城建档案管理数字化建设问题的思考

城建档案管理数字化建设问题的思考

罗鑫

身份证号码：410881199101041557

摘要：随着我国现代化发展的不断加快，城市化的规模也在不断扩大，从而也使得城建档案内容日渐增多。而如今，为了使其更好地适应社会的发展，在开展城建档案管理工作的过程中，也需要随时进行模式调整和革新，利用各项新兴技术开展信息化和集约化的管理，以此提高城建档案服务质量和档案数字化建设效率。

关键词：城建档案；数字化；建设问题；思考

引言

随着数字技术水平的不断提高，为各行各业经济活动发展带来了帮助，能够为档案管理工作提供技术上的支持。要想适应当前社会的发展，还需要注重数字化建设，并将数字化技术渗透在城建档案管理中，解决以往管理上存在的问题。笔者就自身多年管理经验提出几点个人观点，希望能够推动城建档案管理工作井然有序开展，进一步利用数字技术提高档案资源利用率，保障企业朝着数字化方向发展，为其带来更大的利润空间。

1城建档案管理数字化建设的重要性

城建档案管理工作者主要负责收集各种城建档案资料，进行各类资料的分类、整理、分析和加工，随时为相关决策者、工程技术人员等提供利用服务。城建档案蕴藏着大量信息资源，广泛涉及城市规划、建设、管理等部门，形式多样、内容丰富，包括文字、图纸、图片、声像等，利用传统管理方式不仅占用巨大存储空间，维护成本居高不下，不便于查阅，还会受到外界环境因素巨大的影响，很难适应时代发展，将城建档案转化成数字城市建设中的信息采集、存储、管理、传输载体，既是时代的召唤又是经济社会发展的现实要求，有效实施城建档案管理数字化建设显得愈发重要。

2当前城建档案管理工作现状

2.1基础设施不完备

档案的数字化建设虽然不需要投入过多的人力，但一定要保证相关基础设施的完备，尤其是关键性硬件和软件设施的配备。例如，在档案的数字化管理过程中，需要借助扫描仪进行有关内容的扫描，在档案管理信息系统中对信息进行一定的开发和提取，进而转化成电子信息储存至计算机。此外，还需要使用消毒机、除湿机等设备对一些档案的储存环境进行优化。因此，要想推动城建档案的数字化建设，对以上硬件和软件设备的配置和更新是必不可少的。因受地理位置、技术水平、资金支持等多方面因素的限制，部分档案馆目前还没有配置相对完善的设施装备，或者一些设施装备没有得到及时的更新升级，从而无法对城市建设的信息和数据进行更新和储存。正是因为设备、技术、管理机制等方面的不足，才导致档案信息滞后于城市建设工作，不利于档案数字化建设进程的顺利进行。

2.2管理制度不完善

首先，为了推动档案管理数字化建设工作顺利开展，还需要完善相应的管理制度。但实际上，在城建档案管理数字化建设中，由于管理制度不够完善，很难确保管理工作处于规范化状态。因为现有的管理制度并不能够发挥出真正的作用，制度内容存在着较多漏洞，管理人员针对漏洞并没有及时采取补救措施，很难保障档案信息的真实性与可靠性，更不要讲推动数字化建设工作有序展开了，对于后期档案管理工作也会造成阻碍。其次，即使设立了相应的管理制度，但是部分人员并未严格按照制度规定展开管理，致使所设立的管理制度流于形式，难以保障城建档案管理数字化建设工作井然有序开展，使档案管理工作进度受到影响。此外，也会因制度缺失影响整体档案管理服务质量。

2.3档案数字化建设的人才问题

城建档案数字化建设和其他工作不同，它是多专业融合而成的工程，具有很强的复杂性和综合性，不但需要足够多的硬件设施，而且需要一批综合素质和能力较高的专业化人才，只有保证人才充足，才能真正满足城建档案数字化建设工作的需求。但是调查发现，在很多地区的城建档案数字化建设工作中，存在综合专业人才欠缺的问题。在这样的情况下，城建档案数字化建设的人才队伍无法满足建设工作需求，档案数字化的效用也无法增强和体现。

