事业单位档案管理信息化的探究

事业单位档案管理信息化的探究

王东

黑龙江省鹤岗市萝北县殡仪馆

摘要：在事业单位的持续健康发展中，档案资源的作用跟越发重要。因此，为了能够对资源进行利用以及管理，发掘档案资源的内在价值，使档案资源在工作中的作用能够发挥的更好，这就需要建设好档案资源管理方面的工作。事业单位应当具创新意识，将信息技术手段融入工作中，这将会极大地提高工作实效性。同时,相关的单位也需要着手于人力、物力以及财力投入,使档案管理的改革工作能够进一步的推进。文章将阐述信息化建设的重要性，并给出具体的信息化措施。

前言：在社会经济发展过程中，产生了大量的文档资料和信息，给档案的管理工作带来了越来越大的压力。为了进一步提高档案管理质量，方便获取和利用档案资源，降低管理成本，有必要加强档案的信息管理。目前，档案的信息管理还存在一些问题。因此，应当以系统化、集成化的方向，不断推进管理的信息化。为此，事业单位目前的主要任务，一是加快档案标准化建设；二是特别关注档案服务平台的结构，重点关注档案数据库的结构。

关键词：信息化；建设；档案管理

1.事业单位档案管理工作信息化的重要性

1.1减少档案管理成本

事业单位在开展档案管理工作的过程中实现信息化建设，可以与无纸化办公相结合，这样不仅能够节省成本方面的支出，同时还能使档案管理工作的质量得到提升。事业档案管理信息化建设可以使档案管理部门直接建立与各个部门直接的、有效的联结，并且将繁重复杂的工作简化，使工作的整个流程都能够用计算机完成处理，极大地提升了管理效率，也降低了管理所需的人力物力。

1.2减轻档案管理工作难度

信息技术的使用，体现出了科技的强大与优势，工作人员只需要操作计算机即可，不需要重复档案信息收集、分类、保存等工作，减轻档案管理工作压力。以往人工档案管理工作中，需要管理人员与单位中的各个部门进行沟通，以了解各部门产生的档案信息，并根据信息的不同进行分类与处理。对此，工作人员可以建立网络系统平台，利用信息技术收集档案信息，并将档案信息以数字化的方式保存起来，实现档案资源信息化收集、储存与备份。

1.3提高档案信息的安全性

事业单位在对档案信息管理进行信息化建设时，可以在网络管理系统中构建防火墙技术和恢复系统，这样就能在加强病毒防御的同时，对用户的使用权限进行管控，这样能够使信息更加安全，预防黑客和病毒的攻击，大大降低了信息泄露风险。而管理的合理开展，也能够更好地保护纸质档案，防止发生丢失、破坏的情况，使其中的信息更加安全。

2.事业单位档案管理信息化的措施

2.1明确档案管理信息化的重要性

在事业单位运行的过程中,要转变管理思维,认识到信息化的意义。为了更快实现信息化，加强管理的整体水平，要先从领导层入手，让他们能够意识到信息化的意义,并更多地去关注工作的进展。如此一来，就可以通过上层的影响力，推动建设的落实。然后，则是要扩大宣传的范围，并加强在单位内部的宣传。通过以多个途径展现出信息化的优点，让内部人员看到其实施的价值,并着手去开展信息化建设,落实相关的政策。此外,在宣传活动中,可以将国家的政策要求体现出来,借此引起事业单位管理者的重视,并在日常工作中积极落实。通过这些途径,明确信息化的重要性，加大建设的重视，主动落实有力的措施,从而为事业单位发展提供内在支持。

2.2夯实档案管理信息化工作基础

为了确保档案管理信息化工作的高效有序开展，领导层应该充分认识到档案管理以及档案信息化对于单位发展的重要性，积极推进信息化工作的实施。首要的是完善事业单位档案信息化管理组织体系，结合单位的人员规模以及职能特点，设立完善的管理部门，明确管理职责以及人员配备。同时，结合信息化管理的实际需要，制定完善的工作细则，对档案管理信息系统的建设使用、电子档案资料的收集、整理以及保存、利用等各个环节明确具体的工作标准和要求，使管理变得更加规范。另外，也要加大资金方面的投入，保证建设的资金供给，用以完善基础设施，推进信息化的进程。

2.3优化档案管理信息系统平台的设计应用

对于管理信息化的推进，重心应当放在完善信息系统平台的设计上。在信息系统平台的具体功能配备方面，应该注重综合采取多样的档案信息资料数据采集工具，及时将单位内部的资料数据进行获取，将档案的收集、鉴定等工作以功能模块的形式加入到系统平台之中，以提高档案资料的管理效率。通过重点打造功能完备的档案管理平台，实现单位内部各类档案资料的集中管理，最大程度地减少档案遗失问题，促进全面提升档案归集整理、开发利用的规范化高效化。

2.4加强档案管理人员专业性培养

为了使档案管理信息化顺利落实，还应该注重强化对档案管理工作人员的培训教育，提高档案工作人员的专业素养能力水平。重点应该结合事业单位档案管理信息化的实际需要，建立完善的档案职业培训内容体系，即应该注重加强对档案工作理论基础知识的教育培训，确保档案管理工作人员能够熟知档案管理内容以及档案工作具体要求，熟悉档案管理相关法律法规方面的知识，提高档案工作意识，也应该注重强化档案管理业务技能方面的培训教育，让管理人员熟悉具体的业务流程，帮助其技能和素养的共同提升。此外，还应该采取专题培训、专家讲座等形式，提升培养的效果，提升管理的整体水平。

2.5健全完善档案管理信息化工作流程

在事业单位档案管理工作具体实施方面，要注重对工作流程的系统性优化。在档案的接收方面，应该确保可以实现档案在线以及离线模式下的批量接收以及处理，并对电子档案资料的完整性以及规范性进行监督检查，对档案资料的内容以及有效性等进行验证。在档案的整理方面，重点强化对档案资料自动归类自动排序的管理，并完善信息环境下电子档案资料的著录和标引等功能。在档案的利用环节，应该确保可以实现电子档案资料的检索筛选以及输出，尤其是可以实现跨全总、门类以及递进检索，优化完善档案资料的在线借阅以及授权下载等，并完善档案资料的编研以及成果利用，提高档案资料的利用效率。在档案资料的鉴定和处置方面，明确电子档案资料的鉴定以及处置标准，尤其是针对强化密级以及价值、开放等相应工作的鉴定处理，按照不同档案资料的不同性质和管理要求细化具体管理措施，促进提高档案资料的标准化规范化水平。

结语：在事业单位中，档案管理是重要的工作之一，其详细记录了单位建立以来的重要事件及其在发展中取得的成就，蕴含了丰富的经验和正确的思想，为管理人员、工作人员、领导者高效开展业务工作提供了重要指导，大大提升了档案管理水平。在信息时代下，各种形式的档案不断涌现，其中传统的档案管理模式已经不能适应时代的发展需要，在这种情况下强化档案管理工作信息化建设是十分必要的。

参考文献：

[1]刘利群.事业单位档案管理信息化建设[J].It经理世界,2022(1):112-113,117.

[2]张莹莹.事业单位档案信息化建设存在的问题和解决措施[J].黑龙江档案,2021(04):256-257.