加强农业科研单位人事档案数字化管理探析

加强农业科研单位人事档案数字化管理探析

宋杰

新疆农业科学院组织人事处  新疆乌鲁木齐  830091

摘要：农业科研单位人事档案记载着科研人员重要的科研成果，是科研单位人才信息管理的重要载体。随着信息化的快速发展，人事档案也从传统的纸质档案管理到数字化档案管理转变，这对人事档案管理人员提出了更高的专业知识和能力水平。本文通过对人事档案数字信息化建设中存在的突出问题进行综合分析，结合工作实际提出可行性意见措施，对提高农业科研单位人事档案管理水平提供借鉴。

关键词：农业科研单位；人事档案；数字化管理

On strengthening the digitalization management of personnel files in agricultural research institutions

Songjie

Organization and Personnel Department of Xinjiang Academy of Agricultural Sciences  Urumqi, Xinjiang 830091

Abstract: Personnel files of agricultural scientific research institutions record important scientific research achievements of scientific researchers and are an important carrier of talent information management in scientific research institutions. With the rapid development of information technology, personnel archives have also changed from traditional paper archives management to digital archives management, which puts forward higher professional knowledge and ability level for personnel archives management personnel. This paper makes a comprehensive analysis of the outstanding problems in the digital information construction of personnel files, and puts forward feasible suggestions and measures in combination with the actual work, so as to provide reference for improving the management level of personnel files in agricultural research institutions.

Key words: agricultural research institutions; Personnel files; Digital management

农业科研单位是以农业科学研究为主的综合性研究机构，其人事档案管理是科研人员信息管理的主要抓手。通过人事档案信息可以反映出科研人员的个人履历、政治表现、工作业绩、表彰奖励、工作经历等内容，因此做好人事档案管理工作，对科研工作者起着重要作用[1]。同时，加强人事档案科学化管理，是促进人力资源合理流动、合理配置、合理使用的有效途径，也是全面考察、评价和使用人才的重要依据，对推动农业科技事业发展具有及其重要的作用。

随着计算机信息技术的迅速发展，人事档案管理也从传统的纸质档案管理逐渐走向信息化、数字化管理之路。人事档案数字化管理极大地方便了档案管理部门和查档人员的查询和使用。本人结合从事档案管理工作实际，对人事档案管理现状及存在的问题进行分析，并针对如何推进档案数字化建设提出相关措施建议。

1、农业科研单位人事档案管理现状

1.1 纸质档案管理为主，管理方法相对落后

人事档案管理是一项比较繁杂的系统工程，目前大多数科研单位由于缺乏经费支持、无专职人员开展信息化管理，仍以传统的纸质档案进行管理。由于纸质档案在管理过程中容易受到存放位置、天气、纸张、填写字迹等问题的影响，可能出现不同程度的损坏[2]。如果纸质档案在管理过程中存在丢失或损坏等现象，查找或修复损坏档案就需要耗费大量的时间和精力，不但增加社会成本，还达不到档案管理的规范标准，因此，在档案管理过程中必须要求档案管理人员做到认真、细致。同时，每年还要对当年新产生的档案资料进行补充，但由于档案管理的特殊性，档案管理工作的重要性容易让领导忽视。

以某农业科学院人事档案管理为例。某院人事档案管理工作由组织人事部门负责，管理档案共2048册，其中在职职工档案960册，离退休职工档案1068册。档案仍采用传统的纸质档案模式进行入档、整理和查询，每年因年度考核、职称评审、工资变动、领导干部任职等情况须查询或入档近千份的材料，档案整理中还涉及到档案分类归档、档案目录编辑等繁琐的工作，大多数人员不愿意从事档案管理工作，领导也不够重视，导致档案管理工作滞后，存在档案缺失现象。

