人力资源管理与档案管理信息系统构建及应用探讨

人力资源管理与档案管理信息系统构建及应用探讨

李永龙

新特能源股份有限公司     新疆乌鲁木齐市  831408

摘要:人力资源管理决定着企业能否实现高效的人力资源配置，也决定了企业能否进一步提高内部管理的效率和质量，因此在信息化时代推动人力资源管理的信息化发展，促进人事档案管理信息系统的建立，不仅能够帮助企业更加高效地实现人力资源数据的有效沟通，还能够为企业未来的人事调配提供更加科学的参考依据，让企业的工作效率和工作质量都获得显著提升，为企业谋求更多的经济效益。

关键词：人力资源管理；档案管理；信息系统

中图分类号：G271文献标识码：A

引言

人事档案可以简单理解为在企业人力资源管理与人事活动中形成的员工信息资料，作为人力资源管理的重要组成部分和主要工作内容，企业可以通过人力资源档案进一步查看了解员工的基本工作情况、教育背景、才能品行。既是绩效考核的第一手资料，又是人才选拔与任用的重要依据。为了更好地推动企业人力资源管理工作的稳健发展，应全面提升人力资源档案管理的质效水平。

1 人力资源管理与档案管理信息系统构建的重要性

在人力资源的管理中，人事档案管理是极为重要的组成部分，覆盖职工个人档案收集、处理、存放、分析和评定的每一个环节。在进行人事方案管理的过程中，传统的人力资源管理及档案管理是完全依靠人工实现的，由工作人员将职工的各项数据形成档案文件并存放在档案案中，并通过统一编号将档案袋放在特定存储位置，以便随时调阅和使用。长期以来这种档案管理方式成为人力资源管理的重要手段，但随着企业规模的不断扩大，人力资源管理的范围和内容也越来越广，如果依然采用人工处理档案的方式，会降低企业人力资源管理的效率，容易在档案管理的过程中出现人工难以解决的问题，并且随着大量资源的不断积压，有可能导致档案中的记录内容与实际情况不相符，无法及时对档案进行更新，从而带来许多问题。在这样的背景下，档案管理信息系统构建就显得势在必行，其不仅能够通过高效的计算机处理解决档案管理中存在的问题，还能够实现实时的数据分析和数据更新，能够随时随地快速调阅人力资源和人事档案的相关信息，有利于进一步减轻人事部门工作人员的工作压力，降低人工操作带来的高额成本，还能够提高人事档案管理的精确度，避免企业出现损失。

2 应用现状

2.1 对档案重视度不足

档案管理是企业人力资源管理工作的重要内容，要保证管理的常规化和日常化，才能确保其为人力资源管理提供可靠的员工动态信息。然而长期以来，许多企业都未能认识到人力资源档案管理工作的重要性，在档案管理部门的规划设置、人才培养、资金设备等方面的投入力度不足，不仅缺少专业性强的人事档案管理人员，相关硬件设备的升级和软件的更新也不及时，档案管理边缘化问题严重。往往只在有人事调动需要时，才对人事档案进行整理分类和分析，严重影响了企业人力资源管理工作的有序开展。不仅如此，由于单位重视度不足，人事档案管理的观念相对落后，虽然引进了信息化管理设备和软件系统，但许多档案管理人员还坚持着纸质化的管理模式。在新经济发展环境下，档案管理的质效水平不高，在提取相关人事资料的过程中，浪费了大量的时间成本。

2.2 数据安全保密性能差、难以实现动态管理和实时数据分析

传统的人力资源管理和档案信息管理过程中，往往是通过纸质档案和人工处理修改的方式来进行档案数据的更新与保存。但是随着档案资源的不断增多，不仅要在企业内部占据较大的档案存放空间，还不利于人力资源管理人员进行有效的档案整理和检查，在进行档案信息的更新时也相对滞后、缓慢，无法做到实时更新和动态管理。并且纸质档案易受潮、易损坏，并且很容易被人为修改，因此不具备较高的保密性和安全性。因此随着企业发展需求的不断提升，对人力资源管理和档案管理也提出了更高的要求，在这样的背景下，传统的人力资源和档案管理方式已经不能适应更加高效的企业发展模式，需要进一步提高档案信息管理的安全性能，并且实现档案信息的实时分析和动态管理，才能够满足企业不断扩大的发展需求，为企业的长远发展奠定良好的基础。

