中职学校档案信息化管理的问题与对策

中职学校档案信息化管理的问题与对策

司莉萍

陕西省电子信息学校,陕西省西安市710024

摘要：中等职业学校的档案，包括学校教职工的档案，是管理和教学活动的宝贵资料，反映了不同历史时期中等职业学校工作和活动的实际情况，可以为中等职业学校制定未来发展战略规划提供真实的数据支持。深入分析和合理利用学校档案，可以在一定程度上促进学校教学质量的提高，对学校开展各项教学科研活动起到重要的积极作用。

关键词： 中职学校;档案;信息化管理;问题;对策

引言

中等职业学校档案管理的质量决定着学生管理和教职工管理的综合水平，也影响着中等职业学校未来的发展质量。档案是学校发展的记录，是当前中等职业学校发展问题的反映材料。加强中等职业学校档案管理是中等职业学校未来长远发展的必然选择。

1中职学校档案管理现状

目前，大多数中等职业学校的档案管理信息化建设不容乐观。很多学校只是把过去的纸质档案转换成电子文档，并没有更新相应的软件技术。档案管理信息平台功能不完善，缺乏相应的档案在线检索功能和高效的查询功能。同时，很多中职学校的网络也仅仅局限于校园网内的互通，覆盖面小，无法有效利用档案，离真正的信息化还有一定差距。部分中等职业学校不重视内部档案管理，缺乏足够的专业人才，档案管理队伍配置不完善，甚至有些中职学校的档案管理工作是由校办人员或者是一些课时量较少的教师兼职完成的。大部分现有的档案管理人员并没有接受过专业的档案管理培训，缺少相应的档案管理专业知识，并且信息化建设意识也不强，导致在档案管理信息化建设中遭遇很多阻碍和困难。部分中职学校没有实现有效的档案自动化管理，或者管理方式较为简单，信息化操作有待完善，主要管理方法仍然以人工操作为主，不仅费时费力，浪费人力物力，而且还容易造成失误，给中职学校带来一定的损失 。

2新时期中职学校档案信息化管理工作完善措施

2.1.转变中职学校档案管理工作模式

首先，要推动档案实体管理向人力资本管理转变。在以往的中职学校档案管理中，档案主要以实物材料的形式存在，所有的管理措施都是以实物材料为基础的。然而，在新的时代，档案管理的含义得到了扩展，不再仅仅是对档案的管理，与之相关的人力资本也成为管理的重点。能否保证档案人力资源的开发效果，直接决定着中等职业学校档案管理的质量。除了上述加强档案管理人员的培训活动，还需要加强对档案管理人员的招聘工作，部分中职学校目前存在身兼多职的问题，档案管理工作由其他岗位的人员兼任，这无疑会给档案管理工作带来不利影响，因此应尽快加强专业化招聘，选聘具有专业化教育背景的优秀人才进入岗位，是未来中职学校档案管理工作发展的必然选择。此外，还需要认识到档案服务对象管理的重要性，尽快认识到档案管理工作所具有的服务性特征，根据档案管理工作服务对象需求的变化，调整原有的档案服务策略，并结合服务对象的满意度和意见反馈等，对档案资源的针对性管理措施进行完善，从理念和实践同时入手，建立具有实际价值的中职学校档案服务模式，彻底提升中职学校档案管理工作先进性。其次，要尽快从局部管理向综合管理转变。在新的时代背景下，中等职业学校的档案管理面临着新的挑战。过去长期积累的与学校管理和发展有关的原始档案成为新的管理难点，其中包含大量重要信息和数据，在今天仍然具有不可忽视的参考价值。开发和应用这些原始数据势在必行。然而，从实际情况来看，大量中等职业学校的档案管理仍然只侧重于档案或档案管理，未能实现统筹管理。同时，各部门之间也没有沟通合作。档案与教学部门、人力资源部门、宣传部门等之间存在信息沟通障碍，重要的档案资源被尘封在档案馆中，无法发挥应有的作用，这显然是中职学校档案管理工作的一个重大问题。比如，在今后的工作中，档案管理人员需要调整工作模式，对学生管理、档案管理相关的信息数据进行整合，并建立学生动态化管理档案，将学生档案与学生管理部和教务部共享，从而保证教职员工能够更好地了解学生的实际情况，优化中职学校档案管理工作的实际效果。

2.2 . 加快中职学校档案数字化建设进程

长期以来，中等职业学校的档案主要包括人事、教育、科研等方面的信息。人事档案包括教职工的简历、职称等信息，还有学生的成长档案等信息。科研部门涉及的一些文献资料主要包括各种书籍、科研成果、学术论文等方面。工作人员在收集、整理、归档档案资料时，需要将原始资料归档，分类保管，为后续工作的顺利开展打下良好的基础，提供更多的可能性。此外，还需要了解中等职业学校档案的实用价值，以便在后续的发展过程中为档案的使用者提供更好的服务，体现了档案管理的重要意义。因此，这就需要档案管理人员具有计算机操作能力，能够熟练使用扫描仪、照相机、复印机以及打印机等现代化仪器，还有Photoshop等各种先进的软件，对传统的纸质档案进行转化，形成电子文件，实现进一步的储存以及编辑。人事档案管理人员还需要对信息内容进行密级分类，了解在其管理的档案中哪些资料是属于机密文件，会涉及个人隐私，应对其进行严格的保密工作，防止这些机密文件泄露。针对可以进行分享的信息，则需要适当进行统筹分类，建立专业的目录以及索引为后续的使用提供便利。

2.3加大档案管理资金投入力度

在档案管理信息化建设过程中，中等职业学校需要投入足够的资金来改善软硬件设备。档案管理信息化建设是一项资金密集型工程。无论是计算机设备的购置，软件的开发更新还是相关基础设备和网络设施的建设等。需要大量的资金来完成建设，使信息技术在档案管理中发挥作用。在档案管理信息化建设中，尤其是建设初期，花费大量资金已经成为一个不可避免的阶段。中职学校领导层和相关管理人员，需要充分提高对档案管理信息化建设的重视程度，在高度重视的基础上，将档案管理信息化建设所需要的资金纳入学校预算，并将其常态化和专项化，长期保持对档案管理信息化建设的资金投入。如今信息技术和互联网技术发展速度迅猛，各种软件更新速度越来越快。因此，中职学校需要保持持续的资金投入，才能够转变传统的人工档案管理，加快整个信息化建设的进度，提升档案管理信息化建设质量 。

2.4构建更加专业的档案管理人才队伍

大数据背景下，中职学校档案管理信息丰富，管理情况极其复杂。目前，档案管理模式由传统的保存职能转变而来，这对档案工作者提出了更高的要求，要求他们在工作中既要有传统的工作技能，同时又要懂得现代档案管理技术，如计算机技术、索引技术、复印技术和数据技术等。从而使档案资料的整理效果更好。同时，也能够使档案管理人员对数据资料产生更进一步的认知，快速掌握用户的各种信息。另外，信息化水平的提高也需要档案管理人员能够加强各种知识的学习，如统计学、传播学、心理学、社科情报学等，使后续的档案管理工作更加全面，使不同的工作都能够顺利完成和开展，真正体现出档案管理人员本身的重要价值。

结束语

综上所述，档案工作者应依托信息技术，进一步提高档案管理的信息化水平，使档案信息发挥应有的作用和效能，为中等职业学校的教育活动和科研活动提供更多的便利和帮助。

参考文献：

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