化工具，迅速完成信息检索，精准过滤那些与保存条件不符的资源数据，并把信息资源都保存到计算机硬盘中，后续通过加工、编辑处理之后当作档案留存。在网络信息技术的发展和智能终端设备的普及应用下，所有人都能够随时随地获取和共享信息，借助智能化工具，还能够有效筛选与识别互联网中的信息内容，以此确保了档案信息的持续优化。

（二）重视技术创新，保证档案信息安全

各种先进技术的运用是促进档案管理工作高效、顺利、良好实行的保障，然而在具体管理工作当中，也呈现出了诸多不足，其中档案信息管理的安全性就是较为棘手的一个问题。特别是对那些存储使用价值较高或涉及商业机密的档案信息，倘若由于管理不当被窃取、泄露，就会导致巨大损失。所以，在进行档案管理工作时应积极利用先进技术方式来确保档案信息的安全性，给此项工作的开展创建出安全良好的环境，持续提高档案管理系统的安全防护水平，保证档案资源的安全完整[5]。

（三）开展技能培训，适应档案管理需要

在大数据技术飞速发展的形势下，档案管理相关技术手段的进展也十分迅速，利用各种先进技术虽然可以在一定程度上提升档案管理效率、减轻工作量和人员压力，但也对相关人员的综合素养与技术能力提出了更加严格的需求。因为大多数管理工作者都无法熟练运用信息化管理系统，从而对管理效率和质量产生了很大影响。所以，为了促进信息化档案管理工作的顺利进行，就应积极组织相关工作人员进行技能培训活动，不断加强他们的信息化素养。同时，还应定期开展职业道德及责任意识方面的教育工作，从而给档案管理工作的高水平、高效率的落实提供坚实的人才基础。

（四）利用现代管理系统，实现精细化管理

当前信息技术发展十分迅速，推进了各种智能化、数字化管理系统的出现和使用。有关部门在进行档案管理工作时，应最大限度运用相应的软件工具来精细化管理档案信息。工作人员能够利用档案管理软件实现对相关信息数据的实时更新，比如，在管理人事档案的时候，就能够运用管理软件将某岗位人员的绩效状况和劳动成果实时添加进去，与办公以及档案的管理软件进行精准对接，把OA流转过程中形成的信息资源输入到档案管理软件当中，从而完成档案资源整个生命周期的管理。在这一过程中需要注意，使用信息化管理工具进行档案管理时，首先要求单位管理人员和基层工作人员充分意识到信息技术对此项工作的价值意义，单位应增加对信息技术的投入，比如合理引入信息化档案管理的软件、硬件设施等。其次，因为基于现代管理系统的精细化档案管理对有关人员有很高要求，不但需求其掌握扎实的理论知识，还应熟练掌握计算机设施的操作技能。所以，在开展信息化档案管理建设活动时，单位领导应高度重视对内部人才的培养和外部人才的引进，给档案管理队伍增添全新的活力，重视增加对现有人员的继续教育以及岗位培训，促使他们能够熟练操作档案管理系统，严格根据档案信息采集和管理制度的需求，开展高质量、高效率的档案信息管理和服务工作，促进整体档案管理质量的提升

[6]。

四、结束语

根据以上论述可知，随着大数据技术的迅猛发展，给人们的日常生活和工作带来了新模式，改变了过去的生活方式和习惯，促使人们应用与获取信息资源更加便捷，在这样的背景下，人们需要充分注重并掌握大数据时代下迎来的全新发展契机。另外，人们还需要清楚的意识到大数据技术的发展，使档案管理工作面临的挑战，以此持续做出革新优化，积极探索出一条稳定且长远的发展道路。

参考文献：

[1]霍燕兵. 浅谈大数据时代档案管理工作的挑战与机遇[J]. 数字技术与应用,2022,40(5):112-114.

[2]邱巧艳. 探析知识管理给档案管理者带来的挑战与机遇[J]. 办公室业务,2020,(19):94-95.

[3]邱巧艳. 云办公对档案管理工作带来的挑战与机遇[J]. 兰台内外,2020,(26):22-24.

[4]滕秀茹. 大数据时代档案管理工作的挑战与机遇[J]. 祖国,2019,(22):89-90.

[5]施颖. 大数据时代档案管理工作面临的挑战与机遇[J]. 黑龙江档案,2019,(5):86-87.

[6]方爱明. 大数据时代档案管理工作的机遇与挑战探究[J]. 中国管理信息化,2019,22(18):179-180.