数字化档案室建设问题探究

数字化档案室建设问题探究

于娟

上海大屯能源股份有限公司徐沛铁路管理处  江苏徐州  221611

摘要：在信息技术飞速发展的今天，各个领域都有了数字建筑的发展。档案数字化在实践中具有巨大的应用价值和发展空间。但是，从当前的形势来看，由于档案管理意识、资金投入、规章制度、技术人才等缺乏或不健全，档案管理工作仍是任重而道远。这就要求我们在不断创新档案管理观念、健全档案管理制度、引进复合型档案管理人员、增强档案管理人员的素质、加强档案管理工作的过程中不断总结经验，从而使档案管理的服务质量及水平得到进一步提升。

关键词：数字化档案室；建设；措施

1数字化档案室相关概述

1.1数字化档案室的意义

数字档案室是一种电子数据仓库，它可以储存各种数据，让使用者可以通过互联网进行访问，从而获得自己所需要的资料，同时也可以利用这些数据来进行数据的采集，同时也避免了传统的资料库受到地理限制，可以随时随地的查阅。数字档案室是一种将各种信息进行储存、管理、查询等操作，同时也可以将可见的文件上传到网络中，进行信息的传播。

1.2数字化档案室的特征

数字化档案室的主要特点是：数字化档案室信息资源的数字化，信息传输的网络化，信息资源的共享，空间的虚拟化，服务方式的多元化。在这些特点中，有些是思想上的，有些是技术上的。

2数字档案室建设的内容

2.1完善数字档案室基础设施建设

配置数码档案室所必需的软硬件设施，如电脑，存储器，服务器，扫描仪，打印机，防磁柜等，以及各类文件收集和整理的软件，采用功能完善、安全可靠、性能优良、使用方便的数字化档案室应用系统，为档案的收集、整理、利用提供了必要的平台和技术支持。

2.2做好数字档案室的网站建设

网络是当前最受欢迎的大众传媒，也是人们进行档案查询和咨询的最常用的平台。为了提高图书馆的检索效率，更好的满足读者的要求，必须重视“线上”与“线下”的结合，搞好整体的设计，构建美观、实用、合理的网页，以便于读者的查阅，并充分发挥数字化档案室的数据资源。

2.3推进数字档案室安全管理建设

与传统的纸质文件相比，由于受到虫咬、霉变、受潮等因素的影响，数字化档案室在病毒破坏、数据窃取等问题上也有一定的风险。为此，必须建立和完善安全管理体系，按照信息安全级别和级别保护的要求，采用相应的安全技术措施，完善应急管理机制，做好网络安全应急管理，以保证数字档案室的建设和运行的安全。

2.4建立健全数字化档案室规章制度

规范行政，以制度为先。从纸质文档到电子方案文档，由于存储方法的差异，导致文档采集的方法也有很大差异。要针对电子文件的特性，制定和完善相关的法规，对文件扫描、图像处理、文件合成、文字识别和图像存储等方面的管理和管理，以提高档案管理的质量。

3数字化档案室建设需要具备的条件

3.1设备方面

1.电子储存设备。在数字档案室的建设中，首先要有一个电子存储设备。在传统的情况下，档案室要成为一个数字化的档案室，必须要有足够的电子存储设备，比如硬盘、光盘、光盘、光盘等等，这些都是最基础的，而越是庞大的档案室，所需要的电子存储设备也就越多。2.计算机通信网络。在数字档案室的建设中，计算机通讯网络是第二个必要条件。数字档案室最大的特点就是它有一个完整的电脑通讯网络，只有这样，档案室才能提供与之匹配的文件资料。在建设的时候，这个网络是比较开放的，因为档案室可以使用局域网，也可以将各个国家的档案室都连接在一起，形成一个更加庞大的档案库。通过计算机通讯网络，我们可以突破地理上的局限，在任何地方都可以进行信息的检索和交换，真正实现了信息资源的共享和交换。3.电子信息转换设备。在数字化档案室的建设中，电子信息转换装置也是必不可少的，因为要把传统的档案资料转化为数字化档案，必须要把现有的资料资料转化成数字文件，同时还要配备相应的扫描仪和光盘刻录器。4.信息接收装置。在数字化档案室的建设中，接收到的资料也是必不可少的，它的主要功能就是让使用者在查阅资料时，能够更好的获得资料。

3.2技术方面

1.各类文献相应软件的编制。在数字档案室的建设中，各种文档相关软件的编写也是不可或缺的。因为在数字化的档案室中，都会有相关的搜索软件，只有这样，才能让使用者在查询的时候，更加的方便和精确。2.网络技术。在传统的信息向数字化的转变中，各种信息资源都要在网络环境中进行，因此需要有相应的网络技术来管理和设置存取权限，使其发挥出最大的作用。

4数字化档案室建设相关策略探讨

4.1单位管理层需高度重视档案数字化管理工作

档案资料不仅是一种客观的记录，更是一种对单位进行科学管理的依据。企业管理部门要充分认识到数字档案工作对企业的长远发展具有重大的现实意义，要加强对信息化档案室的建设和管理工作的重视，加强对信息化档案室的建设和管理工作的重视，提高全体职工的档案数字化管理意识，使其积极主动配合数字化档案室的建设和管理工作的开展。

4.2加强档案管理人才的培养

数字化档案室的管理人员素质是影响数字化档案室工作的重要因素。因此，要加强档案管理人员的电脑运用，提高档案整理的专业技能。新来的档案管理员要加强培训，要定期进行档案管理、电脑、网络等各种操作设备的培训，使档案管理工作得到进一步的提升。对引进复合型人才，要把“请进来”与“走出去”有机结合起来，要主动邀请数字化档案管理专家学者参加讲座，或者到省级数字化档案室取经，从根本上提升数字化建设的质量和效率。

4.3建章立制，完善保密措施

首先，要制定和完善与数字化档案有关的制度，并根据档案数字化的要求，对档案原始档案和数字化档案的管理进行规范。要健全保密机构，强化对涉密人员的保密管理，确保档案管理制度得到切实落实。其次，在数字化建设的进程中，从各类档案的收集、编制、存储、建立、利用、建立、利用等各个环节，都要有专人负责，明确各部门的工作职责，保证各项工作按照严格的制度进行。第三，强化外包监督，重视企业自身的特点，发展和发展符合企业实际的信息化管理体系。

4.4学习借鉴，开拓创新，不断探索数字化档案管理服务模式

档案管理工作的终极目标是使档案资源得到充分利用。因此，在数字档案室的建设中，要充分利用信息化技术（区域链、人工智能等）对档案的服务模式进行创新。为广大人民群众提供更加便捷、高效的档案工作，使档案工作更加全面地为人民群众服务。

4.5加强高素质队伍建设

要建立数字档案室，必须要有相应的人员，所以，要在建设数字档案室时，必须要加强队伍的建设，不断地提升自己的专业能力，让每个人都能熟练运用电脑和网络技术，从而建立起一个真实的档案室。在建立数字档案室的管理团队时，既要有一定的专业知识，又要有一定的电脑操作能力，以提高档案室的信息化水平。

结语

综上所述，数字档案室的建设已成为历史发展的必然，而要实现数字档案馆的建设，必须对其进行更明确的了解；文章重点介绍了数字档案室的有关情况，并对其在数字档案室的建设中所应具有的一些条件和采取的具体对策进行了简单的论述，以便对数字档案室的发展起到推动作用。

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