浅析“粗+细”归档范围模式在高校档案管理中的运用

浅析“粗+细”归档范围模式在高校档案管理中的运用

杨景怡

四川外国语大学，重庆市 40112

摘要：在高等院校的日常工作中，不可避免的会产生大量档案。这些产生的档案有着两大显著特点。其一，高校档案来源相当复杂多样。除了教学单位，业务部门会产生很多教学类档案，每年还会进出大量的学生个人档案，此外，高校内部，上级也会有很多行政档案产生。这就对高校的档案管理水平提出了很高要求。其二，档案的利用者构成也相当复杂，主要分为三类：学生校友的社会公开利用；内部教职工的利用；行政程序上的规律化利用。这三类利用都呈现出各自不同的特点。所以，总的说来，要管理好高校档案是一项庞杂的工作。而这项工作最核心的部分即是每个高校根据自身情况指定的归档范围。由于历史的种种原因，这种归档范围往往只有粗线条，不详细的一部。而具体的实施，则非常依靠档案管理者的经验，甚至是个人情绪。这就很容易出现今年要求归这些文件，明年要求归那些文件。专职档案管理员一旦离职，新的管理员又有新的要求。鉴于此种现状，本文将初步探讨“粗+细”归档模式在高校档案管理实践中的运用，希望对这种现状有一定的扭转作用。

关键词：“粗+细”归档范围模式；高校；档案管理

一．具体“粗+细”归档范围的运用方法

   “粗+细”归档范围指的是同时运用两套归档范围，并且，这两套归档范围一定要相辅相成。“粗的”归档范围指的是，将高校的全面工作拟一个概述行的，高屋建瓴的归档，不必具体到某一个文件，但求面面俱到。有时候也可以包括一些以防万一的，抄底型的归档范围，来应对随时可能出现的高校工作的新业态。而与之对应的“细的”归档范围则要求在它的基础上推出一个类似于指引的文件，并具体到每一份实体档案，如：“学生录取通知书”，“各部门会议纪要”。在运用“细的”归档范围应该遵循如下原则：凡是“细”归档范围所要求的档案必须归入。但由于甄别什么档案该归入，什么档案归入的必要性较低是一项具体而实践性较强的工作，无法像一加一等于二一样可以粗线条的实施。这就需要专职档案管理员结合兼职档案管理员所反馈的信息，根据“粗”归档范围做出灵活的变通。由于有了“细”

归档范围的保底性保障，所归过来的档案一定能满足一所高校日常的档案利用需要。

二．与“粗+细”归档范围运用相匹配的人员联动

再好的制度设计都完全取决于实施它的人员，所以要想用好“粗+细”归档范围必须做好以下三点。其一：制定环节的高校各部门的联动：“粗”该怎样“粗”，“细”具体要“细”到什么文件。高校各部门要结合上级工作要求，各类人员查档的需求，共同商议出一套合理的规章制度。在这一环节，“联动”是一个关键词。因为单一部门无法窥得档案要求，利用的全貌，所以如果各部门能不辞辛劳的精诚合作，才能制定出一份合理的“粗+细”归档范围。其二：运用环节的各部门的协作。这种双层的归档范围在实际运用中最为关键的是“细”条目的运用，“细”条目要对不管是交档案的业务部门，还是收档案的档案部门都要产生指引作用。怎样用好它们？就需要在实际工作中。两类部门多交流，多发现问题。其三，修改完善环节各部门的合作。时代在不断变化，工作要求也是。具体到档案管理实践中，不管是“粗的”，还是“细的”归档范围都应产生变化。尤其是“细的”这一部分，甚至两三年，每一年都会产生变化。如何来适应新形势的需求，这就需要档案管理部门和各个职能部门，业务部门心平气和的坐下来商量，争取提出全面的，切合实际的建议。因为这是一项联动的工作，任何单一部门都不能一眼窥全局，只有大家齐心协力，才能把工作做好。

三．结语

“粗+细”的归档范围目前在全国高校中少有人实施。但它确实是为了应对复杂多变形式的一种理想解决方案。这钟方案虽然会多耗费一定的物力，人力。却能有效地减少“档案到用时方恨少”的不利局面，为新时代高校档案工作提供一个新颖的视角。