新时期如何做好人事档案管理工作

新时期如何做好人事档案管理工作

张艺馨

海安市水务集团有限公司 江苏南通 226000

摘要：随着人事制度的不断更新，对人事档案管理工作也提出了更高的要求.为了进一步深化人事档案管理方式，拓宽人事档案管理范畴，充实人事档案管理内容，使其向着科学化和制度化方向发展，我们需要改革目前人事档案管理工作中存在的弊端，做好新时期的认识档案管理工作，使人事档案管理工作能够健康有序地发展，为新形势下人事档案管理工作的发展提供参考。

关键词：新形势；人事档案管理；提高；工作

人事档案是人事管理活动中形成的原始记录，作为用人单位培养、选拔和使用人员的重要依据，在社会各个行业中均具有举足轻重的作用。新时代新的社会背景下，人事档案管理的内容和要求也发生了新的变化，人事档案工作者必须准确把握新形势新要求，与时俱进，主动服务，促进人事档案管理更好地服务于社会各项事业。

一、人事档案管理的基本内容

人事档案管理指的是将人事档案收集、整理、保管、检定、统计以及其他提供利用的活动。通常在组织人事管理活动中会生成人事档案，其中具体记录个人经历以及德才表现，并且将个人与组织连接起来，作为留待后续考查的文件资料。人事档案中具体记录的内容有：个人经历、学历、社会关系、思想品德、工作情况、业务能力、奖罚情况。人事档案管理的主要依据是健全的保管制度，其基本内容可以分为五个部分：材料归档制度、转递制度、检查审核制度、保卫保密制度、统计制度。在现今市场新形势下，由于社会企业组织管理内容及要求的变化，人事档案管理的内容也发生了巨大变化，企业组织为适应新形势变化，应在新的模块采取新的措施。

二、提高对人事档案管理工作的重视

人事档案管理是领导层知人用人的重要依据，并且人事档案管理工作具有业务量大、政策性强、专业性强、涉及内容广的特点。因此，为做好人事档案管理工作，以适应新形势下的市场环境，单位及组织应从以下两个方面提升对人事档案管理工作的重视程度。首先，深入开展人事档案管理工作，建立起专门的人事档案管理工作审核小组，对日常的人事档案管理工作情况进行审核，并定期开展人事档案管理工作报告会，针对在工作中产生的问题，要善于探究解决方案，进而使问题得到及时地解决。其次，规范化人事档案管理工作建设，是全面提高个人及单位对人事档案管理重视程度的重要手段。在进行人事档案管理工作时，档案的真实性是至关重要的。因此，人事档案管理需要建立相关的工作制度，要做到人员与责任的统一，将具体工作内容及责任落实到个人身上，以此提高工作人员对人事档案管理工作的重视程度。同时监督制度也要充分落实，避免人事档案管理工作人员出现监守自盗、贪污受贿情况的发生。

三、健全制度，保障人事档案管理操作规范

人事档案内容反映个人情况全貌，并根据人生轨迹的延伸及时进行补充，记录客观真实、完整齐全，直接为现实工作服务，同时人事档案的管理须坚持“档随人走”和保密管理的原则，概括来讲，即人事档案具有全面性、现实性、真实性、动态性、流动性、机密性六个特点。因而，要建立健全人事档案管理制度，从最大程度上保障人事档案管理的操作规范和有效利用。建立人事档案管理制度体系应当遵循规范化、高效化、科学化的原则，且应当包含人事档案的归档、保管、利用、安全、保密等一系列的操作规范。规章制度的建立必须符合单位特点和人事档案管理实际，以适应人事档案管理工作发展的需要。同时具有可操作性，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。

