独立学院教学秘书素质与能力的培养

独立学院教学秘书素质与能力的培养

申锐，张莹

（西安交通大学城市学院）

【摘要】独立学院的教学秘书是教学管理工作的重要组成部分,是保证教学管理链畅通的重要环节。称职的教学秘书必须在摆正位置、明确职责的基础上，充分发挥在教学管理中的作用，既要当好领导的参谋，又要做好学校、系部、教研室、教师及学生之间的协调员。

一、独立学院教学秘书队伍存在的问题

（一）独立学院教学秘书队伍的待遇低、稳定性差。

目前,独立学院的教学秘书队伍流动频繁，导致这种情况的原因是多方面的，一是因为独立学院的教务管理队伍中年轻人较多,教学工作又比较烦琐而报酬相对较低。二是受大环境所趋,社会尤其是高校对学历要求不断提高，考研不断升温，年轻人员考虑到自己的前途，不能安心于本职工作，离职、转岗率相对较高，使得高校的教学秘书队伍呈现不稳定状态。[1]

三是在辅导员队伍被吸纳为教师系列以后，辅导员和教师成为学校重视的两大对象，而作为教学秘书，培训进修学习的机会几乎没有，待遇与工作量、工作效果不挂钩，绩效考核成了一句空话、白话。

（二）工作量大，职责不清。

独立学院相对于普通高等院校来讲，办校时间短、规模相对小，以系部为单位，一般只设一名教学秘书，组织参与系内的教学评估、教学建设、教学质量监控，学生重修、补考、选课、排课、四六级报名、计算机报名、职业技能考试，还兼职档案管理员、资产评估员、科研秘书、会计、出纳等，可以说身兼数职。而普通高等学校的相同院系，相比独立学院的工作内容则安排7—8人共同完成，每项工作都有专人负责。另外，民办高院校因为发展的历程比较短，许多岗位职责还不健全，教学秘书工作过程中基本是事事都涉及或参与，一旦发生教学事故，教学秘书也会受到牵连。
      二、独立学院教学秘书的作用
    （一）师生之间的纽带，部门之间的桥梁。教学秘书的作用主要是各部门之间沟通的桥梁，各个系之间相互配合，需要教学秘书从中协调、配合，提高教学效率，确保教学工作正常进行。在日常管理中，承担着纽带与桥梁的作用，向下传达上级指令，向上反馈教学信息，及时向教务部门反映教学进度完成情况。教学秘书是面向学生和教师的服务者，教师调课、教学安排以及教学意见反馈也依托于教学秘书，需要教学秘书能够及时进行信息的傳递，起到纽带与桥梁的作用。
    （二）监督与管理的作用。作为高校基层管理者，教学秘书具有监督与管理的职能。在高校教学管理工作中，对教师教学工作进行考核与评估，督促教师不断提升自我能力，完善教学方案。教学秘书需要对教学质量进行监督与管理，维持教学秩序。可以进行定期抽查教学计划的实施情况，或者不定期抽查教学质量，对教师教学效果进行评估，并根据教学反馈得到的信息总结管理经验，对于教学管理要有自己的意见与见解，对教学过程中存在的问题提出意见与建议，确保教师能够顺利完成教学计划，提高教学质量。
    （三）教学参谋的作用。教学秘书作为基层管理者，主要服务于高校的教师与学生，同时需要承担联络各系与相关部门的职责，要求辅助相关部门完成教学任务或者教学活动，教学秘书需要明确自身的职责，正确看待工作中所扮演的角色，参与到教学工作中，但是也不会过多干涉教学工作有序开展，为教师教学工作出谋划策，同时也不干预决策，能够准确把握自身的定位，更好地完成本职工作。对教师教学工作提出建议，根据学生反馈情况，给出教学评估，提高教师教学的质量。

三、加强独立学院教学秘书素质与能力的培养

（一）完善自身的知识储备。学习是一个动态的过程，需要不断进行知识体系的建设，丰富自身知识储备，任何时候都要不断充实自己，努力提升自身专业技能，才能够紧跟社会变化的脚步，为社会培养需要的人才。高校教育工作者需要不断为社会输送新鲜血液，需要保持创新精神，提升工作效率，具备专业的知识结构，提高自身管理意识，学习先进的管理理念与管理方法，结合实际工作内容，总结管理工作中遇到的问题，确保完成本职工作。不论从专业知识方面，还是其他相关领域，教学秘书需要不断丰富自身知识体系，建立完善的管理体系和统筹管理意识，能够与教师和学生进行无障碍交流，提高工作效率。
    （二）良好的沟通能力和协调能力。作为高校教学秘书，需要具备良好的沟通能力，能够与学生、教师以及其他部门的工作人员进行良好的沟通与交流，正确的传达上级的指令，并及时反馈教学信息，需要协调好各个部门，协调、沟通各方的人际关系，确保教学活动能够顺利开展，高校很多教学活动需要各个部门之间相互配合。因此，提高沟通能力对提升工作效率具有重要的作用。具有一定的统筹意识，可以快速进行任务的分配，便于高效完成上级下达的任务，教学事务繁琐、复杂，需要处理每个月、每个学期、每个学年的教学事务，面对突发状况更是需要及时、妥善、有序地进行处理，要求教学秘书具有一定的统筹能力，进而高效率地完成工作任务，提升工作质量，确保高校教学工作有序进行。

（三）兢兢业业，甘于奉献。

教学秘书处于教学管理的最基层，从事具体的教学事务，工作量大且事务杂乱、繁琐，时间要求严格,稍一疏忽就会直接影响到本部门甚至学校教学活动的管理工作。因此，教学秘书一定要充分认识到自己工作的重要性，时刻保持旺盛的精力围绕领导的工作展开活动，要求招之即来、来之能干，在具体而紧张的工作中脚踏实地、忠于职守、无私奉献，不计个人得失，以强烈的事业心和饱满的工作热情、乐观的态度，积极努力、严肃认真地对待工作，把时间和精力投入到教学管理工作中去，为学校教学提供优质服务。

（四）要坚持原则性。

教学秘书对于高校开展教学活动具有重要的作用。开展教学管理工作时，教学秘书的工作内容平凡且繁杂，要求教学秘书具有较高的原则性。在展开管理工作时，需要严格按照高校管理制度办事，认真、严谨地对待任何人、任何事，秉持着对事不对人的原则，客观、理智、认真地分析问题所在，并实事求是地反映问题，给予合适的处理方案。具有一定的原则性并不意味着做事古板、单一，需要与灵活性相结合，既要服从学校的规章制度的管理，又要做到公平、公正。
    （五）要有服务性与责任性。

教学秘书在展开工作时，承担着服务者的角色，向高校师生宣传高校管理制度，传达教学任务，反馈教学计划，并且需要虚心地听取教师或者学生的建议，不断地完善教学工作，提高教学效率。同时也要承担相应的责任，确保教学计划正常进行。教学秘书工作内容繁杂、琐碎，每天需要跟不同的部门、教师进行沟通，确保工作内容的顺利进行，维持教学秩序的正常运作，需要教学秘书具有较高的责任意识，始终保持认真、严谨的工作态度，才能够保障教学工作的正常运行。
     

1