浅议国有企业档案数字化建设问题及其解决措施

浅议国有企业档案数字化建设问题及其解决措施

卢丹莉

陕西地建土地勘测规划设计院有限责任公司   陕西西安    710075

摘要:推进国有企业档案数字化建设，对提高档案管理效率具有重要的现实意义。同时，也存在一些难以避免的实际问题。国有企业有关管理部门应当按照国家统一标准，结合本企业档案信息的具体管理情况，有针对性地解决这些问题，加快档案数字化进程，为企业经营者的决策和判断提供更加坚实可靠的信息依据，更好地推动国有企业的经济发展。

关键词：国有企业；档案；数字化

引言

国有企业的快速崛起，使之在我国社会经济发展中占据了重要位置。为带动其进一步发展，国有企业应迎合当前信息化时代的具体要求，对企业内部的档案管理工作进行数字化建设，有效提高国有企业档案数字化建设工作的实际效率，也是档案管理工作更为规范化的重要措施。档案数字化建设的有效落实，能够加强对国有企业内部档案的有机整合与利用，从而更好地提高企业的服务效率与服务能力，使国有企业的经济效益达到最大，更好地推动我国社会经济的稳定发展。

1国有企业档案数字化建设问题

1.1管理制度缺位

做好档案管理，加强档案数字化建设工作，才能够使数字化档案的利用成为可能，想做好这些工作，需要完善的监管制度进行约束。很多公司在档案管理工作方面并未建立完善的监管制度，档案的管理工作比较随意。如此宽松的管理制度导致很多档案长期滞留在库房中，占用空间，不能够产生价值。缺乏管理制度做约束，部分国有企业甚至存在管理档案时记录不详细和不完整、字迹潦草等问题，导致下一步的档案数字化工作受到了很大的影响。

1.2信息化程度较低

想提高数字化档案的利用水平，必须做好数字化档案工作，如果档案管理工作难以进行数字化建设，那么数字化档案的利用问题就是纸上谈兵。企业需要进行档案的收集、管理、归档工作，但是没有进行进一步加工，未能利用现代的信息技术进行数字化管理，导致档案长期尘封在仓库之中。档案数字化工作情况不理想，有多方面的影响因素。例如技术方面的原因，如果缺乏相应的技术支撑，那么档案的数字化建设工作会遭遇很大的困难，特别是一些照片和音视频类的档案，必须以高水平的信息技术做支撑，才能够进行数字化存储与检索。另外，运用信息技术对档案进行数字化建设，需要诸多的资金支持。国有企业在发展的过程中侧重于提高经济效益，因此，在数字化档案建设方面的投入不足，在引入网络设施、先进软件、引进人才方面缺乏力度，因此难以做好档案的数字化管理工作。

1.3档案管理相关的基础设备建设不完善

档案信息化建设需要大量基础设备，需要企业为档案管理部门配备相关仪器设备，部分企业会出现设备配置不完善的情况，导致部分工作难以顺利展开，而一些具备充足硬件配备的企业，也会由于设备缺乏定期维修管理、达到使用年限、设备更新优化速度较慢等原因，导致档案管理所需的计算机和相关软硬件设备无法正常使用，严重阻碍档案数字化管理的工作进度。例如，扫描仪等相关仪器使用年限过长，会造成扫描出来的档案信息不够清晰，会对档案信息的录入造成一定的影响，这些原因都会导致国有企业的档案数字化建设工作难以顺利开展。

2国有企业档案数字化建设问题的解决措施

2.1加强制度建设

要想使档案利用水平提升，提高数字化档案的价值，离不开制度保障，只有加强制度建设，才能够使数字化档案的建设和利用工作有法可依、有章可循，使档案管理与档案利用工作协调发展。在建立制度的时候，要对国有企业档案的现状进行调研，根据国有企业的具体情况，设立具有可操作性的档案管理制度，这样才能够使数字化档案的利用工作越发便捷。数字化档案管理规章制度包括很多内容，其中档案的标准化工作是一个非常重要的工作，只有按照标准化的方法进行管理，才有利于数字化档案的利用，才能够建立规范化的利用流程，使档案的作用发挥到极致。另外，档案的保密程度不同，只有建立符合规定的管理规章制度，才能够做好档案的保密工作，避免机密档案和个人隐私信息泄露，同时提升其他档案的利用效率。随着时代的发展，档案的保密等级、档案的种类都在发生变化，因此要及时调整档案的管理规章制度，使数字化档案的利用工作积极推进，这样才能够使数字化档案的价值发挥到最大。

