高速公路数字档案管理工作探讨

高速公路数字档案管理工作探讨

师炜

山西交通投资集团忻阜高速公路管理有限公司路网运行保障大队  034000

摘要：高速公路在实际的施工过程中会产生土质数据、材料使用、材料储存、设计方案、施工期长短以及施工过程中所遇到的问题等各方面的信息，对于这些信息进行高水平的存储不仅仅能够帮助高速公路建设完成投入使用之后的维护工作提供便利，而且还能够为后续的工程设计提供数据上的支持。基于此，对高速公路数字档案管理工作进行研究，以供参考。

关键词：高速公路；数字档案；管理

引言

道路档案包括记录道路状况的文件、图表、音像记录，这些记录是道路设计、建筑、管理、维修和科学研究、道路部门职能活动记录、认证、检查和使用等活动的结果。近年来，随着道路工业的迅速发展，由此产生的案件数量和规模迅速增加。面对这一新形势和新挑战，我们应该积极推进道路档案信息管理，更好地为道路产业发展服务。

1数字档案概念

(1)数字档案。国家档案馆于2015年8月实施的COM和COLD数字档案馆技术准则将数字档案馆界定为数字形式的信息资源，包括传统媒体档案数字化、电子档案数字化等方面的相关信息。(2)文件和电子档案。根据2017年3月生效的《电子存档和电子存档管理条例》(GB / t1894-2016)的定义:1)电子记录是公共机构、社会组织或个人在履行法定职能时或在履行法定职能时形成、处理、传输和储存的数字形式的信息记录(2)电子记录是指含有证明文件、核查和保存价值记录的电子记录。电子文件和传统纸质文件具有独特的内容，具有同样的作用和效力；其特点是需要使用数字电子设备，如传输、储存和读取计算机；(3)两者之间的关系。电子文件必然是电子文件，只有保存在档案中的电子文件才是电子文件。电子记录的内容和范围大于电子记录；(4)电子记录的特点。非手动阅读(与传统纸张的根本区别)、环境依赖性(对it和硬件的依赖)、信息和介质的分离性、信息内容、支持和环境的可变性、多媒体集成和高存储密度。

2高速公路数字档案管理中存在的问题

2.1公路工程档案收集不齐全、格式混乱不规范

由于道路建设项目施工周期长，施工单位数量多，与各个施工单位管理文件的方式不同，一些道路建设文件不完整，一些重要的道路建设文件保存不当。文件数据收集不完整、丢失，施工完成验收后，由于检查，补充材料的真实性无法保证。该文档应是施工过程的真实记录，但少数施工主管部门忽略了数据的聚合和积累，一旦施工检查需要进行汇总，就会突然组织起来，匆忙组合起来，任意创建、编辑并由一个人签名，从而导致数据可靠性不可靠。由于道路开发文档多种多样，创建过程复杂，编辑质量差，文件质量很高，某些不兼容的做法可能会危及文件的未来保留和使用。

2.24.硬件设备的配置存在问题

想要实现高质量的档案信息化管理就必须要完善相关的物质基础的配置，硬件设备与软建设的支持同样不可缺少，但是一部分施工单位的管理部门没有能够支持档案信息化管理所使用到的硬件设备，即便是购买了相应的系统软件与系统数字构件，没有硬件方面的支持数据处理、管理的效率依旧是非常低的。除此之外，还存在着硬件设备配置不合理的情况，举例来说:数据管理系统的服务器容量太小，因为高速公路工程在建设的过程中每时每刻都在产生数据，那么服务器的存储数据应该在100OT以上，并且在子系统进行内置服务器的应用，用来进行数据缓存工作，减少主服务器的工作压力。

