档案管理信息化的科学发展路径与创新

档案管理信息化的科学发展路径与创新

王洪娜

克东县劳动人事争议仲裁院  黑龙江齐齐哈尔  邮编:164800

摘要：档案管理信息化发展必须以提高档案管理服务水平为根本目标，信息化建设必须推进档案管理服务模式创新。在实际作业环节中，各单位必须加强资金、资源的投入，强调技术、方法、制度、人才的支持，全面革新档案管理发展体系，使信息化管理理念和方法得到有效落实。对于档案管理工作人员来说，只有强化对主客体要素、环境要素以及中介要素的分析，明确档案管理信息化发展现存困境及突破口，提出个性化解决措施，才能实现档案管理信息化创新发展。

关键词：档案管理；信息化

一、档案管理信息化发展的现实意义

档案管理信息化发展意义重大，是档案管理改革的新方向，也是推进档案管理科学发展、转型升级的良好思路。结合实践不难发现，档案管理信息化发展的现实意义如下。

第一，提高工作质效。档案管理信息化发展，可以实现信息技术与档案管理工作的深度融合，基于先进技术全面革新工作模式，从根本上实现档案管理模式转型，使档案管理工作质效得以提升。这一过程中，可依托先进技术和设备减轻档案管理人员的工作量与工作压力，起到降本增效的作用。

第二，增强各类单位综合实力。档案可用于反映历史，也可用于预测未来。无论是政府部门还是企事业单位的内部管理，都需要以档案管理为基础。在实际作业环节中，档案管理信息化发展能进一步挖掘档案价值内涵，提高档案实用性，切实增强档案使用单位的综合实力。

第三，完善档案服务。档案管理本身具有服务价值，管理水平越高，服务能力越强。基于档案管理信息化发展，档案输入输出便捷性、档案信息的安全性与保密性、档案应用有效性都将得到提升，档案的综合服务水平也会得到提高。

第四，社会资源共享。档案是一种十分重要的社会资源，它对社会经济发展起到了关键性作用。随着档案事业发展，构建档案资源体系，打造档案强国成为档案事业的发展目标，而这一过程要求各单位做好档案管理以及数据共享工作。档案管理信息化发展是加速社会资源共享，提高档案应用便捷性和灵活性的有效方法。因此，强化档案管理信息化发展至关重要。

二、档案管理信息化建设要素

档案管理信息化发展不可一蹴而就。在档案管理信息化建设过程中必须强化建设要素分析和构建分析框架，以确保档案管理信息化的全面性和科学性。从现实角度来看，档案管理信息化建设要素主要分为四大类：主体要素、客体要素、中介要素、环境要素。这四种要素共同形成了档案管理信息化建设系统，且相互影响，相互促进。

档案管理信息化建设的中介要素，主要用于沟通主体和客体，即中介要素和主体要素可作用于客体要素。所以，档案管理信息化建设环节中的中介要素是不可或缺的。它是保证档案信息化管理顺利开展，档案价值作用有效发挥的基础。从现实角度来看，信息处理与共享技术、信息组织形式、档案管理流程、信息传播平台、大数据、区块链等都属于中介要素。档案管理信息化建设深受环境因素影响，所以在建设分析阶段需要强调环境要素分析。在实践中，档案管理信息化建设的环境要素同样有内外之分，外环境要素为宏观环境要素，即国家信息化政策；而内环境要素则属于微观环境要素，主要指档案管理信息化的软件和硬件环境。

三、档案管理信息化的发展困境

档案管理信息化建设之路已经开启，各级各类单位都在以信息化发展为目标推动档案管理模式转型升级。但从当前情况来看，档案管理信息化转型并不顺利，大部分单位都进入了发展瓶颈期，而这种普遍性现象的出现让档案管理信息化发展受到阻碍。国家虽然大力支持和倡导档案管理信息化建设，但仍有许多单位并未重视这一问题。无论是出于成本考量还是自身认知有误，很多单位的档案管理信息化建设基础都较为薄弱。在实际作业环节中，档案管理信息化的思想、制度以及物质基础都有待提升。此外，档案管理信息化建设过程中一直存在专业人才不足、档案载体转型不彻底、“信息孤岛”现象严重以及先进工作模式难以落实等问题。这暴露了现行工作模式的局限性，若无法妥善解决这些问题必然会导致档案管理信息化建设发展停滞不前。

四、档案管理信息化的创新发展路径

（一）夯实工作基础

档案管理信息化发展基础薄弱，是档案管理信息化创新发展难以顺利推进的根本原因。无论是思想层面的不重视，还是物质层面的不充足，抑或是制度层面的不健全，都导致档案管理信息化建设“无所依”，档案管理工作质效难以提升。基于此，提高档案管理信息化建设质量，实现档案管理信息化创新发展必须以夯实工作基础为落脚点。

1.思想基础

建立正确认知、提高重视程度、革新工作理念，是夯实档案管理信息化创新发展思想基础的三大步骤，也是打破思想基础薄弱桎梏，保证管理者思想先进的根本方法。在这一环节中，各单位管理层以及档案管理人员要进一步提高重视程度，使档案管理信息化发展理念深入人心，让档案管理信息化管理意识作用于实践。为此，各单位必须强调思想层面的正确引导，从思想上改变认知，转变思想，使管理层和档案管理人员高度重视档案管理信息化发展。

2.制度基础

档案管理信息化建设必须有制度支持，所以夯实制度基础十分必要。在实践中，应该强调管理制度建设及保障措施的落实，重视制度体系的成熟性和完善性，强调制度实施的可靠性。新修订的《中华人民共和国档案法》以及《“十四五”全国档案事业发展规划》是各单位档案管理信息化制度体系建设的主要依据，无论是政府部门还是企事业单位，在构建档案管理信息化建设方面的规章制度时，都必须遵循以上政策法规，保证制度建设方向的正确性。在实际作业环节中，还应该运用精细化管理思维推动档案信息化管理制度建设。

（二）优化平台建设

与传统的档案管理方式相比，档案管理信息化对人工的依赖性并不强。档案管理信息化更强调技术与平台支持。所以，档案管理信息化创新发展阶段，必须优化平台建设，以构建集成化、全面化、动态化的档案管理平台。从现实角度来看，政府部门、企事业单位的档案管理需求并不完全相同，档案资源的类型、数量、管理标准也存在差异，所以在构建档案管理平台时要“因地制宜”，重视个性化设计，保证档案管理系统的实用性。

（三）加速档案转型

档案管理信息化创新发展，同样需要重视档案资源管理，强调纸质档案重建，加速档案数字化转型，为实现档案管理信息化发展奠定良好资源基础。此外，必须强调档案数字化建设，基于OCR识别技术将老旧的纸质档案以电子档案形式重新录入归档，为提高档案管理便捷性，延长档案使用寿命和提高档案信息安全性奠定基础。

综上所述，档案管理信息化建设是实现档案事业高质量发展的必经之路，也是保证档案管理方法先进性、时代性和科学性的必然选择。对于各类单位而言，档案管理水平早已成为评价其核心竞争力的重要指标。优化档案管理模式，提高档案管理信息化创新发展能力，不仅对优化各类单位内部管理大有裨益，更对其激发发展潜力和增强综合竞争力十分有利。

参考文献

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[2] 张丽.信息化时代档案管理工作的难点与对策分析——《信息化时代的档案管理精要》[J].中国科技论文，2021,16(11):1277.