浅谈大数据时代档案管理工作的挑战与机遇

浅谈大数据时代档案管理工作的挑战与机遇

滕辉

广西灵山县疾病预防控制中心（广西灵山535400）

摘要：在大数据时代，可以通过大数据的优势使得档案服务工作质量提高，相关工作人员应该在素质能力提高的前提下，对管理档案的传统方式进行改进、优化，使得管理的效率得以增长，让档案管理能够实现信息化建设，让档案价值得以充分发挥。在档案管理的传统模式往新模式进行转变时，相关工作人员仍需要有长远眼光，立足于现状，也要明确大数据对档案管理的发展意义，使得档案管理的活动能够获得进步发展。

关键词：大数据时代;档案管理工作;挑战;机遇 

引言

在当前大数据时代背景下，信息化的数据存储形式已成为整个时代发展的必然趋势，为人们查询和共享信息带来了十分便捷的条件。为了提高企业档案管理质量与管理效率，必须充分发挥出大数据分析技术的优势，从而推动企业档案在网络环境下实现现代化管理，优化当前企业档案管理系统，对工作流程进行完善，提高工作效率和整体质量。

1大数据背景下档案管理有效性提高的思维保障

大数据的广泛应用，在一定程度上革新了人们的记录的方式和看待世界的思维视角。可以说，大数据技术的广泛运用加速了各行业领域档案管理的创新与发展进程，在档案管理领域的有效应用，为档案管理的数字化与数据化以及信息化管理实现提供了有力的技术支撑。因此，对于传统档案管理的思维需要及时更新，紧跟时代发展的步伐进行变革。相关档案管理部门及管理者要对档案与数据间的关系重新审视，要树立以数据为导向的档案管理思维，站在数据管理的角度，加强对档案管理过程中出现的问题分析和解决。思维先行是档案部门应对新时代挑战的首要准备，相关的领导层与管理层都需加强对档案管理思维模式转型中重要意义的重视，需要在档案管理信息化建设方面投入更多的关注与支持，从而设立一套与新形势发展相适应的档案管理方法。另外，还要建立完善大数据背景下的档案管理规章制度，将信息化档案管理工作纳入绩效考核范畴，从而激发档案管理员工的工作潜能与主观能动性。并且，在内部要加强大数据背景下档案管理重要性的宣传，营造全员支持与配合档案管理工作展开的良好氛围。通过加大档案管理过程中所需要软硬件设施建设方面的投入力度，从而确保大数据背景下档案管理信息化建设工作得以有效展开。不仅如此，还要在大数据背景下档案管理推进中充分发挥制度与完备软硬件设施的协同效应，促使档案信息化管理发展更加科学化、规范化及常态化。总之，提高大数据背景下的档案管理有效性，需要对档案管理思维加以更新，从而为其最终的实现提高有效保障。

2大数据时代档案管理工作

2.1正确认识档案管理工作

当前,大部分事业单位领导人员对档案管理的认知程度不高,因此投入的资金不足,管理人员的管理能力较弱。这说明了在单位的发展过程中并没有意识到档案管理的重要性。如果档案管理工作失去相应的资金支持,则管理工作难以在市场竞争激烈的情况下顺利进行,因此只有在档案管理工作中投入足够的资金,才能不断提高档案管理的质量,保证管理工作的价值得到充分发挥,从而确保单位能够顺应时代的发展。对此,相关管理人员要全面认识档案管理工作的含义,提高档案管理人员的工作意识,强化工作人员的综合能力,从而体现档案管理工作的重要意义。此外全面认识档案管理工作后,要及时根据发展情况建立合理的管理系统,优化档案管理流程,确保在发展中充分利用档案资料的价值作用。

