档案信息化建设的必然趋势与实现路径

档案信息化建设的必然趋势与实现路径

聂晓强

中国能源建设集团黑龙江能源建设有限公司  黑龙江哈尔滨  150001

【摘要】随着信息技术的发展,档案信息化管理是各类档案管理发展的必然趋势,也是现阶段提高档案管理效能的必然途径｡在新时期背景下,如何紧抓机遇加快档案信息化建设,实现档案管理水平提升,已成为企业档案管理面临的重要问题｡结合企业档案信息化建设现状,深入分析了档案信息化建设的必要性和影响因素,并针对性提出中职学校档案信息化建设策略,以期为企业档案信息化建设提供有益参考与借鉴｡

【关键词】档案管理;信息化建设;数字化

档案信息化建设是在档案管理部门的统一组织下,将现代信息技术应用到档案日常管理中的建设工程｡随着信息化技术在社会生活及各领域中的推广,档案信息化已成为必然趋势｡为更好地实现档案的数字化转型,2020年新修订的《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)新增了“信息化建设”这一专章,旨在通过信息网络技术,进行电子文件归档和电子档案管理,促进电子档案的共享和共用｡

1档案信息化建设已成为必然趋势

1.1档案信息化是档案工作新技术发展的必然结果

当前社会正处于云计算､大数据､物联网､人工智能普遍使用的时代,这类新技术在档案管理中的功能日益凸显,在面对急速增长的信息量､信息处理和信息传播需求时,传统的档案管理模式明显落伍,档案信息化管理以高速､高效､高量的优势应运而生｡如今,档案信息化管理已经成为全社会的一种普遍需求与行为｡

1.2档案信息化是档案管理发展的一个阶段性历程

随着与档案管理有关的科技成果不断推陈出新,档案事业也历经了一系列发展过程,档案信息化是档案自产生至今发展过程中诸多技术变迁的一种,现阶段档案信息化建设的目标,即是档案信息的数字化,档案信息的管理标准化以及档案信息的网络化｡

2档案信息化建设的重要意义

2.1档案信息化建设对档案管理工作的提质增效具有重要意义

档案管理工作量大､专业性强､使用频率高,传统的档案管理工作程序复杂且繁琐,且易产生错漏,需要耗费大量的人力物力进行查找与利用｡档案信息化建设有效缓解了上述问题,利用计算机和网络,能够实现快速全面检索,提高档案查询､管理的效率和质量｡

2.2档案信息化建设对档案事业的转型再发展具有重大意义

目前,我国信息化进程加快,档案事业呈现迅猛发展的势头,各地档案部门的管理理念也从单一保存式向档案的开发与利用等多元化方向转变,档案的信息化建设能够在档案的信息挖掘､归纳整理方面,丰富档案管理内涵,提升档案服务质量,在社会发展的过程中充分发挥档案的重要作用,促进档案事业的转型              发展｡

3档案信息化建设现状及面临的主要问题

3.1对档案信息化建设的认识不够全面

首先,档案信息化是指将社会､文化､经济､政治等信息整合,然后通过现代信息技术促进档案资源的共享和利用｡具体来讲,就是将传统纸质档案转化为数字形式,结合信息化平台等手段,实现档案信息的共享,提升档案管理工作的效率及科学性｡档案管理传统观念就是对档案进行整理和保存,如今信息资源的重要性越来越凸显,档案信息化管理的核心就是资源的“共享”和“利用”,而不仅仅局限于把档案保存好,方便查阅,部分档案工作者传统守旧,对于档案信息化缺乏全面认知,一定程度上影响了档案信息化的进程｡

