创新现代企业档案管理提升员工综合素质

创新现代企业档案管理提升员工综合素质

薛缠缠

新疆库车丰源农业灌溉有限公司

摘要：现如今，我国各项企业发展迅速，在这样的背景下，企业必须正视档案管理发展过程中的困难和挑战，积极采取有效措施，改变档案管理的类型和方法，以此缓解档案管理的压力，提高档案管理的效率。除此之外，档案管理人员在档案管理的过程中可以有效应用信息技术，借助档案管理系统为档案管理提供技术支持。同时，企业的档案管理部门要加大人才招聘的力度，实现档案综合化管理，提高企业档案管理人员的道德素质和工作能力水平，推进新形势下企业的档案管理事业获得更大的进步。就企业的发展现状来看，档案管理工作依旧存在诸多问题，如果这些问题不能得到有效解决，就会严重影响企业的发展，不利于我国经济社会的进步。

关键词：企业；档案管理；员工素质

引言

档案管理作为企业日常管理工作中非常重要的一项内容，在规范企业日常工作行为、提高企业工作质量和效率等方面表现出积极的作用。企业档案管理工作开展的效率能够反映出一个企业在市场中的竞争力水平，所以加强企业档案管理工作具有非常重要的意义。

1现代企业制度下企业档案管理的原则

现代化的企业制度之下，企业档案管理工作需要遵循以下四大原则：第一，真实性。档案管理需要确保档案资料的真实性，以帮助企业获得有效、可靠的信息，做出正确决策。第二，系统性。为了方便档案的查阅，现代化的企业档案管理必须要按照一定规定实施类别划分；第三，全面性。企业的档案资料必须要保证信息全面，才能为企业发展提供可靠参考；第四，有效性。只有有效的档案才能够帮助企业进行现代化发展，无效的档案不仅浪费企业资源，还会对企业发展造成误导。

2企业档案管理中存在的问题

2.1档案管理人员素质不高

现阶段，企业档案管理员在思想观念、文化程度、专业水平等方面都有很大差异，他们对档案管理的意识并不强。据调查，很多企业并没有对档案管理员进行专业性的系统培训，导致他们对前沿的档案管理技术并不了解，甚至对档案的收集、整理、归档、装订等基础工作也不熟悉，从侧面导致了企业的档案管理工作处于滞后的状态。除此之外，部分企业的档案管理员身兼数职，除负责档案工作外，还要负责办公室、内勤、助理等多种职务，很大程度上导致了他们无法用心来对企业档案进行管理，进而使企业档案工作的管理水平低下。对于企业来讲，这样的做法虽然能够节约人力资源，但是间接地为企业的经济和发展带来影响。

2.2管理手段较为传统

大部分企业的档案管理工作依靠传统手段进行纸质文件的整合与管理，在实际操作过程中非常容易出现文件缺失问题，并且由于依靠人工进行纸质档案的管理，导致其管理效率较低，在需要查找资料的时候往往由于海量的纸质资料而难以准确定位到需要的档案资料。部分企业虽然应用了现代化的档案管理方式，但由于其设备、技术落后等原因，也无法保证档案管理的效率与安全。

