建筑工程资料管理的现状及改进措施

建筑工程资料管理的现状及改进措施

李曦, ,通讯作者：刘伟

山东协和学院 山东省济南市 250107

摘 要：建筑工程资料是在施工过程中积累而成的重要文件材料，对建筑工程资料进行管理是一项既繁琐又重要的工作，需要对施工资格证书、工程合同、工程质量控制资料等重要性文件进行严格妥善的保管，如果出现损坏或遗失等情况，就会有可能给工程建设带来一定的困难。因此，建筑工程资料管理工作对工程项目施工的顺利开展有着深远而必不可少的意义。

关键词：建筑工程资料；管理工作；现状分析；改进措施

一、建筑工程资料管理现状

1、工程资料管理制度不完善

现阶段仍有部分施工单位在工程资料工作上存在管理制度不完善的问题，造成工程资料损毁或遗失等情况出现。当有关主管部门进行检查时，施工单位才赶忙查找或编制工程资料以应付检查。还有些施工单位即便形成了工程资料管理制度，却缺乏应有的执行力度，管理制度形同摆设，没有责任到人，导致相关责任者没有及时收集工程资料或者根本没有设立专职的资料管理员担任工作。

2、工程资料编制流程不规范

有些施工单位没有形成规范的资料编制流程，导致在资料的编制过程中，经常会出问题，如对资料进行随意修改，把原来的资料直接去掉，或改人不签名；不对复印件式的资料进行盖章备注；某些资料的结论不准确；竣工图与规范要求不符合；签字不按要求等等，严重缺乏规范性。更有甚者，有些单位的工程资料编制比实际施工的进度要慢；项目完工后才进行资料编制，导致工程资料严重缺乏及时性和真实性。

3、工程资料缺乏合理的保存机制

目前，大部分施工单位在建设完工且经验收交接后没有保存好工程资料和构建合理的保存机制。由于管理机制不健全，导致相关工程资料没有按规范进行装订或保存，导致工程资料混乱或丢失，甚至资料外借没有归还等，使工程资料缺乏严谨性和完整性，导致提取工程资料时变得更加繁琐，从而加大了工作量。

4、工程资料的利用率不够

在施工过程中出现部分问题时，相关负责人只是根据已有的经验和记忆来寻找问题，而不是及时地查阅相关的工程资料。在项目完工交付后，对建筑出现质量的问题，只是寻找原来的施工人员进行了解相关的情况，而不是及时到相关的档案馆寻找和查询工程的技术资料。

5、工程资料没有形成信息化管理

有部分施工单位的工程资料循序化管理水平还比较薄弱，仍然使用纸质化管理。这种资料管理方式有严重的滞后性。在对工程资料进行分类和整理时，工作人员完全照搬别的企业关于资料的管理目录或完全根据以往经验操作，依然采用人工检索的方式，导致了工作效率大大降低，无法实现工程资料的有效管理。

二、探讨建筑工程资料管理的改进措施

1、建立完善的工程资料管理机制

切实把工程资料管理中的所有环节都进行细化，建立完善的相关制度要求，明确规定出每个资料编制者的具体工作和责任。首先，对资料编制与管理的相关流程、资料编制的具体内容、资料书写的统一规范、存档流程以及归档职责等都要做出详细的规定，并按规定执行。同时建立健全施工资料管理部门，实行资料管理责任制。此外，还要建立相关的监督机制，要定期检查工程资料的编制和管理工作，并做到及时地归档，同时选派优秀的专业人员整编施工资料，从而确保工程资料的全面性和及时性。

2、加强工程资料管理的重视度

各级政府建筑管理部门要采取多项措施，加强对建筑工程施工单位、监理单位、建设单位相关人员的专业培训，使其认识到工程技术资料管理的必要性和重要性。首先是要加强施工单位及监理单位负责人的责任意识，加大对技术资料管理的重视，增加人员、经费、设备，确保工程技术资料管理的基本条件到位充足。其次，要对工程师、施工技术人员等有关人员开展技术资料管理培训，掌握工程技术资料填写的要领、格式及验收流程等。最后，施工单位要落实工程资料管理重视度，根据实际情况编制管理完善的制度，并实施有效的执行，使资料管理者增强业务素质和责任感，做好资料管理的工作，为工程资料进行规范的管理创造出良好的基础条件。

3、增加工程资料的管理措施

工程资料最基本的要求就是资料的真实性和准确性，从承建工程开工之日起，应指定专人负责管理工程技术资料，实行逐项跟踪收集，使资料的整理和工程进度得同步进行，保证工程技术资料记录与收集的及时性。所以一定要保证施工资料管理的时效性，对相关的施工资料要及时地编制，对工程相关的数据不能进行造假，应根据工程质量的实际情况实量实测。施工资料的编制必须要与工程的进度保持一致，要全面记录和整编工程开展的过程状态，对设备和材料的运送过程和质量要做到及时、真实、准确地调查和记录，从而确保资料编制的全面性。

4、提高资料管理人员的综合素质

增加对工程资料管理人员的培训次数，定期进行资料管理与国家新规范、新标准的培训，帮助他们掌握必备的建筑专业知识、档案管理和操作应用软件的能力，从而提高其业务素质、职业道德和综合能力。通过对管理人员进行系统的教育，从而提高其管理方面的基础知识和技术水平，组建一支管理技术水平和职业道德素质齐备的专业人才队伍，使其在工作中严格遵循和执行企业的工程资料管理规范制度，进而提高工程资料管理的工作效率，做好工作分工，使资料的编制和管理工作做到人尽其才。

5、强化各单位间的沟通与交流

在工程项目施工过程中，由于很多资料都要得到建设单位、监理单位和设计单位的签认，因而施工单位、建设单位和监理单位都必须经常进行有效的沟通与交流，从而避免产生不必要的疑惑或矛盾。对于相关的表格填写和文件签订，三方都要进行沟通、交流、协调和确定，然后进行正确的填写和签认，以避免因填写不正确而导致签认失效造成再次返工的后果。总之，三方都要通过积极的沟通与交流，共识工程资料具体的编制要求，使施工技术资料能够得到规范的确认与保存。

6、推动工程资料管理信息现代化

随着现代信息技术的发展和推广应用，工程资料必然要进行管理的改革，实现信息现代化。可以通过研发工程资料管理的科学性软件，建立完整的资料数据库，实现对资料的有效管理，进而推动资料管理的高效化与规范化。

三、总结

总之，建筑工程资料是建设项目施工过程的形式转化，其可以通过文字、图片等内容实时有效地把施工过程中所涉及到的工程验收、质量评定、基础资料等状况保存下来，能够为见证工程质量是否合格提供依据，以及记录了工程建筑的各项指标是否符合要求，同时也可以客观真实地反映了一个建筑企业的实力和工程项目的成果。因而，在当今建筑行业施工技术水平和工程规范标准的不断提升，施工单位必须从基本上做好建筑工程资料管理的工作，推动建筑企业工程资料管理朝着规范化、标准化和现代化方向发展，从而跟上先进的施工技术步伐。

参考文献

[1]GB/T50328-2001建设工程文件归档整理规范[S1.中国建筑工业出版社，2001.

[2]JGJ/T185-2009建筑工程资料管理规程[S].中国建筑工业出版社，2009.

[3]陈梅芳.建筑工程技术资料管理存在的问题及措施探究[J]建筑设计管理，2011,(04):40.