事业单位档案管理创新发展思路刍议

事业单位档案管理创新发展思路刍议

王永霞

木垒县农村公路养护管理站  新疆木垒县  831900

摘要：改革开放以来，我国综合国力不断发展，事业单位也有了很大进步。在我国经济建设飞速发展的社会形势下，事业单位的发展面临着巨大的压力和挑战，只有对档案管理工作进行不断的创新，才能跟得上市场发展的步伐，这也是当前事业单位档案管理工作迫切需要解决的问题。

关键词：事业单位；档案管理；创新；发展思路

引言

事业单位档案是由事业单位在日常工作过程中形成的具有保存价值的信息记录，随之而来的便是档案管理工作。事业单位肩负着教科文卫等重要的基础性工作，管理着庞大而丰富的档案信息资源。档案管理集将档案收集、整合、评价、检索、统计、应用于一体的服务性、系统性和综合性工作。做好档案管理工作，可将凌乱、分散、孤立的档案资料进行系统整合，使其满足档案管理的标准和要求，同时，通过信息技术等手段，满足档案利用者的档案信息需求。无论是内部管理，还是外部管理，效率都是其中一项重要的价值目标追求。“管理效率”是一种运用投入产出分析工具研究管理现状的科学方法。保持较高效率，是事业单位档案管理的基本要求，也是选择适当的档案管理模式的根本标准。从某种角度看，效率自身充满矛盾，体现于效益与速度、质量与数量、目的与手段等冲突之中，需要通过资源整合、模式转变、方法选择等，不断提升档案管理效率，更好地发挥事业单位档案的价值。

1事业单位档案管理工作概述

事业单位档案管理工作,是档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用的活动,包括档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究、档案提供利用。传统环境下,事业单位档案管理工作对象主要为纸质档案,即以纸张作为载体的一种档案,如公文、图纸、信札、电报、户籍、契约、证书、书稿等。纸质档案具有真实性、安全性、直观性及很强的凭证效力等优点,但也存在归档、立卷、装盒等过程投入人力物力多、工作量大、占用空间大、不易查找、易损坏、无法再生等特点。比如,某事业单位在整理单位人事档案时,需要从档案柜里拿取某员工类别的档案袋或者档案盒,根据档案袋或档案盒里面排列的时间顺序号码,来查找相应员工的档案资料,用完之后再根据档案资料排列的时间顺序号码,放回档案袋或档案盒的某个夹层,最终将档案袋放回档案柜原处以便下次取用。

2新形势下事业单位档案管理工作的现状

2.1档案的信息化资源开发有效性不足

事业单位针对档案管理的资源数据库的建设过程中,资源缺少整体性,导致对资源的管理水平很难提升,无法对档案资源进行深入开发,对档案的后期运用有不利影响。事业单位的档案管理工作在一定程度上会影响到单位整体的管理水平及长期发展。新形势下,大数据开始得到充分利用,若无法根据资源的有效利用和合理利用,对事业单位档案管理工作会造成信息管理的缺失及事业单位人员的资料保存成本的增加,相应地降低了工作效果,资源不合理利用。

2.2档案管理方法不科学

事业单位档案管理方法也存在一些问题，如档案管理方法稍显落后，对现代信息技术、计算机技术及网络技术的应用不足。另外，事业单位内的档案载体比较单一，档案收藏仍以传统方式为主，载体较为单一，以磁、光、电等为载体的档案还相对较少。

2.3工作人员缺乏专业性

要想使档案管理工作发挥最大价值，就必须配备专业的档案管理工作人员。但从当前事业单位档案管理工作的现状来看，很多单位缺乏档案管理工作专业人才，即使配备了专门的档案管理人员，但是其专业素养和业务能力也很难满足档案管理工作发展和提升的需求。而且档案管理工作本身具有一定的枯燥性，如果档案管理工作人员缺乏细心和耐心，也是很难将工作做好的。

3事业单位档案管理创新发展思路

3.1完善管理制度是保障

一是建立完善的管理机制。新修订的《档案法》明确了档案利用、公布的标准、档案信息化建设的要求、档案工作监督检查的内容，以及相应的法律责任。事业单位应严格执行《档案法》，结合实际制定完善档案管理规章制度，如档案收集制度、借阅/归还制度等，使日常档案管理工作有章可循，减少随意性。二是明确档案管理岗位及人员职责。事业单位档案管理部门应细化档案管理岗位设置，明确档案管理人员职责，深化档案管理效能、激发档案人员活力。三是简化档案管理流程。事业单位档案管理的目的是为单位、群众提供优质高效服务，因此，档案管理的出发点和落脚点应始终坚持以人民为中心，秉持以人为本理念，从闭环管理的要求出发，在满足相关要求的基础上，一次性完成档案管理相关业务。

3.2加强档案管理人员对档案信息化的应用

要想实现档案管理信息化建设,那么加强档案管理人员对档案信息化工作的应用是事业单位首先需要做的。事业单位对档案信息化应用不熟练的员工,可以通过相关的培训让他们对档案信息化有一定了解与认识,使其明白档案信息化在日常工作中的重要性,在学习阶段中定期对其进行考核、评定。这样既可以使其对档案信息化方面的知识更深层次的理解,又可以训练他们日常工作中对业务的熟练程度,以此来培养知识涵养型人才,使他们的技术素养上升至一个新高度。为了使事业单位的培训氛围更加活跃、使档案人员的积极性有所提高,事业单位可以变换多种培训方式,比如,早会可以适当加入些小游戏、电子信息化指南讲解、拓展训练等。只有实现档案信息化管理的充分应用,在一定程度上顺应国家信息技术的要求,才能推进事业单位档案管理信息化建设的步伐。

3.3健全档案管理的保护措施

大数据管理中的档案管理以纸质档案居多,在电子档案完善的情况下,建立纸质档案的现实管理模式,针对档案管理中纸质档案的对照和储存及纸质档案信息的健全要做好相应的保护措施,解决档案管理中对事业单位信息的完善和补充,保障信息化安全的情况下,对纸质档案的保护措施和信息化情况下操作员安全意识的增强,健全档案管理的保护引领措施,减少工作量,增加可信度和精细化水平,针对工作人员工作量增加的难度要适当减压,减少后期审核和管理费用。

3.4对档案管理人员进行培训教育，提升其业务素质

目前部分人员的专业知识及实践经验比较匮乏，业务能力不足以胜任档案管理工作，所以事业单位要定期组织档案管理人员参加政治理论学习、专业知识学习及文化知识学习。通过政治理论学习可以坚定档案管理人员的政治立场，使档案管理人员拥有更高的政治素养，以此保证档案工作的真实可靠。通过专业知识学习可以提高档案管理人员对档案管理工作的认知、丰富其专业技能，以确保人员熟悉、精通事业单位档案管理业务，并能够运用先进的档案管理理论及手段开展档案管理工作。

结语

随着我国信息化时代的发展，要想从根本上提升档案管理的质量和水平，就必须要从事业单位自身的特点及发展需求出发，提高对档案管理工作的重视度，将先进的科技手段应用到档案管理当中，在不断的探索与发展中寻找档案管理工作的创新思路。

参考文献

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