档案信息化建设的必然性与可行性刍议

档案信息化建设的必然性与可行性刍议

林玉琴

广东威恒输变电工程有限公司528000

摘要：从1979年起，中央档案馆、国家档案局等机构就装备了计算机，对档案信息化管理课题进行了研究和实验，这是我国档案信息化的起步阶段。在档案信息化管理过程中，学者们对其信息化管理中存在的问题进行不断探索和研究，看法主要集中在缺乏专业人才、投资力度不够、重视程度不足、技术不达标等方面。本人将在前人研究的基础上，对档案信息化管理进行系统分析、研究，以另一种角度探讨存在的问题，并提出相应对策。这种研究不是笼统、宽泛地对档案信息化管理中存在问题进行分析，而是结合实际问题有针对性地进行梳理，加以解决，对档案信息化管理建设将有一定的意义。基于此，对档案信息化建设的必然性与可行性进行研究，以供参考。

关键词：档案;信息化建设;必然性;可行性

引言

档案信息化建设是在各级档案管理部门将现代信息技术应用到档案管理中的建设工程。随着信息化技术在社会生活及各领域中的广泛应用，档案信息化建设已成为必然趋势。为更好地实现档案的数字化转型，2021年实行的新《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）新增“信息化建设”专章，旨在通过信息网络技术，进行电子文件归档和电子档案管理，促进电子档案的共享和共用。

1档案信息化建设发展的必然性

1.1档案信息化是档案工作新技术发展的必然结果

文件管理是劳动密集型的、专业的和经常性的。传统的文件管理流程非常复杂，容易出错，而且需要大量的员工。文件信息构建利用云计算、大型数据、物理网络、人工智能等新技术。以解决传统文件管理模型的缺点，实现快速、高效和高质量的效益。管理文件信息对于归档的发展至关重要。

1.2信息化进入档案管理及档案服务的全过程

关于在档案管理和文件服务中建立信息技术的新章节是信息检索的必要成果。文件信息已成为一项需要，需要标准化管理。在实践中，无论是政府机构还是普通公众，对信息的需求都在增加，文件使用的频率在逐年增加，使用范围也在不断扩大。文件信息的构建满足了各种要求，充分利用了文件信息服务的优势，促进了文件企业的科学发展。

1.3档案信息化是档案管理发展的必经阶段

随着文件管理领域的创新，归档经历了一系列开发过程，文件信息是开发过程中许多技术变革之一。文件信息的构建扩大了文件管理的内容，提高了文件服务的质量，充分发挥了文件在社会发展中的重要作用，促进了文件转换过程。

2当前档案信息化管理中存在问题

2.1档案信息化存在安全隐患

人为因素是档案信息安全的决定因素，从业者技术原因导致的操作失误，可能使档案系统数据信息遭到破坏或丢失，影响系统无法正常安全运行。另外，一些居心不良的管理者修改或破坏档案信息，造成档案信息的失真或丢失，严重影响档案信息管理的质量。随着信息技术的高速发展，互联网在各个行业得到普及，网络病毒也相伴而生，电脑黑客攻击网络信息的案例屡见不鲜，非法窃取网络信息资料，给档案信息维护造成巨大挑战，网络安全不容忽视。目前，我国档案信息化立法方面比较滞后，没有相应的法律法规可直接利用，相关法律的缺失导致解决信息化管理过程中的问题困难重重。另外，在物理安全方面，网络系统弱电工程极易受火灾、洪水、地震等自然因素的影响，工作设备电磁干扰、线路截取和冗余设计，都直接影响系统的安全运行，造成档案信息丢失或损坏。

2.2资金及人员投入不够

一些企业档案方面投入的资金和人员不足，档案信息化建设举步维艰。对档案工作的投入不够，致使档案信息化建设滞后。特别是缺少经费和人员，致使档案信息管理平台建设进展缓慢，水平较低，档案信息资源的共享不足，档案信息利用成效较低。产生这些问题的主要原因是领导重视不够，档案信息化建设推进力度不够。

3档案信息化建设的可行性措施

3.1建立健全档案信息化安全管理制度

随着档案信息化管理在各行各业的普及，为加强档案信息安全管理，规范电子文件的归档管理，保障电子档案信息的安全保管和有效利用，应重点健全以下制度：一方面，通过健全的管理制度管人管事，推动管理走向规范化、制度化。另一方面，要提高从业人员对这些制度的操作流程和熟悉程度。与此同时，尤其要重视网络安全问题，随着网络技术发展而出现的黑客技术、网络攻击行为，对信息化档案的安全防范提出更高要求，因此在档案信息化建设过程中各单位要对档案信息安全问题引起足够重视，从技术方面要高标准配置规范安全防护软件，确保档案信息文件的安全性和完整性，杜绝泄密事件的发生。

3.2进一步重视企业档案信息化建设

企业的发展离不开先进的生产经营，但也离不开档案管理等基础性工作。企业档案是企业发展的历史记录，记载了企业在不同发展时期的关键数据。通过这些档案，能够研究企业的决策变化、可喜的成绩和过去的经验、教训等，能进一步帮助企业科学决策、做出战略规划。在现代企业制度下，企业档案工作如果还是局限于传统的档案管理工作，不思进取，必将成为企业管理的短板。因此，企业档案管理人员应紧跟时代潮流，转变思想，开展以信息技术为支撑的档案管理模式和服务方式的探索，在收集、整理、保存等工作之外，还应该运用现代信息技术，开发企业档案，为企业发展做出档案人的贡献。应清楚地认识到企业档案信息化工作是新时代档案工作的新方向和新要求，要大力宣传档案信息化工作的内容、方式，在企业内部形成大家都重视档案信息化的良好局面。应以宣传贯彻新《档案法》为契机，多汇报、多请示，让企业有关领导进一步重视档案信息化工作，并深入分析企业档案信息化工作中遇到的困难和问题，将档案信息化纳入企业信息化规划中，进而增加档案信息化建设在人力、物力、设备、技术支持方面的投入，以及计算机软件系统和硬件设施的投入，确保档案信息化建设必需的基础设备到位，使得企业档案信息化建设迈入正轨，有效推进，取得实效。

3.3实现档案自动化管理

在社会发展新形势下，电子档案系统的优化设计应用变得尤为重要，其能够辅助档案机构实现档案的自动化建设管理目标。因此，为了更好地满足现代化档案管理工作需求，方便用户高效查阅档案信息内容，可以对档案信息进行科学等级划分，并把能够对外公开的档案信息内容优化制作成电子档案，有效上传至档案官方网络平台中，指引用户进行检索，查询自身所需的档案信息。电子档案系统的搭建是由机构主管部门的相关工作人员进行的，且其还需要加强对该系统的日常维护管理，使广大用户能够切身体验到优质便捷的电子档案服务。除此之外，信息化技术辅助下的电子档案的建立，还能够有效减轻档案管理人员的日常工作量，避免因频繁翻阅纸质档案资料造成重要资料损毁，充分保障档案信息资源的安全。

结束语

信息化时代下，我国档案建设发展要与时俱进，跟上时代前进的脚步。档案管理人员必须及时更新自身的档案信息化建设与档案管理工作理念，注重提升自身的实践创新意识和能力，自主学习并掌握各种先进的信息化管理技术，完善档案管理的内容与方式，最大程度地提升档案信息化建设与档案管理水平，从而有效满足档案服务社会的发展要求，为广大用户提供优质可靠的档案综合服务。

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