3城建档案管理数字化建设策略

3.1建立城建档案数字化建设标准

建立城建档案数字化建设标准也是促进城建档案管理数字化建设的主要策略之一，需要管理人员结合当前城建档案管理的实际情况，制定统一的城建档案数字化建设标准，以此来确保城建档案管理能够做到均衡发展。首先，制定完善的数字化建设管理制度，用制度来约束管理人员，以此确保城建档案数字化标准管理。例如，绩效考核制度，根据管理人员的工作能力，定期展开培训，并积极展开相关的思想教育，宣传数字化管理的优势，加强管理人员对数字化建设的认知，提升对城建档案数字化建设的重视。通过严谨的管理制度确保档案数据收集的完整性以及多样性，能够充分满足用户对城建档案的需求，有利于进一步实现城建档案的资源共享。其次，做好城建档案数字化管理平台相关说明，尤其是对特殊的城建档案进行标注标签，为后续的城建档案数字化建设工作提供参考依据。

3.2完善基础设施，实现统筹规划

城建档案的数字化建设是一项庞大而复杂的工程。在这项工程正式开启之前，一定要配备完善的基础设施，设计数字化管理方案，实现全方位规划，保证后续工作的高效进行。首先，计算机系统、扫描仪、网络网站等这些基础性设施一定要配备齐全，因为档案数字化管理要借助这些设备仪器进行档案信息的收集、整理、保存等工作，这与城建档案的信息内容直接相关，是进行数字化管理的基础。其次，建立统一的信息管理系统是进行数字化建设的重要措施。信息管理系统不仅可以帮助进行检索、分析和调查等工作，确保档案信息的准确性，还为信息共享提供了重要平台，加强了不同地区之间的沟通交流，提高了档案信息的利用率。信息管理系统与档案信息的保护工作密切相关，因此在对信息管理系统的开发工作中应该同时对档案信息保护工作予以重视，必要时可以选择专业的开发公司帮助解决系统的研发与维护，避免重要档案信息的泄露。

3.3积极引进高素质技能人才

城建档案管理数字化建设效率比较低下，导致问题产生的原因有很多。其中，由于缺少专业人才的影响比较大。任何行业的发展都离不开专业人才的支持，为了保障档案管理工作有序开展，还需要积极引进高素质的技能型人才。首先，可以从外界聘请一些高素质的人才参与城建档案管理工作，这类人才本身就受过专业的技能培训，具有丰富的工作经验，针对档案管理中存在的问题能够及时优化和调整。同时，也要注重对管理人员计算机操作能力的培养，提供培训和学习的机会，提高其素质和工作能力，真正意义上将城建档案管理工作落到实处。其次，在数字化建设过程中，也要赋予相关人员一定的权利，更要注重对其综合能力的考核，对于未通过考核的人员，要制定完善的方案加强指导力度，对于考核合格的人员应给予励奖，可以是予精神上的，也可以是物质上的，这都有助于激发其内在潜能，进而推动城建档案管理数字化建设工作有序开展。

结语

总而言之，城建档案管理对城市发展建设有着至关重要的作用，是一个城市发展建设的灵魂，是无数城市建设的智慧结晶，具有非常重要的作用，所以需要相关的工作人员对城建档案加以管理，通过利用现代先进的信息技术构建数字化城建档案库，不仅可以有效利用信息共享的特点提高档案的利用效率，还能够通过数字化城建档案管理有效延长城建档案的保管期限，改善以往纸质保存的弊端。

参考文献

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[2]田　学.城建档案管理数字化建设问题的思考研究[J].办公室业务，2019

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[4]白建峰.城建档案管理数字化建设问题的思考[J].江西建材，2014