2.2 档案管理不到位，影响干部人事工作

目前从事档案管理人员一般为非档案专业人员，对档案管理等内涵和相关专业知识知之甚少，而且有部分单位档案管理人员是兼职，不可能有充沛的精力和充足的时间去专心从事档案管理工作，势必影响档案的管理质量。同时，还有部分档案管理人员存在综合素质不高、责任心不到位等问题，对重要的档案材料没有及时入档，久而久之会造成原始档案材料的缺失，给科研人员管理工作带来严重的影响。例如，在办理人员退休手续时，上级主管部门要求提供退休人员参加工作时的佐证材料，如《报到证》《转正定级表》等，由于档案管理人员未能及时入档，而且时间久远无法找到，就会导致档案材料缺失而影响科技人员正常办理退休手续。

2.3 查询档案繁琐，使用效率较低

纸质档案管理工作中，经常根据工作需要查询或翻阅人事档案，核查相关干部人事信息，就要逐页翻阅档案中记载的信息。由于档案数据量大、内容繁多，而且还要根据记载的信息进行对比分析，既耗时间又耗精力，给档案工作管理带来一定的难度。同时，在查询过程中，由于档案纸张陈旧、老化，很容易对人事档案造成不同程度的损坏，尤其要复印档案时，须把纸质档案进行逐页拆分，这就对人事档案的保存管理工作带来不便，影响正常工作的开展，同时也降低了档案的使用效率。

2.人事档案管理数字化建设的重要性认识

2018年11月，中共中央办公厅印发了《干部人事档案工作条例》，对干部人事档案管理数字化建设提出了明确要求，.因此，学习先进的人事档案管理经验，利用最新的计算机网络和数字化信息技术，加快数字化档案建设进程，将成为人事档案管理的必然趋势。

2.1 创新人事档案管理模式，提高人事档案管理水平

与传统纸质档案管理模式相比，数字化档案具有便捷性、时效性、规范性和安全性等特点。开展人事档案数字化建设，就是把传统的纸质档案通过计算机信息技术扫描成高清图片，经加工制作后形成电子档案。使用过程中，可通过信息检索，能快速、精准查询到某单位某个人的档案信息，根据需要还可进行打印，实现方便、快捷、高效的查询功能[3]。同时，还可利用人事档案数字化系统，对干部人事、档案情况等信息进行统计分析，以实现信息资源共享，避免重复劳动，不断提高档案信息化管理水平。

2.2 规范人事档案信息管理，提高人事档案信息安全

人事档案数字化建设是通过计算机信息技术、扫描技术、图像处理技术，按照人事档案分类要求，把传统的纸质档案加工制作成电子档案，以实现人事档案数字化的存储、查阅、转递等功能，规范了人事档案的信息化管理。同时，在数字化使用过程中，不用接触纸质档案即可进行查询，减少原始档案被抽取、替换、涂改信息都可能性，也有效避免纸质档案被损坏、丢失的风险，提高了人事档案的信息安全。

3.人事档案管理数字化建设中存在的问题

我院于2021年4月启动人事档案数字化建设工程，2022年6月完成档案数字化建设验收工作。但在档案数字化建设过程中，还存在一些问题亟待解决，主要表现在以下方面。

3.1 档案审核整编、查漏补缺工作量较大

人事档案数字化第一步工作是审核整编。根据《干部档案工作条例》和《干部人事档案材料收集归档规定》进行审核，对发现人事档案中存有缺失、信息不全等材料及时进行查漏补缺，确保人事档案在数字化扫描前保证其真实性、完整性。经对960册人事档案进行审核，发现每册人事档案均存在缺失或信息不全等现象，而且有的档案缺少内容较多，而且记载时间还比较久远，对查漏补缺工作带来很大的难度。由此也可以说明，原始纸质档案在归档、保存过程中存在管理不严、入档不及时等现象，造成查漏补缺工作量较大，耗时也较长，影响人事档案数字化建设进度。

3.2 信息化人才队伍建设匮乏

目前，大多数科研单位从事档案管理人员存在年龄偏大、接受新鲜事物较慢、创新意识不强等现象，使得一些单位在人事档案管理过程中仍然采用传统的纸质管理模式。然而，人事档案的信息化管理需要一批专业化的人才队伍，不仅要掌握传统纸质档案管理的流程和相关政策，同时还会运用档案数字化管理系统进行电子化制作和使用。然而现有档案管理人员不能及时掌握信息化档案管理操作技能，同时又缺少复合型的档案管理人员，也影响人事档案数字化建设工作的进程。