3创新现代企业档案管理措施

3.1优化相关制度，规范档案管理行为

对于企业档案管理工作而言，符合相关法规或政策是其运行的首要原则。因此，在企业文化建设视域下，为了进一步提高档案管理的有效性，企业应当结合自身的发展与需求实情，做好相关制度规章的确立和优化工作。具体来说，首先，要对档案管理的具体工作进行细化和明确，在此基础上，要在任务分解表、目标考核细则以及考核结果等方面体现出档案管理工作。档案管理部门应当依照相关标准，结合具体的实际需求来不断对内部管理制度加以完善，将自身的工作融入企业整个发展考核机制中来，以此来不断激发工作人员的积极性，强化他们的思想认知。与此同时，为了进一步提高档案管理工作的效果，可在个人岗位责任制以及部门考核当中体现档案管理，在此基础上，对档案管理工作中表现较好的个人或部门进行奖励，对于做得不好的个人或部门进行处罚。其次，要加快确立档案管理方面的标准与制度，以此来保证该项工作的各个环节都能够有效推进。例如，企业可以建立一个包括档案收集、档案分类、档案保存以及档案归档等多方面的标准规范，确保档案管理工作能够得到高效、正确、精准的完成。除此之外，要做好档案管理行政监督渠道的厘清工作，遵循相关管理规范，不断开展自评自测、不定期检查等活动，以此来实现对档案管理工作的实时监督、全面监督，消除那些档案管理工作中存在的力度弱化问题，规范档案管理工作中的不当行为，进一步提高档案管理工作的实效。

3.2探索精细化、个性化创新模式

传统模式下的企业档案管理之所以出现诸多问题，除了人工管理无法彻底避免的缺陷外，还在于管理思想粗放化、简单化、随意化的不良后果。这就需要企业在创新档案管理过程中探索精细化改革道路。所谓精细化管理不仅指确保企业档案全部提交归档，也在于对档案分类的进一步细化。充分细化的档案分类不仅有助于简化收集归档并高度明确档案归属方向，更为重要的是精细化后的档案更加有利于对档案信息的充分利用，使未来的使用者能以更少时间成本找到目标。这也是在更大程度上发挥档案作为珍贵信息资源价值的重要措施。同时，不同行业中的企业在档案形式及其后续管理过程中各有不同的目标和要求，因此在创新改革档案管理工作时不能盲目抄袭其他企业的成功经验，而是必须积极探索个性化方案。比如不少历史悠久的纸质档案不仅是企业生产经营活动的经验总结，一定程度上也有了文物的价值。这就需要企业在探索数字档案平台化管理过程中兼顾文物保护与信息管理。而这也是新时期企业档案管理创新改革提质增效的重中之重。

3.3推动信息化建设，提高档案现代化水平

在新时期背景下，档案信息化管理已成为档案管理发展的方向和趋势，对企业发展将起到重要影响和作用。因此，企业要重点推动档案管理信息化建设，真正提升档案管理工作整体水平，实现档案管理深度转型，为企业发展提供优质高效服务。随着信息技术、大数据技术等在企业的广泛应用，必将直接推动企业档案管理信息化发展，电子文档与数字化文档等将成为主流，也必将推动档案管理现代化的进程。鉴于此，企业务必对档案管理信息化建设予以重点关注，确保档案服务领域能够得以有效拓宽，使档案价值得以有效发挥，为企业发展提供可靠保障。

3.4提升档案管理团队的整体素质

当前，众多企业中缺少专业的档案管理工作人员，人员配置的失衡也是影响档案管理的重要因素。档案管理人员的专业能力、素质、经验、技能都在一定程度上影响档案管理的效率。企业要根据自身的实际情况选择档案管理人员，要考察上岗人员的工作能力，也要考察上岗人员对档案管理工作的态度，是否认真对待此项工作，是否具有专业的知识支撑。另外，针对不同的工作人员，要采取不同的培训内容，根据工作人员的实际情况，制定不同的培训内容，提高档案管理人员的质量。与此同时，还要培养档案管理人员的团队精神和敬业精神，只有心往一处想、劲往一处使，才能从根本上提升团队的综合能力和水平，为企业构建优秀的档案管理人才队伍，为企业的发展添砖加瓦。

结语

总而言之，企业档案管理在现代企业制度下存在管理意识较为薄弱、管理人员不够专业、管理手段较为传统以及管理制度尚未完善等困难。为了更好地进行档案管理，需要提高档案管理意识、加强人才队伍建设、健全档案管理制度，同时采取完善基础设施、加强风险防范、应用先进技术以及建设信息平台的手段来落实现代化管理。

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