人力资源管理与档案管理信息系统构建及应用探讨

人力资源管理与档案管理信息系统构建及应用探讨

原,琦

身份证号码：41080219861008****

摘要：随着我国经济的飞速发展，档案管理工作要与时俱进，不断创新。在事业单位发展的过程中，人力资源发挥着举足轻重的作用，做好全面的档案管理，有利于事业单位合理安排人力资源，促进机构健康发展。基于此，笔者根据自己的工作经历，从多个方面分析了目前档案工作中存在的问题，以培养高素质人才队伍、建设现代信息化管理模式为宗旨，并提出了促进机构发展的途径，以供同行借鉴。

关键词：人事管理；档案管理；资讯系统建设；应用研究

1 人力资源管理与档案管理信息系统构建的重要性

1.1 现代人力资源和档案管理与传统人事和档案管理的区别

人事档案是企业人力资源管理的一个重要内容，它涵盖了员工个人档案的收集、处理、储存、分析、评价等方面。在进行人事计划的管理中，传统的人力资源管理与档案管理都是以手工记录的方式完成，工作人员将员工的各种资料整理成档案，并将其存档，按一定的编号将其保存于指定的地方，供读者查阅、使用。然而，随着公司规模的扩大，其涉及的范围、内容也日益广泛，若仍采取手工操作的方法，不仅会影响人力资源的管理效率，而且还会造成人员难以解决，大量的资源堆积，很有可能造成档案内容与现实不符，无法及时更新。

1.2 发展信息化的必要性

在我国经济快速发展的今天，企业必须不断提升经营的效率和品质。随着信息化程度的不断提高，各大公司都制定了相应的信息化发展策略，使各种工作都朝着信息化的方向发展，从而达到更高的智能办公方式，应对信息爆炸的工作。在信息化发展战略的指引下，企业可以通过智能技术，进一步提升各种数据处理的效率和质量，并建立一个更为高效的信息传递通道进行有效的信息交流。通过建立人力资源信息化与档案管理信息系统，使企业的领导者能够随时了解公司的人力资源配置状况，并对各部门的员工进行绩效评估；各部门经理也能够更有效地对员工进行管理，包括对员工的出勤、工作质量、绩效考核等；企业员工还可以在档案信息系统中查询个人的档案信息、薪酬福利信息，并利用档案信息系统了解公司的人事政策、人事调动、晋升途径。因此，加强人力资源管理和档案管理信息化建设，以适应企业今后的信息化发展战略，已成为企业发展的必然趋势。

2 机关人事档案的管理现状

2.1 各单位和职工对人事档案工作的关注不够

目前，大多数机关在开展日常的内部管理工作中，对人事档案工作存在着一种不客观的看法，认为档案管理不能给企业带来直接的效益，不重视行政机关对档案管理工作。机关内部的档案管理工作大多是以事务性的形式进行，而职工自身认识不足、积极性也不高，这就会影响到企业的经营效益。根据调查，目前很多单位还没有建立起完善的档案管理体系、相关规章制度不完善、工作过程中缺少有效的法律依据，从而导致档案管理工作的混乱，具体问题主要体现在档案收集、归档、保管、保密等方面。随着机构改革的不断深入，人事档案的管理工作也随之增多。但是，一些机构对人事档案的管理却不够重视，在资金和人事等方面存在着投入不足的问题。机关工作人员分散在不同的地方，个人的状况也不一样，有时档案管理员也会感到力不从心。

2.2 人事档案管理中的一些问题

近几年，随着信息化技术的迅猛发展，各个领域都在不断地进行着信息化的建设，而在人力资源档案的管理中，也应积极地将信息化技术与人力资源的管理相结合。但是，目前我国大多数机关的人事档案管理仍处于传统的管理模式，仅靠手工完成审核、分类、管理，而档案管理人员每日要处理的资料数量庞大，已经不能适应工作的需要。而在我国企业人力资源档案管理工作中，由于缺乏有效的信息系统，制约着企业的长期发展。目前，一些机构过于注重经济效益，对成本的控制比较严格，因而忽略了档案的管理，这将给企业的长远发展带来负面的影响。目前，一些机关仍沿用传统的纸质文件管理方式，既占了很大的空间，又存在着保存的隐患。人事档案的软硬件设施是保证档案工作顺利进行的关键。在传统的纸质文件管理中，要建立与之相适应的档案室、档案柜，并做好分类、防火、通风、整理等工作，以避免材料的霉变。

3 提高档案管理水平的对策

3.1 建立和完善有关的管理体系

从制度上讲，要制定具有较高的执行力的管理体系，以保证档案管理的规范化、科学化。首先，要明确各有关部门的职能，规范其职权，并加强对档案监督制度的建设。信息管理需要有专门的人才，所以在引入和培训专业信息化方面的人才时，首先要对其进行全面的调查，同时要有很强的信息化技术和实务能力，以应对各种突发事件。在引进新员工后，要给他们留足发展的空间，定期对他们进行专门的技术训练，以提高他们的问题处理能力，从而推动档案信息化工作的顺利进行。其次，要增加人事档案管理职位。随着我国经济的快速发展，人力资源与社会保障事业所需的资料日益增多，工作量也日益增加，国家要加强对人事档案的管理，加强人才队伍的建设，加强对人才的培养，同时还要定期组织交流和突击检查。

3.2 提高应急能力

由于各种突发事件的频繁发生，使得档案管理工作必须有充足的时间来应对各种突发事件。因此，各有关部门必须加强对突发事件的处理机制，提高档案管理人员的管理能力，做好风险预警，防止发生意外事故。当发生紧急情况的时候，相关人员应在最短的时间内掌握情况，向有关部门提出问题，并将其作为档案管理系统的备份。健全的应急处置机制是为了更好地开展工作，利用12333平台接收咨询、举报、投诉，及时核实、查证、跟踪调查。

4 结论

信息化时代的产业发展趋势，需要将大数据、云算法等信息技术结合起来，提升产业在市场和社会中的地位。目前，人力资源管理档案管理只是“冰山一角”，它的工作方式也在不断地更新和改进，既反映了行业的良好竞争环境，也反映了社会的发展态势。由于传统的工作方式，当前的档案管理工作仍有许多问题需要解决。比如，档案管理人员的职业素质不高，工作效率低，管理手段落后，信息保密性差。总之，要提高档案管理工作的重视程度，提高相关管理人员的现代办公技术水平，提高档案管理的工作效率，强化档案管理的质量，为社会提供更好的服务。

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