对提升办公室文书档案管理工作的思考

对提升办公室文书档案管理工作的思考

史凤燕

国家广播电视总局七二四台   陕西岐山  722400

摘要：自改革开放以来，我国社会经济高速发展，各企事业单位都不断寻求创新的机会。就办公室文书档案工作来看，以往以人工为主的信息收集与文件归档方式不仅效率过低，且文档录入过程中容易出现错别字，其他部门调取文档使用时，也容易造成误导。由此可见，对于企事业单位而言，办公室文书档案能够反映出其发展全过程的各项活动情况，文书档案收集和归档，对其他工作的顺利开展有指导作用。因此，我们必须从思想乃至行动上，加强对文书档案工作重要性的认识，采取有效方式提高文书档案收集和归档工作效率，确保信息资料真实、安全、完整，充分发挥其应用价值。

关键词：办公室；文书档案；收集；归档

引言

在企业发展中，必须由办公室做好组织协调工作，促进各部门之间的密切交流与沟通，共同在企业战略目标的指引下提升工作效率与质量。其中，文书档案管理是影响办公室整体工作水平的关键环节，需要做好各类档案的归档、整理、存储和分析，同时为使用人员提供良好的服务。人工管理的方式呈现出效率低下和精准性不高的弊端，因此在实践工作中需要顺应企业的信息化建设趋势，积极对文书档案管理的方法和模式进行改进，体现文书档案的实用价值，提升企业的整体管理水平，发挥办公室在企业经营发展中的枢纽作用。但是，由于文书档案类型和数量较多，因此在实践中也面临较大的难度，需要结合企业的具体需求和档案资源状况采取针对性管理措施，促进企业健康稳定发展。

1文书档案的定义

文书档案是机关、企事业单位、社会团体在行政管理活动中，具有保存价值的文件总称。文书档案管理就是将机构发挥各种职能、处理各种事务当中形成的归档文件或是价值较高的文件，按照一定的要求和原则进行科学合理管理的过程。基于文书工作的特点，在日常工作中产生及需要管理的文件类型多样、内容交错。且随着图书馆事业和部门业务的快速发展，办公室文书档案在性质和类别上也越来越多，对档案进行清晰的分类成为档案管理的一项重要工作。

2对提升办公室文书档案管理工作的思考

2.1创新管理理念，奠定思想基础

先进的管理理念是有效落实文书档案管理工作改革的基础，在开展改革与创新工作之前，需从思想层面引领，明确改革方向，才能够促使单位的文书档案改革与创新工作持续性发展，充分调动各部门人员以及档案管理人员的工作积极性。在实际过程中，可以积极引入“全过程管理”“纸质档案+电子档案”统一管理、以人为本档案工作理念等不同的理念思想，让档案管理工作人员接触不同的理念与工作思想，拓展其工作思维，激发创造活力，促使档案管理工作人员在实际操作系统、完成档案管理任务的过程中，能够提出具有实际效用、符合企业实况、内涵理论先进的档案管理工作提议，从而实现办公室文书档案管理工作创新。

2.2加强管理者对档案收集与归档工作的正确认识

首先，领导层人员应给予文书档案管理工作应有的重视，起到带头作用，为管理者工作提供指导，使管理者意识到文书档案收集、归档的重要性，构建上下一心的工作态度，形成统一完备的档案管理协调配合体系，这是办公室文书档案收集与归档工作效率提升的重要前提。文书档案信息资源包括企事业单位重大活动、事件全过程的记录等，未来发展中这些资源的参考、利用价值不可估量，可以说是其最为宝贵的信息资源，如果全体管理者乃至员工都能认识到文书档案管理的重要价值，那么管理者收集信息时，会得到各部门人员的全力配合，打破从前文书档案信息收集难的困境，各部门也都能够按时提交文书档案资料，遇到问题时，各部门协同管理者共同解决，这样的情况下，文书档案信息获取渠道得以扩展，收集工作变得简单，整体工作效率也自然得以提高，促使文书档案管理向着规范化发展。

2.3建设信息化系统

信息化系统的建设也是目前文书档案管理改革与创新的主要方向，因此需要明确实践工作的具体需求，对系统功能进行针对性设计与拓展，解决文书档案管理中的难题。企业应该加大资金投入，确保信息化建设工作的顺利实施，对当前办公设施和设备进行更新，引入更加先进的技术手段，在管理工作中起到良好的辅助性作用。可以为文书档案的安全管理、储位管理、查询管理和销毁管理等提供支持，增进了与RFID数据管理系统的有效对接，通过数据请求和反馈提高档案信息的利用价值。对于新的资料和文件，可以快速存储在数据库系统当中，同时记录基本信息，包括文件的生成时间、类型和内容等，运用序列号进行标记，为后期归档和管理提供依据。特别是在安全管理系统下，可以实现重要档案信息的全面监控，同时在出现异常问题时可以及时报警，避免造成信息丢失等状况。建立完善的防护体系，引入身份验证识别技术和防火墙技术等，加强对办公室网络系统的有效保护，防止黑客攻击和网络病毒对档案安全形成威胁。

2.4创新档案利用，凸显文书档案价值

档案利用是办公室文书档案管理的重要环节之一，是实现文书档案资料的重要过程。建议要创新档案利用的方法，深入发掘办公室文书档案价值，将其融入单位发展、战略制定、管理落实、制定决策中，以可靠的文书档案资料为单位领导提供有效的决策依据，进一步提升单位的经营发展水平，体现文书档案价值。实际过程之中，可以在不同工作中选择使用不同类型的文书档案资料，利用软件分析方法将文书档案资料形成不同的参考文件，以此满足单位管理与决策的多种需求。例如，将一段时间内同类文书档案资料进行整合，形成这一时间段的同类工作变化数据表、折线图，直观体现这一时期的数据变化，可以辅助管理者制订未来一段时间的发展规划与目标。将单个部门的不同岗位工作及其成果资料整合起来，形成主题明确、发散状的思维导图，能够为管理人员优化部门组织结构提供依据。在档案利用的创新环节，工作人员可以根据领导的不同需求，为其提供不同内容、不同形式的文书档案资料，且通过可视化、数据分析、人工智能分析等方法，灵活运用档案资料，充分体现单位文书档案管理改革与创新的意义。

2.5加强备份管理

现代化存储技术的飞速发展，电子信息的存储方式、存储容量、存储介质都在飞速更新。在文书档案的信息化管理中，文件的安全性是重点需要关注的问题。如工作人员的疏忽或计算机管理系统出现漏洞，则可能导致电子文档的丢失。此外，存储介质损坏，也是档案丢失的主要因素。因此，在选择备份档案的介质方面，有两点建议：一是选择存储容量足够大的介质。随着图书馆建设的发展和部门业务的拓展，档案类型更加多样，数量也会越来越多，档案体量会呈现波峰式增长。二是选择本地保存、移动硬盘、网络空间等两种以上方式进行保存，以确保档案的存储安全。

结语

综上所述，互联网时代，社会生产、生活方式都迎来重大变革。办公室文书档案收集、归档工作关系到其他部门事务能否顺利开展，能为其他工作决策提供参考依据。管理者要不断提升自己，以严谨、认真的态度对待文档收集、归档工作，可以适当提高文档管理岗位门槛，建设高质量、高素质管理队伍，这是办公室文书档案管理工作效率提升的关键。同时，要不断完善文档管理制度，结合实际情况提高文档收集、归档过程中的信息技术利用水平，促进文书档案管理事业健康发展。

参考文献

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