2.2档案管理的共享模式，互联网+档案管理

在信息技术支持下，云技术诞生了，它发展至今也较为成熟，有着广泛的应用空间、范围。云技术需要智能设备等物理接口去联通，智能设备在现阶段的普及率也较高。为此，在信息化的档案管理中，企业需要对云技术的运用提高关注，应该通过它的优势，让内部档案能够极大的提高共享水平，逐步实现云管理档案的目标。而在云技术的正确使用中，企业还需要提高对与网络安全的关注，相应的工作人员也应该具备档案安全、网络安全的知识储备。在技术运用中，从档案的权限设置、防火墙设置、定期维护等多方面抓起，使得档案安全获得充分保障，将档案放进“保险箱”。最后，在共享模式的建设中，档案部门不能单独运转，需要企业的不同部门之间彼此互通、协作，档案部门要高度保持工作的主动意识，做好档案共享的纽带和桥梁。对于主动完善档案管理体系，实现共享模式，促使互联网＋档案管理能够顺利实施，还需要不断创新。

2.3重点建设档案全文数据库

档案数据库在企业档案查询、检索和表格快速生成方面都具有十分明显的优势，但在具体应用过程中无法满足相关管理人员对档案信息的识别。而通过在实践过程中构建全文数据库，对材料进行全面评估，可以从根本上提高企业档案利用效率，对各类型档案信息进行整合，从而深化企业档案信息的开发和利用效果，提高整体工作质量，保证企业档案资料的安全性。与此同时，全文数据库还可以结合咨询需求来进行简化，优化企业档案网络管理系统，将相关管理权限作为基础，从而实现逐层档案局域网建设，利用局域网将信息高效衔接，提高档案管理的有效性，真正实现档案现代化管理。此外，在实践过程中，还需要建立起完善的企业档案管理中间线，充分发挥出技术支持和指导作用，从而对档案信息的流通渠道进行优化。

2.4信息安全的体系化

提供信息安全保障其次要推进档案信息安全体系化。信息时代下的档案数据安全威胁因素较多，相对于以往的事后处理模式，应当注重向事前预防和事中控制的趋势过渡，做好数据档案安全管理的统筹安排，促使完善的档案数据安全体系尽快成型。营造安全的硬软件环境，满足电子档案运行与电子档案存放的环境要求。建立档案信息资源的安全运行维护体系与安全技术体系及安全管理体系，同时发挥各体系的优势协同效应，切实保障档案数据的安全。档案部门不仅要建立完善的档案管理信息安全体系，还需建立网络防御体系，通过安装杀毒软件等措施，实现对电子档案信息风险的有效防控。合理运用云终端，将信息系统储存的档案信息保存到云平台中，防止因储存设备损坏而引起的数据丢失等风险。做好档案信息的备份工作，确保档案信息的安全性。另外，推进规范化档案安全管理制度的落实。现代档案管理比以往的档案管理有较大的发展空间，但档案数据信息的安全保障体系不能一成不变，尤其是制度建设方面，需按档案管理工作的转型发展步伐进行完善，推动档案管理的效率和质量稳步提升，不断提高档案信息安全管理水平。

结语

在大数据时代，档案数据的数量更多，需要处理的信息量更大，随之数据信息也变得更有价值，这使得档案已经成为企业非常重要的资源。那么如何让档案被最大化、最有效地去利用，让档案价值被更有效地挖掘，目前已经成为各大企业会重点关注的问题了。在大数据影响下，档案管理面临着挑战和机遇，怎么让档案管理得到创新，让管理的效率和水平得以提高变得非常重要。企业需要明确档案管理的挑战和机遇，更需要结合自身实际还有管理档案的需求，从正确、积极的角度对各项技术进行整合、运用，逐渐形成有建设实用性的信息化档案管理模式，不断提高自身档案管理的效率和水平。

参考文献

[1]詹艳辉.大数据背景下茶叶企业档案管理建设探究[J].福建茶叶,2021,43(06):42-43.

[2]韩佳丽.大数据背景下施工企业档案管理信息化建设研究[J].兰台内外,2021(16):31-33.

作者简介：滕辉 （1986-），男，汉族，广西灵山人，本科，主要从事疾病预防控制档案整理工作。