3.2档案信息化建设的资源分配不均

档案信息化最基础的工作就是将纸质､音频和视频等资料转化为信息化存储,扫描及记录的精度决定了信息化的质量,这些都少不了设施及设备的支撑｡从目前档案信息化进程不难看出,基层档案部门在这一方面较为薄弱｡档案信息化建设资金不足,导致基层档案部门软硬件基础设施购置不完善,缺乏专业的信息处理系统､扫描仪器､声像档案采集系统､磁盘阵列及微缩档案胶片采集机等软硬件｡另一方面,一些档案部门虽然配备了一定仪器设施,但是由于思想重视程度不够或技术受限,没有真正发挥这些仪器的最大效用,造成一定程度上的资源浪费｡对于档案陈列室､数字化用房等专门用于档案信息化的场所,在基层单位,尤其是高校和企业也很少见,对档案信息化造成了一定阻碍｡

3.3档案信息化建设专门人才稀缺

档案管理工作有一定的复杂性,特别是档案信息化过程中需要大量档案管理､信息技术类专业人才｡但目前大学档案专业属于冷门,档案相关部门工作强度大､难显成绩,薪资待遇一般,难以吸引优秀人才投入档案信息化事业中｡现有的大多数人员工作结构固化,学习意识不强,难以适应飞速发展的现代信息技术,尽管通过一定的培训能够提高业务水平,但与专业人员相比,能力明显不足,在档案信息化大趋势下,显得较为被动｡此外,档案人才队伍一般为劳务派遣或事业编制人员,一些能力突出的工作者通过遴选或考公务员等方式离开档案管理队伍,因此,信息化建设人才不断流失｡从总体情况来看,专业人才缺乏是制约档案信息化建设的一个重要              因素｡

4推进档案信息化建设的措施

4.1构建档案信息化建设资源及信息服务系统

档案管理水平的提升对推动党和国家事业发展具有重要作用｡要切实增强档案信息化建设的有效性,提高档案信息化的效率和质量,有关部门需加大财政投入,购置建设所需的高质量扫描仪､计算机､信息化管理系统等基础软硬件,为档案信息化建设奠定基本的物质基础｡在此基础上,按重要等级对档案进行分类管理,利用专业信息设备及系统,可实现对档案资源的采集､整理､存储､利用等,从而建立集成平台,即档案信息资源库,真正达到高效管理､共享和应用的要求｡同时,可对管理流程进行科学优化,提升管理              效率｡

4.2加强人才队伍建设,保障资金投入

随着信息技术的发展,档案信息化建设日益呈现专业化､前沿化发展特点,即新兴技术应用日益增加,信息安全风险保障和系统可靠性要求高,而企业普遍缺乏信息技术专业人才,尤其是前沿信息技术人才,导致档案信息化建设先天不足,对档案信息需求分析和新技术应用分析前瞻性不足,容易造成档案重复建设和资金浪费问题｡因此,企业应加强信息化专业技术人才的招聘､选拔､培养和任用,优先招聘和任用具有与档案信息化项目相关的专业技术人才,建立健全企业专业信息化人才队伍,为企业档案信息化建设提供人才保障｡

4.3完善档案数据科学管理制度

一是完善监督管理制度｡完善的监督管理机制是档案信息化高效发展的前提,因此,在信息化过程中,针对新问题､新漏洞,需要及时调整完善管理流程,确保档案管理过程中的科学规范｡此外,需利用信息技术手段对档案管理的全过程进行监督,及时应对,并形成长效管理和监督机制｡二是完善安全保密制度｡档案的安全性是档案管理的重要环节,要确保档案的安全性,首先要完善档案数据安全管理制度,制定档案数据安全工作规范,细化责任范围｡在档案信息化建设中,要改善网络环境,加强网络安全防护体系建设,使用先进技术,抵御黑客等入侵,从而保障档案信息在传输及共享过程的安全｡运行维护人员应定期实施运维,提升电子档案的管理效率和安全性｡

5结语

新时期背景下,档案资源利用价值日益凸显,加强档案信息化建设是顺应时代发展和企业发展要求的必然举措,也是提高企业档案服务质量､服务效率的重要路径｡在档案信息化建设中,档案管理部门应根据档案管理需求合理确定档案信息系统技术架构,建立健全档案信息化建设制度,加大人力和资金保障力度,提高档案管理人员信息安全意识,确保档案信息化建设工作有序､稳步推进｡

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