高速公路工程档案资料管理现状与信息化管理分析

高速公路工程档案资料管理现状与信息化管理分析

刘玉英

中铁隧道集团二处有限公司   河北省三河市  065201

摘  要：高速公路建设进入发展高峰期，随着高速公路工程技术不断进步，工程档案资料管理工作也应进行优化，信息化管理是档案资料管理的必然发展方向，本文通过对高速公路工程档案资料管理现状的分析，提出了对档案资料信息化管理的几点对策。

关键词：高速公路，档案资料管理，信息化管理

0 引言

高速公速工程档案的准确性与完整性直接反映工程建设质量，工程建设的每一个环节产生的信息数据，不论文字、图表、声像均应记录在案，以便后期工程质量产生问题进行追溯，也为后期管理、维护、改扩建提供依据。随着科学技术进步，高速公路工程档案资料也趋向信息化方向发展。如何完成档案资料的信息化管理成为公路工程建设的一项重要课题。

1.高速公路工程档案资料管理现状

档案资料做为高速公路工程质量管理体系的一个重要程序，其在公路工程进展中发挥着非常重要的作用。由于档案资料管理工作的松懈，其在实际工作开展中存在一些问题亟待解决。

1.1不重视档案资料的管理

    相较于对高速公路工程建设工期和质量的重视，工程档案资料管理很容易被忽略掉，最主要的原因就是对工程档案资料管理工作的重视度不够。档案资料管理通常理解为只要简单将各处产生的资料、信息、记录归档整理好即可，从而忽略了档案资料管理的本质——用于后期查阅、比较、参考。档案资料整理的要点一是完整，二是便于查找，这不仅需资料管理员有很强的整理归纳能力，还需要细心认真。若是不重视档案资料管理工作，敷衍了事，很容易造成资料遗漏，后期的溯源或改造可能就会失去依据。

1.2高速公路工程档案资料管理缺少指导

高速公路工程是分路段进行，施工线长、工期长，其间涉及的立项、审批、勘测、设计、施工、竣工验收各个环节形成的各种资料信息非常杂乱，因没有明确的目录指引，许多资料在工程进展过程中可能遗漏，或整理出来杂乱无章，查找非常不易。

1.3缺少对高速公路工程档案资料管理的监管

往往有需时才会翻找过往工程档案资料，即使资料有遗漏，因事发时间较长，许多资料无从查起。这是因为对高速公路工程档案管理过程缺少监督，没有及时发现问题进行改正，高速公路工程进展过程中，每完成一个阶段，都需要对该阶段的工程档案资料进行整理收纳完毕，应有专门机构对此项工作进行检查，以便查漏补缺，在较短的时间内补充完整缺失资料。

1.4缺少专业的档案管理知识和信息技术

随着网络技术日益发达，许多档案管理工作完全可以依靠信息技术完成，从而节省许多人力、时间。高速公路工程的档案资料管理与应用网络技术相结合，向信息化方向方展，但实际工作中，不仅缺少具备专业档案管理知识的档案管理员，网络技术的实际应用能力也远远无法满足档案管理需求，无法从信息化方面对档案管理进行优化和升级。不仅不利于档案资料的及时更新，也不方便所需档案资料的查找。

2.高速公路工程档案资料信息化管理的作用

    随着高速公路建设的加快，高速公路建设项目不断扩张和发展，所涉及工程档案资料也随之扩展和丰富，原有的资料管理方式无法应对如此复杂的档案资料，高速公路工程档案资料进行信息化管理，不仅能够减少纸质资料不便保管、易遗失、毁损问题的发生，还能从整体上提高资料管理的科学性和有序性，大大提高档案资料的管理效率，方便资料的查询调阅。首先，通过系统地进行数据采集和管理，可以对工程档案资料进行系统化、规范化管理；其次，信息化管理是以网络为基础，联网之后可以实现档案资料的远程调阅，对高速公路这种分散施工工程而言十分方便；再次，信息化管理可以实现档案资料共享，各分项施工工程可以非常便宜地共享到彼此的信息资源，学习彼此间相关经验，以便共同探讨更优的施工策略。