2.2及时做好资料的数字化归档收集和整理

在企业开发的早期阶段，要确定专职的档案管理人员。选择档案管理者时，必须注重其责任心和业务能力。档案管理者从项目开始到结束必须及时跟进，根据项目中定义的节点计划收集项目产生的所有档案资料，并及时进行电子归档和整理，实现档案的数字化存储和实时处理，以确保材料的完整性，实现数字化、系统化管理，防止档案泄密等安全问题的发生，充分发挥企业档案的最大价值。档案管理者在档案管理过程中，如果发现档案资料丢失或不完整，必须立即改正及补充，以避免文件丢失。同时，企业要加强档案制度建设，全面做好档案的收集、整理和建设工作，根据实际情况制定应急安全管理方案，加强实体文件和档案的存储，做好文件备份和数据存储工作，防止档案信息泄露，确保档案安全。

2.3完善档案数字化建设相关的软硬件设施配备

完善的软硬件设施配备，是档案数字化工作得以顺利进行的物质基础，也正因如此，国有企业更应加强对档案数字化建设的资金投入，将工作开展所需要的资金纳入国有企业的整体经济预算之中。有一定经济条件的国有企业，也可以为档案数字化建设设立专项资金，使之专门应用于档案数字化建设工作之中。为更好地推动数字化建设的进程，国有企业应为档案室配备计算机、扫描仪、移动硬盘等相关软硬件设备，并安排专业的维修技术人员进行及时优化与更新。更好地应用于档案数字化建设工作之中，为数字化建设工作提供有力的技术环境。

2.4及时引进应用最新数字化技术

当今世界已进入知识经济时代，各种新技术层出不穷。企业档案数字管理打破了传统纸质版档案管理的局限性，实现了信息的共享，大幅度提高了档案利用效率，为企业科技工作者查找资料提供了便利。为适应最新形势下企业档案管理工作的需求，企业要根据技术发展形势和自身需求，加强资金保障，及时引进最新数字技术的软件和硬件，优化企业档案数字化管理。一是档案数字化与企业发展之间存在一定的联系。在数字技术不断发展的背景下，企业要加大资金投入，及时引进应用最新数字化技术，优化企业档案数字化管理体系，及时做好数字化系统对接工作，打下良好的基础。二是企业数字化管理工作是动态的，而不是静态的，需要投入大量的资金和时间逐步实现和完成。先进的数字化技术引进前，企业必须首先分析档案管理的发展需求，并引入相应的数字技术，不能盲目拔高或者保守。企业档案数字化虽然成本高，不能直接为企业创造经济效益，但是通过档案数字化管理，可以降低企业管理成果，提高档案管理效益，为企业工作提供可靠的档案支持，间接地为企业创造价值。

结束语

做好档案数字化建设和利用工作，能够推动经济发展，推动社会进步，促进社会和谐。国有企业档案馆的档案管理人员要站在宏观发展角度，构建发展大局，加强档案管理工作，提升档案数字化水平，提高数字化档案的利用水平，使数字化档案成为经济社会发展的支撑平台。

参考文献：

[1]于海洋.基于数字化经济的企业档案信息化转型策略[J].黑龙江档案,2021(06):286-287.

[2]杨海玲.企业档案数字化建设路径探析[J].办公室业务,2021(24):181-182.

[3]焦洁.企业档案管理工作数字化转型路径研究[J].城建档案,2021(12):107-108.

[4]胡金秀.现代化工企业档案管理数字化建设[J].化工管理,2021(28):82-83.