3 人力资源管理与档案管理信息系统构建及应用策略

3.1 提高档案管理重视度

为了有效提升管理质量，企业领导和管理部门应全面深入地认识到档案管理对企业人力资源管理的重要性，正确认识新时期人力资源档案管理的关键点，充分认识强化人事档案管理对提升企业核心竞争力的作用，并将该项管理工作纳入企业可持续发展的战略决策中。在新经济环境下的人资管理工作中，务必要加强对档案管理的系统认识，从夯实人资管理与档案管理基础入手，全面支持人力资源档案管理工作的有效落实和科学推进。自上而下地强化人事档案管理意识，形成管理认识梯度，实现档案管理工作的全覆盖，将人事档案的收集、整理、分类、建档、调取等一系列步骤形成标准化流程系统。同时，还要加大对人事档案管理的资金、技术与管理投入力度，提供坚实后方保障。通过进一步完善档案管理工作的基础设备设施，引入更先进且操作便捷的档案管理设备与软件系统，构建智能档案室，以此来提高人力资源档案管理的效率和质量，全面提升档案管理执行力度，保证档案识别的精准性，提高档案归纳整理的完整度。不仅如此，为了更好地保证档案管理的安全性，对于纸质档案要加强消防安全警报，并做好电子信息的及时录入与更新。

3.2 提高系统安全管理，保证档案的安全性

企业在构建人力资源管理与档案管理信息系统时，需要为信息系统建立起防火墙，阻隔外界病毒、木马和黑客的入侵，避免企业的档案数据受到损坏或盗用，以此来提高系统的安全性。除此之外，企业还需要定期运行杀毒系统，对信息系统进行病毒查杀，为信息系统的运行创造一个安全良好的环境。同时企业需要对人力资源管理部门的工作人员进行教育，规范工作人员的操作行为，坚决禁止擅自修改档案数据、删除档案数据的违规违纪行为，严格要求工作人员按照相应流程办事，减少在操作中的失误，避免对档案数据造成破坏。

3.3 强化人事档案信息化建设步伐

人事档案建设信息化是人事档案管理改革的必由之路，也是档案管理工作适应时代发展的应有之义，要在人事档案管理改革中明确信息化管理的重要性，强化信息化的应用，对原有的纸质化档案逐步进行信息化录入，及时进行档案扫描、图像存储、数据链接等工作，推动纸质档案信息化的进程。要对各级各类档案管理人员进行业务培训，增强其在人事档案管理中信息化的使用程度，使其能够熟练掌握并使用信息化档案管理工具及手段，将档案信息化与各项服务工作有机结合，切实提升档案管理人员的服务意识及能力。此外，强化人事档案信息还需要及时对人事档案进行更新，让人事档案能够真实反映出人才当下的真实情况，为用人单位及我国整体人才建设提供一定的参考。

结束语

综上所述，构建人力资源管理与档案管理信息系统，是企业信息化发展的必然选择，能够有效提高企业人力资源管理与档案管理的质量与效率。因此企业应该做好信息系统基础设施建设，为信息系统建立统一的管理标准，加强信息系统的安全防护，不断提高管理人员的管理水平，才能够真正落实信息化发展战略。

参考文献

[1] 辛克盛,王永红.人力资源管理视角下的高校人事档案信息化建设[J].办公室业务,2021(10):107-108.

[2] 李琳琳，肖惠林.浅析企业人力资源管理对人事档案管理工作的要求[J].中国有色金属，2020.

[3] 罗博.人力资源管理中人事档案管理出现的问题探讨[J].魅力中国,2020(35):310.