3高速公路数字档案管理措施

3.1系统建设要求

(1)设立一个数字档案馆，配备档案和信息管理方面的技术人员，为数字档案馆的建设提供人力、技术和财政保障；(2)根据数字档案管理系统的建设要求，对现有信息系统进行全面分类，以便操作管理信息系统生成的电子档案；(3)系统能够对导入的电子文件进行四重检测和搜索，确保文件真实、可靠、完整和可用；(4)数字存档文件的格式要求。PDF/OFD或WP/rtf/doc或TIF/JPG/PNG格式的文本：数据格式为XLS/XML/DBF或转换为PDF/OFD：图形格式为SVG/SWF/DXF/WMF/EMF/STP/EPS等。图像分辨率至少为200 dpi(jpg/TIF)，高精度仿真副本的图像分辨率至少为300 dpi(600 dpi)。200多万像素的MP4/MPG/AVI/FLV/MXF格式图像：MP3/WAV音频：EML格式的电子邮件：网页和社交媒体采用HTML格式；其他企业系统生成文件并将策略转换为通用格式。(5)编制操作日志，通过密码、分级审批、入侵检测、管理方法等技术确保数字文件的安全使用，防止系统丢失、伪造、泄漏和破坏。(6)数字档案应根据《企业文件存档范围和保存期限条例》所载的企业管理类别档案的保存时间表加以分类。

3.2夯实公路档案信息化基础工作

从硬件和软件两方面不断巩固道路档案信息化工作基础。在设备方面，主要目标是加快档案信息室等有形基础设施，并增加必要的信息设备。该软件的主要目的是开发或改进档案管理信息系统，满足档案管理职能的需要，并确保档案信息和信息系统的安全。此外，还需要制定规则、条例和评价方法，以便对档案进行健全的计算机化管理，澄清业务规则和有关标准等，以确保遵守规则。

3.3提升数字化管理重视度，加强各方面投入

为了确保妥善管理数字化道路档案，工作人员和档案管理员必须更加重视这一问题，在所有领域投入更多的资源，提供更多的设备和合格的工作人员，并推动这一进程。过去，由于人力和物力资源不足，管理效率不高。为解决这一问题，档案管理员应增加对数字化管理的财政和人力资源投资，并通过设立特别基金提供必要的设备。通过人力投资培训更专业的工作人员，并为数字管理提供基本支持。一旦管理员更加重视数字化管理，基础设施得到保证，档案数字化管理就可以用更少的资源完成更多的工作，解决以往工作的问题，提高总体工作质量。

3.4善于用人，提高能力，加强公路工程档案管理队伍建设

公路工程中的文件管理负责管理在施工过程中创建的需要结构化文件收集、组织、保留和使用的文件数据。结果，档案工作人员在真正令他们满意的思想教育中，应该对这项任务有热情和强烈的责任感，具有更高的政治思维方式、全面的操作能力和更高的地位。道路管理旨在组建一个电车档案管理专业指导小组，根据地方管理原则，为道路建设概况负责人提供技术指导，真正解决了企业伙伴组织、学习和提高档案年限质量等方面的质量问题。改进文件管理策略，统一道路工程规范文件格式，正确填写道路工程数据，并确保文件格式和内容规范正确。施工图文档分为五个部分:施工图文档、监视文件、施工图文档、完成的图形、完成的验收文件等。公路工程施工时，档案年限应包括与工程有关的父文件、土地合同、交付文件、施工合同(包括施工合同、监管合同、施工合同等)。以及各种各样的论文。

3.5进一步加强硬件基础设计建设

信息管理应积极与金融和建筑部门联系，以增加信息管理软件和硬件投资，根据实际需求采购硬件和软件，并选择高质量、尖端的设备，这些设备不仅仅是为了节约成本。此外，应在设备使用期间提高系统效率。如果某个设备不符合系统的操作要求，则必须快速更换该设备，以避免由于单个子系统中的设备问题而影响整个系统的工作效率。此时，我们的许多不稳定的数据收集，需要详细分析文件管理器硬件和软件，以便提高收集数据、整体服务器利用率等，并在网络服务系统的早期设计阶段进行。根据当前需求，选择高性能、高利用率的设备，以满足未来系统升级的技术需求，并避免因延迟而频繁更换硬件设备的成本。

结束语

总体而言，道路工程文件是道路工程的缩略图，反映了道路工程的整个过程。公路档案管理是一项长期、详细和基本的工作，它使各部门和各建筑部门充分认识到公路档案管理的重要性和必要性，建立公路档案管理模式，创造一个有充分文件记录的环境，改进公路档案管理，并最大限度地发挥公路档案的作用。

参考文献

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