科研秘书岗位服务及创新方法浅谈

科研秘书岗位服务及创新方法浅谈

韩珺

西安交通大学城市学院

随着高校体制改革的发展，学院的自主管理权增强，科研秘书一方面要加强学院的科研管理工作，另一方面要服务于科研教师和领导，做好科研辅助工作。科研秘书工作职责明确，工作素养也有较高的要求，在整个学校的科研管理体系中起着不可忽视的作用。

科研秘书的职责，一方面是协助主管科研的领导做好全系的日常科研管理工作，协助主管院长做好全院科研规划的制订、实施及科研的总结工作，协助主管院长做好学院科研的评估工作，提高全系的科研水平；另一方面负责与学校有关部门联系，及时收集有关科研工作的文件，向主管院长汇报，送达科研教师，及时报告协调情况和协好中期检查，总结和落实执行情况。具体工作职责如下：（1）熟练掌握科研系统的使用，对系统操作不熟练的教师进行系统操作的介绍，并介绍与科研成果相关的管理文件和规定。对于新入职的教师，要介绍学校科研管理系统中科研项目的申报和录入、论文、科研获奖等模块的使用方法，解答教师在系统操作中遇到的问题。对工作中遇到的新问题及时向科研部或者上级领导反馈相关问题。及时向本院教师传达学校科研部的相关通知，在规定时间内协助分管科研的院领导组织本院教师完成相关科研工作。（2）动员和组织教师申报各级科研项目，在了解相关项目的申报政策和时间节点后，及时了解本学院教师拟申报科研项目的信息，提醒项目负责人按照通知要求进行申报，并要求教师按时在学校科研系统中填报申报材料。科研秘书要了解各类各级项目类型的侧重点，熟悉各类项目之间的限制条件。对项目负责人的申报作出有效的指导和审核。提交科研部后及时反馈科科研部的审核意见。（3）协助科研部做好本院相关项目的中期检查和结项工作。按照科研部通知要求，在规定的时间内指导相关项目负责人提交中期检查表和附件。根据全院相关项目的中期检查结果形成中期检查报告。学院领导审核中期检查报告后递交科研部。及时提醒项目负责人按通知要求结项，收齐结项材料并根据立项要求和附件材料进行审核，在项目成果处给出相应的标注，汇总结项材料，提交科研部。（4）每学期末组织本院教师在科研系统中进行论文、著作、教材、获奖、参加学术会议等的登记工作，对教师提交的成果进行审核。对于教师每年在国内外参加的学术会议，也要登记参会时间、会议名称、是否做学术报告，学术报告和参会邀请函可以以附件的形式上传科研系统。对教师提交的各类著作和获奖成果进行审核。此外，科研秘书还要配合学校完成科研奖励的评审，以及学院教师科研工作量的汇总统计。（5）做好学术活动的申请和组织工作。协助学院做好学术交流活动的计划管理，对于学术讲座，联系好讲座地点，填写学术报告备案表，向上级申请学术报告，等待审核。组织相关人员参加学术报告，及时在学院 QQ 群发布学术报告的通知。并将相关报告材料存档，对于大型国际、国内会议，协助好相关负责人做好会场申请、会议组织和接待工作。

在科研管理工作中，对于系内的科研工作，学校都制定了相当详细具体文件，但是在实际操作过程中，时常会有出现一些应急的、突发性的事务，在执行过程会出现很多问题。而科研秘书在学校和学院双重管理下，往往责任不明确，教师不理解，领导不重视，导致问题没有解决而降低工作效率，科研秘书在工作中经常遇到的问题有以下几点：

1.科研秘书身兼多职，造成时间、精力不够

在开展工作过程中，常常会有归口管理部门或教师来电来访，或接到上级部门新的工作，或咨询教学科研相关事宜，面对各种干扰，教学科研秘书需不急不躁，耐心处理来电或接待来访人员后，根据清单重新调整思路。很多单位，科研秘书除了需要完成自己的本职工作以外，往往还承担者其他工作，工作量大，工作内容繁琐，只能疲于应付，没有多余的时间和精力去提升自己，进行科研管理的创新。

2. 部分教师对科研秘书工作的不理解，不配合。

部分教师对科研秘书的工作不理解，不配合，对需要上报的材料不能即使上交，对需要提交的教师的各类汇总表格充耳不闻，增加了科研秘书的工作难度。部分项目负责人由于对于自己提交的材料的不放心，经常反复修改 ，致使全系的材料不能按时上交。部分教师不按要求通过规定渠道提交材料，越级提交王木材料，导致学院材料不齐，项目申报统计数据与实际不符，影响系内对全系科研进度的考察与总结。

1.较强的服务意识

科研秘书在与领导、上级管理部门、教师沟通交流时应构建和谐的相处氛围，将各项工作顺利地进展开，更好地服务于教师，服务于学校。在课题申报过程中，部分青年教师经验不足，这时就需要科研秘书对课题申报、论证、材料的提交等方面对教师进行耐心详细的讲解。在收到上级管理部门部门下发的通知和任务时，要通过电子邮件或者QQ等联系方式逐一传达到相关人员，同时再用电话确认。在指导学生科研项目的过程中，科研秘书要热心地回答学生提出的问题，鼓励学生积极参加学校及校外组织的科技活动等，开拓学生视野。

2. 熟练掌握办公软件和科研系统的使用

熟练掌握办公软件和科研系统的使用是做好一名高校科研秘书工作的基础，也是科研秘书工作能力的体现。现在各高校都进入信息化时代，基本上所有高校都拥有自己的科研管理系统。科研秘书需要熟练掌握科研管理系统的使用，及时处理教师在使用科研管理系统中遇到的各种问题，同时对教师添加的信息进行审核，确保科研管理系统能准确无误地收录科研信息，有效地反映教师和学校的科研实力。

3. 扎实的专业知识和不断学习的能力

随着高校教师科研的进一步深入，科研秘书应熟悉学院教师涉及的学科领域以及专业知识，以及该研究方向在国内外所处的水平、地位以及今后的发展方向，便于与科研人员进行有效的沟通。在科研过程中出现的问题能做出合理的判断采取相应的处理措施。因此，科研秘书只有具备扎实的专业知识和不断学习的能力，不断地学习和充实相关领域的专业知识，才能更好地与教师和相关部门沟通，更好地完成学院科研管理工作。

随着高等院校科学研究的重要性越来越显著，科研秘书在整个科研管理链中发挥的作用日益突出，科研秘书对自己要有正确的定位。在科研管理工作中提高服务意识，不计得失，要有甘为人梯、甘做“嫁衣”的奉献精神，加强管理与创新能力的培养、专业素质和能力的提升，努力提供一流科研服务，为学院的科研发展、学校的科研进展乃至国家的科研腾飞做出自己应有的贡献。相关部门也需重视科研秘书的培训和管理工作，有目的地进行队伍建设，在科研管理中应适当引进激励机制，对那些工作认真负责、科研管理水平高、工作能力突出的科研秘书给予关心和鼓励，在提升职级等方面予以支持，建设一支职业素养好、业务能力强、综合素质高的科研管理队伍，为高校科研管理水平的稳步提高提供保障。