四、适应形势，加快人事档案信息化进程

面对新时代信息技术高速发展的新形势，很多单位在人事档案管理工作中还依然墨守成规、故步自封，迷恋传统纸质档案建立和保管的方式，缺乏建立电子档案、进行网络查询与检索的意识，致使人事档案管理工作效率极低。人事档案管理只有实现信息化、现代化，才能为各项社会事业的发展提供更加高效的、优质的服务。目前，加大对人事档案信息化的人力、物力、财力的投入，完善信息化建设的基础设施，选拔和培养管理专业人才等，都是人事档案信息化建设的必要措施。各级各类人事档案部门要全面应用现代信息技术，加强人事档案资源的合理配置和科学管理，有计划分步骤地进行人事档案数字化工作，建立完整的人事档案信息数据库，利用计算机技术和网络技术，促使人事档案管理早日实现信息化、网络化，做到人事档案信息有效共享，不断提升人事档案管理水平和利用率。

五、强化意识，做好人事档案信息服务工作

人事档案管理工作包括收集、鉴别、整理、保管、转递、统计和利用等诸多环节，而利用是人事档案管理工作的中心环节，而其他环节工作的质量在利用环节会得到充分地检验。档案材料缺少、无用、归类不当、破损等问题都会在利用环节展现。通过利用，可发现其他环节的疏漏和不足，及时纠正、补救、改进，完善基础工作，而基础工作的完善又会进一步促进利用工作。如此良性循环，就会不断推动整个人事档案管理工作的发展和水平的提高。最大化地提高人事档案的利用率，才能实现人事档案管理工作的意义和价值。与此同时，必须要注意到人事档案保密性的特点，妥善处理好人事档案保密和开发利用的关系。人事档案管理人员一方面要树立信息服务理念，为使用单位提供针对性地服务，保证人事档案的个体材料客观真实；另一方面要注意人事档案属于党和国家的机密，任何人不得泄露和私自保存人事档案材料，不能无条件地提供服务。人事档案在通过查阅、借出、出具证明材料等途径进行利用时，必须严格遵循相应程序和手续，这是保证人事档案管理秩序的重要手段，也是维护人事档案完整安全的重要保证。

六、不断学习，提高人事档案管理工作者的素养

人事档案管理工作的发展离不开人事档案管理工作者的坚守和不断的开拓创新。作为人事档案管理工作者，应加强学习，着力于提升以下专业素养。首先，要树立坚定的服务意识。人事档案管理工作繁杂而琐碎，其管理工作者应具有高度责任心，同时要强化淡泊名利、甘于奉献、乐于助人的服务意识。有了坚定的服务意识，才能满腔热忱地为利用者服务，积极主动地做好各项服务工作。其次，要全面加强和提高业务素质和政治水平，注重人事档案管理业务知识的学习，提高服务质量。人事档案管理单位要充分挖掘人事档案管理工作者想做事、做成事的激情和潜能，增强人事档案管理工作者学习的针对性，积极落实有效的专业素质培养机制，促使档案管理工作者及时掌握更加先进的信息服务技术，培养各领域专业人事档案管理工作者。再次，人事档案管理工作者要树立职业理想，真正成为知识的提供者，将工作的重心由实体管理转向信息管理、知识管理，为需求者提供高质量的信息服务。这样才能不断创新，促进新时代人事档案管理工作的不断发展。

结语

本文的研究目的是做好人事档案管理工作以适应新形势的社会背景，由此提出以下几点措施：全面提高单位及个人对人事档案管理工作的重视、建立人事档案管理的人才队伍、加快人事档案信息化管理的建设。做好人事档案管理工作是一个任重而道远的工作，这不仅需要单位及组织有所投入，还需要人事档案管理工作人员提高个人的专业水平，这样才能适应新形势下的社会市场背景，为单位及组织带来更好的发展前景。

参考文献：

[1]董茜.新形势下如何做好人事档案管理工作[J].中国新通信，2016，18（6）.

[2]潘涓.做好新形势下人事档案管理工作的几点思考[J].山东人力资源和社会保障，2016（4）：26-27.

[3]程淑梅.如何做好新形势下干部人事档案管理工作探究[J].青年时代，2016（17）：251-251.