提升事业单位档案管理信息化建设的方法与策略分析

提升事业单位档案管理信息化建设的方法与策略分析

周丹

湖北省孝感市孝南区交通运输综合执法大队   湖北省孝感市    432000

摘要：事业单位是经济社会发展的重要组成部分，更是社会公共服务机构，其档案管理工作涉及到的内容比较多。因此，档案管理质量与管理水准直接关系到事业单位的发展与运行。传统档案管理方式已经难以有效保障档案管理质量，提高事业单位档案管理水准势在必行。鉴于此，本篇文章就对提高事业单位档案管理信息化建设的方法与策略进行了简单的探究与解析，希望通过本文的阐述与探究可以为相关人员提供一些有效的参考与借鉴。

关键词：事业单位；档案管理；信息化建设；方法；策略

引言：人事管理的基础是人员的各类信息，当信息化技术与人事管理相结合的时候，人事管理部门的工作效率以及对应的地位才会得到相应的提升，这样一来，人事管理整体的系统性、专业性也会相应的提升。计算机系统的应用一方面能够更改工作人员在管理方面的相应理念，同时更能够优化管理的质量与效率。

1  事业单位档案管理信息化建设的重要性解析

1.1  拓展档案管理职能

传统档案管理的主要职能是利用以及保管，通过信息化建设，将档案保存成数字化档案或者是电子化档案，可以冲破传统档案的局限，将其职能逐渐向服务以及管控等等职能延伸，可以进一步实现一存多用的功能，各个部门之间能够进行档案信息的共享，与纸质档案相对比而言更有实效性以及延续性。

1.2  降低档案管理成本

传统档案管理对硬件设备以及管理场所有着特定的要求，建设成本相对较高。在实际进行管理的过程当中，需要对档案进行分类整理以及防潮防霉防尘等等常规性处理，所需要的人员相对较多，在人工成本上要比电子档案管理有较大增加。与此同时，在实际应用的过程当中，传统档案无法实现部门之间的信息共享，极大程度增大了档案应用成本，所以推行信息化建设可以节约更多的财力、物力以及人力。

1.3  提升档案管理效率

传统档案管理主要依赖于人工操作，速度慢，无法有效提高档案管理质量和效率，工作中容易出现纰漏；电子档案管理采取网络化、信息化手段进行，在使用和查询信息方面较为便捷，实现信息共享，准确性强，能极大的提高管理效率。

1.4  节约档案存储空间

传统档案管理与电子档案管理相对比而言，传统的档案管理需要专用的场所用于档案存放，保管时间的要求与及逐年增加的档案材料对档案管理场所的规模有着非常高的要求。因此，传统档案管理占用的物理空间相对较大。信息化建设可以将光盘存储技术的价值以及作用进一步发挥出来，持续提升档案信息资源的存储密度，有效的节约存储空间。

2  事业单位档案管理信息化建设的基本原则

2.1  适用性原则

事业单位在实际进行档案管理信息化建设的过程当中，需要选择使用本单位需要的系统软件平台，应用兼容性相对较强的接口，既需要充分满足现阶段档案管控的需要，还需要为日后扩展留有空间。

2.2  安全性原则

事业单位档案信息的安全性是档案管理工作中十分重要的一个环节，在信息化建设过程中，很容易造成档案信息泄露、丢失或遭受黑客、病毒的入侵，给单位或个人带来风险，严重的会造成不可估量的损失。因此，整个档案管理信息系统都需要采取专业手段加强对档案信息的保护，保障档案信息的安全与完整。

3  事业单位档案管理信息化建设的策略与方法

3.1  重视档案管理信息化人才的培育

事业单位现有的档案管理工作人员大都是从以前从事档案管理工作中延续下来的，其管理经验、管理方法以及管理思路大都与传统管理模式有关。对信息化管理缺少专业的管理方法以及经验。所以，在加强档案管理信息化建设的同时，事业单位需要注重培育、选拔或者是聘用档案管理信息化专业人才。除此之外，档案管理工作人员自身也需要不断解放思路，充分结合时代发展的需求，进一步提高自身的业务能力以及专业水准，以此来促使事业单位迅速建立高效、系统、全面的档案管控体系，更好的发挥事业单位档案信息化管控的作用。

3.2  加强档案管理信息化建设意识

在部分事业单位当中，可能会存在一些轻档案、重业务的现象，业务人员主动归档意识不够强烈，对于一些计算机基础相对较为薄弱的人员而言，学习积极性以及主动性不足，对档案信息化建设不够重视，甚至存有抵触心理。鉴于此，事业单位需要进一步增大档案信息化工作的宣传力度，使得事业单位当中的每一名工作人员都可以意识到档案管理在工作当中的重要性，信息化建设的重要性，形成一个统一的思想。除此之外，还需要明确的将其纳入到事业单位的工作规划当中，以此来为信息化建设的顺利实施提供进一步的保障。

3.3  进一步增强信息化档案管理系统的开发与维护

要想进一步实现档案管理信息化，进一步增强信息化档案管控系统的开发与维护是关键。除了选择合适的设备以及硬件，要严格按照国家相关电子文件管理办法的具体要求，制定科学合理的规范标准，在对档案管理软件功能实际进行设计的过程当中，需要将档案管控系统与业务系统进行恰当的衔接。除此之外，事业单位需要注重对纸质档案的数字化采集、整理以及升级，运用科学合理的统计方法对其进行分类以及整理。定期做好系统的维护、定期更新防火墙、安装杀毒软件等等。

结语：

总的来说，事业单位经营管理下档案管理工作占据着极为关键的位置，伴随着档案数据信息的日益增长，信息化建设也提上日程。档案信息化可以进一步提升工作效率，有效实现资源优化配置。对此，上文首先就对事业单位档案管理信息化建设的重要性与基本原则进行了解析，然后从多个方面对事业单位档案管理信息化建设的策略与方法进行了探究，以供参考与借鉴。

参考文献：

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[3]赵瑾.事业单位档案管理信息化建设问题及改善策略探究[J].信息记录材料,2021,22(04):54-55.DOI:10.16009/j.cnki.cn13-1295/tq.2021.04.026.