3.3 人事档案数字化信息系统缺乏一致性

由于我国的干部人事档案数字化建设工作起步较晚，目前相关主管部门没有研发一套统一标准的干部人事档案数字化管理软件。为推进干部人事档案数字化建设工作，很多科研单位通过招投标方式委托具有人事档案信息化管理资质的第三方软件公司进行制作或者自行开发档案管理软件，虽然数字化档案框架结构与档案分类目录结构一致，但因数字化过程中所采用的技术和方法不同，导致各单位制作的数字化档案存在标准不一致，格式不相同，操作软件不兼容等问题，致使人事档案信息资源处于孤立、分散状态，无法实现各单位间人事档案资源共享的目的。

4.推进人事档案数字化建设具体措施

4.1 强化领导对档案数字化建设重要性的认识

开展人事档案数字化、信息化建设，实现档案信息化管理，领导重视是关键。实现农业科研单位人事档案数字化管理，不管是从纸质档案的查漏补缺，还是扫描图片，然后进行高清制作，最后到电子成册，每个环节都是一个系统工程，需要耗费大量的人力、精力和资金投入。因此，要让领导充分认识档案数字化建设的重要意义，力争把档案数字化建设项目列入院党委重要议事日程，将档案数字化建设纳入财政经费预算，确保干部人事档案信息化建设工程能够落地，取得实效。

4.2加强对专业化档案管理人才的培养力度

培养和引进综合素质高、专业能力强的档案管理人才是满足农业科研单位人事档案数字化建设的必然要求。面对新形势、新任务、新要求，档案管理人员也要转变观念，要从传统的纸质档案管理向现代化、信息化档案管理转变，运用大数据信息技术开展档案管理工作。农业科研事业也要建立规范的数字化档案管理制度，进一步完善档案管理人才的培养和引进机制，注重引进具有档案专业背景的人员，为档案信息化建设工作提供人才保障。对现有档案管理人员要加大技能培训力度，既要学习最新的人事档案政策，也要学习档案数字化建设的相关操作技术，不断提高档案管理工作水平，为新时期干部人事工作做好保障服务。

4.3 加强对人事档案数字化建设的统一开发利用

正所谓“无规矩不成方圆”，国家应制定统一、规范的人事档案数字化、信息化建设标准，研发统一技术标准软件，对计算机软硬件兼容性、操作系统、网络环境中数据库格式、档案数字信息系统框架结构和信息处理界面等工作都要有明确的要求并在全国推行。这样各单位均可按照统一的软件格式制作数字档案档案，并根据工作需要，可选择单机版或网络版，届时根据组织部门要求，需要对人事档案信息共享时，即可通过网络版进行数据交换，单机版可通过升级网络版后进行数据交换，确保所有事业单位使用统一的档案数字化操作软件，实现信息资源共享。

5.结束语

农业科研单位人事档案管理是干部工作的重要组成部分，进入新的历史时期，对干部人事档案管理工作提出了新的更高要求，如何做好人事档案数字化建设工作是当前组织部门面临的一项重要课题[4]。通过对本文的分析，认为农业科研单位应当适应新形势，积极推进干部人事档案数字化建设工作，加强资金投入力度，对数字化档案管理系统及扫描、打印等设备进行配置，引进和培养专业化档案管理人才队伍，确保人事档案数字化建设可持续发展，以更好地为农业科研单位干部人事工作提供信息保障。

参考文献：

[1]张勤生.大数据背景下事业科研单位人事档案管理的创新探讨[J].管理实践,2019(05) :23-24.

[2]姚桂芳.浅谈加强人事档案集中管理与数字化建设[J].工作指导,2020(05):159-160

[3]郭文婷.浅析人事档案管理数字化建设[J].管理纵横,2020(03):211-212.

[4]田晓琼.人事档案数字化建设工作思考[J].论坛,2015(07):55-56.