提升电网企业行政办公自动化设备使用效率措施

提升电网企业行政办公自动化设备使用效率措施

陈晓

广东电网有限责任公司潮州供电局,广东 潮州 521051

摘  要：本文首先介绍办公自动化设备的优点，探讨办公自动化设备组成及发展趋势，通过建立完善的办公设备管理制度，确保办公设备自身性能得到最大限度的发挥，最后提出了提升设备使用效率相关措施，

关键词：电网企业；行政办公；自动化设备；维修；措施

引言

    当今社会高速发展，为了适应快节奏的社会，方便快捷省时效率成为人们工作和生活的主题，自动化智能化已经充斥在我们生活的每个角落里，那么办公自动化设备必然会逐渐发展并且成为一个逐步完善、发达的系统。办公自动化设备作为电网企业正常经营管理的重要基础设施，需要做好办公设备的选购、收发存储及使用维修等方面的管理工作，建立完善的办公设备管理制度，确保办公设备自身性能得到最大限度的发挥。

1办公自动化设备的优点

1.1 提高工作效率 

    传统办公方式是以纸为媒介的形式进行的，这样就使得信息的存储，采集和档案的管理和文件的传送需要大量人工，并且传统的办公方式效率低下，一份文件的传送需要经过多个部门，有专门的人员送到指定位置，影响了信息的有效性。而办公自动化通过互联网传送，能够即时到达，使得路程已经不再制约办公效率的提高，大洋彼岸不再变得遥不可及，大大提高了工作效率。

1.2减少资源的浪费

   由于传统的办公方式需要存放使用大量的纸张文件，这也就造成了极大的资源浪费，大量的纸张文件查询、分类、归档比较困难，而办公自动化则可有效解决这一问题。使用计算机来管理文件，具有标准化、电子化、规范化的特点，可以有效节约纸张文件的使用，同时方便用户查询、分类、归档。

1.3 节约人力资源

    传统的办公方式只需要按照约定俗成的模式按部就班的进行工作，以至于从事办公室人员无法再适应新的工作，对于工作人员的想象力和创造力束缚，使工作人员必须耗费大量的时间和精力来完成和处理工作任务。而办公自动化则可以大量节约人力，适应了当今社会发展需求。

1.4 节省资金

    当今企业生存的法则无外乎利用，特别是在疫情蔓延的今天，2020年以来的新冠肺炎给国家造成了极大的损失，不少企业也在这场疫情下纷纷倒闭破产，政府工作报告中指出“要大力优化财政支出结构，基本民生支出只增不减，重点领域支出要切实保障，一般性支出要坚决压减，严禁新建楼堂馆所，严禁铺张浪费。各级政府必须真正过紧日子，中央政府要带头，中央本级支出安排负增长，其中非急需非刚性支出压减 50%以上。”而现代化办公设备节约人力节约资源，从而达到节约资金的作用。

2 办公自动化设备组成及发展趋势

    办公自动化硬件包括五大类：首先，办公信息的输入、输出设备如，打印机、扫描仪、手写笔、语音输人设备等；其次，信息处理设备，指各种个人计算机、工作站或服务器等；再次，信息复制设备，如复印机、光盘刻录机等；然后，信息传输设备，如指电话、传真机、计算机局域网、广域网等；最后，信息、存储设备，如磁盘、光盘存贮系统等。从纵向的历史发展角度来看，随着网络信息技术和电子设备的快速发展，办公自动化硬件的功能越来越强，性能越来越好，品种越来越多，为实现无纸化办公创造了必要的基础条件。

    当前，随着科学技术特别是信息技术的加快建设，通信业和计算机产业得到爆发式增长，这样的时代背景也对办公自动化设备提出了新的更高要求，目前，办公自动化设备已日趋形成了联网系统来满足办公自动化的发展需要，办公自动化正朝着网络化、标准化、智能化和综合化的方向发展。对促进办公效率提升及各行业发展发挥了重要作用。

3 提升设备使用效率相关措施

3.1强化责任意识，办公设备网络化管理

    电网企业已从制度上规范了设备管理制度和工作流程，明确了相关人员的职责范围。企业设备管理工作已形成了“单位负责人—主管领导—主管部门—使用部门—使用人”的管理网络体系，逐级分布负责。通过这一套管理体系网络，使设备管理工作的多个环节流程和工作程序能够真正做到无纰漏、无死角。

3.2强化核算意识，规范办公设备采购管理

    以采购预算为宏观指导，以采购申请为具体参考，采购业务部门实际开展工作的顶层制度就相对完善了。通用设备采购工作是电网企业稳定发展的基础性工作，关系到电网企业各项工作有序运行。从实际工作来看，采购业务部门应根据使用部门的申请进行内部复核，同时根据自身采购经验和类似产品的使用意见，确定最终采购的性价比最高的商品。通用设备更新周期短、使用周期有限、市场价格波动不稳定，在采购打印机、一体机等需要使用配套耗材的设备，还需要考虑国产耗材的市场价格，避免出现耗材高于设备价、短时间使用长时间闲置的怪现象，让设备得到有效利用。此外，采购过程中还应考虑设备的兼容性问题，通用设备产品的软件升级快，各类盗版软件恣意横行，硬件更新换代快，如果不能依靠软件升级来完成产品的升级，势必会在短期内淘汰大量的设备，这无疑会造成资金的浪费。由于通用设备都是通过中国南方电网-供应链统一服务平台采购，这就要求实施具体操作的采购人员必须充分熟悉和了解平台的采购流程。在云平台上可通过在线询价功能，公平、公正、公开地选择供应商，与之签订一定周期的供货协议，这样既能保证采购经费的效益最大化，还能保证供应商的合理利润，实现双赢。所以，在采购通用设备时，一定要有较为充分的市场调研和性价比分析，协调处理好各个采购环节，做到与时俱进，既注重眼前使用效益，又注重长久使用成本，从单一的追求最低采购价格的一次性采购升级为系统的，实现定期合作的总成本最低的互惠双赢合作，进一步促进其规范化管理、现代化管理、有效化管理。