3.高速公路工程档案资料信息化管理具体对策

3.1提高档案资料信息化管理的重视度

档案资料的整理归档贯穿整个高速公路施工过程，只有明确档案资料管理工作的重要性，才能增强各级管理人员对档案资料管理工作的重视，才能保证档案资料的完整性和准确性。建立行之有效的信息化档案管理制度，从制度上体现出对档案资料管理的重视度，才能使各级人员认真对待档案资料管理工作，从而灵活、有效地使用信息化技术处理档案资料，完善档案资料的数据库系统。

3.2建立信息化档案资料库

建立信息化的资料库是高速公路工程档案资料信息化管理的基础。高速公路工程项目建设的基础数据主要来自设计单位、施工单位，主要内容包括工程的具体位置、长度、工程量、工期、设计图、设计人员和审核人员、施工人员资质、物资采购信息等，这些信息均需详细准确录入资料信息库。

录入资料信息库的数据因数量庞大，应分类进行管理，重要点为两类：一是设计图纸相关数据信息，二是各分项施工工程数据信息。高速公路建设工程线路的设计直接决定着工程的工程量和资金投入，对施工起着决定性作用，将设计图录入信息库，不仅能更好地保存设计图纸，还利于查阅使用，还可以利用视图模型对图纸内容进行模拟，使高速公路整体设计效果更加直观，从而使施工人员更加准确地把握相关设计数据。

高速公路整体长度和工程量很大，多分成数个分项工程进行施工，除基础施外，还涉及桥梁、涵洞、隧道等。为便于管理者和技术员查阅参考相关分工程档案资料，工程档案资料应建立分项工程数据库，详细录入各分项工程的准确数据信息，还要对这些数据进行统一维护、管理。

完成基础数据采集，建立相应的资料库，若施工过程中图纸或施工过程中有任何变动，应及时对资料库进行变更，并保留更改痕迹，以便后期检查比对。通过对档案资料数据不断完善，形成完整的工程档案资料库。

3.3完善工程档案资料信息化管理制度

高速公路工程档案资料的存放、使用、查阅，均应有一个系统化流程，这不仅涉及档案资料的规范化管理，对档案资料的安全性也有至关重要意义。

高速公路工程档案的资料来源很广，设计单位、施工单位、测绘单位、监理工程师等处均可能产生具有保存价值的文件、图纸、测绘数据、报表等，制度中应规定这些数据整理、装订归档的程序和时间，档案应按分类编码妥善保存，纸质档案应及时进行信息化处理上传至网络中心，分类存入资料数据库，并建立相应的检索系统。电子档案应定期备案，以防系统原因造成数据损失。

还应设立监管人员，对相关档案资料的完整性和时效性进行及时检查，若有缺失，错误，及时令相关单位补足、改正。

3.4提高档案管理人员素质

高速公路工程档案资料管理人员不仅要具备档案管理知识，将工程建设过程中产生的各种档案及时整理归档，还应具备一定的计算机网络技术，将纸质资料转变成可以网络传送的电子文档，实现档案资料信息化。为进一步提高档案管理人员的综合素质，企业应对其进行专业化的培训，对档案资料的归集、整理、分类进行系统化学习，熟练掌握计算机、网络技术，对电子文件的保存、传输、分类，数据库的使用等技术进行熟练应用。强化档案资料管理员的信息化管理意识，提高其创新精神，使其不仅能适用全新的档案管理模式，还能将大数据与信息化技术有效结合，不断探索和创新出新的信息化档案管理方式。

4结语

高速公路工程档案资料信息化管理是一项长期、持续的工作，只有不断加强信息技术的学习，才能将档案管理与信息技术真正融合，从而提高档案资料管理的信息化水平。

参考文献

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[3].陈昭彰.高速公路建设工程中电子化档案管理系统[J].中国交通信息化，2020（01），43+95