3.3 强化质量意识，确保设备产品质量

    办公自动化设备的质量高低决定了办公设备的使用效率和使用寿命，因此，质量意识要始终贯彻于采购流程的每一步环节。对于新采购的办公设备，首先要检查外观有无损坏，技术资料是否齐全，安装调试过程中是否运行正常，以上环节无异常情况后，才可进行验收；其中某一环节发现问题则必须重新调试或更换新机。在设备质量的把控上，最适宜的是采取试用后开票结账的措施，此举在延长质保期的同时，还能尽量在试用时间内发现设备问题，便于问题的及早解决问题，做到严格把好设备产品质量关。

3.4 注重培训意识，提高办公产品使用效率

    办公设备的使用效率与员工是否能够熟练操作办公设备息息相关。针对一些高精密的办公设备或仪器，必须做好相应的人员培训工作，进而提高高精密办公设备的使用效率，降低耗损率。对此，精密办公设备需要由供应商提供技术培训，要注重同部门里工作人员的互动交流，此举有利于提高操作人员的设备操作技术，减少因操作失误引发的故障问题，从而降低损耗，提高设备使用效率。

3.5 强化隐患意识，延长设备使用寿命

    工作人员在隐患意识方面的加强，将有助于办公设备的良好运转及使用寿命的延长。设备的使用寿命取决于工作人员是否规范操作，是否有对设备定时进行更新维护。具备娴熟操作技能的工作人员不仅能保证生产的顺利进行，有效避免人为故障问题，还能延长设备的使用寿命，发挥设备的最大价值。电网企业各部门要制定符合工作情况的操作及维护规章，通过对办公设备的定期检查，发现存在的相关问题，及时与对应部门和负责人员进行沟通，纠正错误并解决现存问题，确保设备正常运转。

3.6 注重全员意识，办公设备网络化管理

    办公设备的网络化管理，有利于办公资源的集约和优化，实现以最小成本对庞杂的办公设备进行梳理整合，进而实现办公资源的高效利用。同时办公设备合理布局后形成的办公设备局域网，不仅可以降低办公设备采购量，减少资金支出，还节省后勤工作时间，有利于充分发挥办公设备的最大效能。同时，全员意识的提高，将有利于办公设备的网络化管理，也将极大优化办公环境。

3.7 加强办公自动化设备维修管理

    在通用设备的实际使用过程中，经常出现非常简单的故障导致使用者不知所措的情况，往往只是需要重启机器、安装驱动或者更换耗材就可以解决，但使用者还是担心会因为不当操作带来更大的麻烦。签订一定周期的维保协议，工作人员在使用过程中出现任何问题都能及时对接上实际供货的供应商来维修解决，避免因记忆不清而对接不上正确的供应商上门服务。试想，如果每次采购数量较少的设备都通过询价比价的形式确定供应商，除了浪费采购人员的时间和精力外，一旦设备使用过程中出现问题，容易出现多家供应商供货导致没有找到正确供应商维修的情况，或者来维修时出现供应商之间推诿扯皮、敷衍了事，势必影响机器的正常使用，影响办公效率。另外，一定周期的维保商也应比较熟悉其各设备的产品型号、使用方法，如出现对电网企业实行封闭式管理等特殊情况时，也可以通过视频的方式交流，便于快速学会使用设备，恢复设备的正常使用。此外，电网企业在采购过程中也可以将协议供应商的售后服务质量作为重要参考条件来择优选择合作对象，在协议合同中明确因售后服务不及时需承担的违约责任，促使协议双方共同遵守、诚信履约，以便于全方位、多角度保证电网企业通用设备的正常使用。

    通用设备的使用应坚持物尽其用、节约使用的原则，在实际工作中，经常会出现使用部门已经按照最低使用年限申请报废的设备，却不将设备交还给管理部门，而是以此名义再次申请购置新设备的情况，这着实浪费了采购经费。所以，在通用设备的使用环节，必须在电网企业范围内建立起完整的报废、回收、维修制度。首先是报废环节，由使用部门填写报废申请单，应附加说明通用设备的购置时间、已使用年限、报废理由等，并交由归口管理部门审核。然后是回收环节，资产归口管理部门经过专业和技术鉴定后，确实可以报废的需通知使用部门履行完报废手续后将报废资产上交，禁止其继续使用；如果鉴定后发现还可以通过维修解决问题，不能报废，则需要将故障设备统一保管，以待批量维修。通用设备的维修最好是累积一定数量后的一次性维修，这样既能节省上门维修费用的支出，也能使设备的零部件最大化使用。在经过妥善处理后，最终对没有维修价值的设备，及时履行报废手续完成报废，接着对报废资产进行客观公正的价值评估，经过上级部门的审核后，依法处理，所得价款到财务部门入账。

4结束语

    通过对办公自动化设备的研究，不断融入其他有效的内容实现创新，可以推进办公自动化和信息化工程。从目前的发展趋势来看，办公自动化设备必然是一个逐步完善、逐步扩充的系统。它在越来越多的领域内的运用，让行政办公人员享受到其提供的方便快捷优质高效的服务。尤其是，办公自动化设备在电网领域内的广泛运用，必将会进一步优化电网企业管理模式及职能，真正有助于实现电力部门完成现阶段服务主体身份定位的重要目标。

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