PDCA质量管理在医疗设备档案管理中的应用价值

PDCA质量管理在医疗设备档案管理中的应用价值

楚占军

保定市儿童医院 河北保定  071000

摘要：医疗设备档案是医院档案的重要内容，PDCA质量管理是一个循环管理模式，其在医疗设备档案管理中的应用，有助于优化档案管理流程，提高档案管理的水平和质量，保障医疗设备档案的完整有效性，从而更好服务于医院管理和发展。本文简要分析医疗设备档案管理的现状和问题，就PDCA质量管理的应用提出一些建议和对策。

关键词：PDCA质量管理；医疗设备；档案管理；应用价值

医疗设备档案管理要与医院医疗设备申请、购置、安装验收、使用、维修维护、计量、报废处置等环节的工作同步进行，确保档案资料信息更完整、准确，从而为医院设备监管、临床应用、保障医疗安全及成本管理等一系列工作服务。PDCA循环法主要由P（计划）、D（执行）、C（检查）、A（处置）4个阶段内容组成，被广泛应用于各种复杂工程项目的管理和管控，其在医疗设备档案管理中的应用也具有明显优势，有助于实现精细化管理，持续优化档案管理流程，使档案管理更高效。

1医疗设备档案管理的现状和问题

医疗设备档案管理是一项复杂性的工作，医院逐渐加大了这方面工作的实施，但也存在不足和问题。例如，其中心工作不是档案管理工作，医疗设备档案管理在很多情况下并没有与医疗设备申请、购置、安装验收、使用、维修维护、计量、报废处置等环节的工作同步进行，缺乏连续性管理，容易导致出现错漏事项。且存在医疗设备档案归档不及时、分类不准确、档案错误、信息缺失和原始票据文件缺失、借阅管理不规范等情况，影响档案的价值及后期利用，也容易造成档案损毁、丢失等问题。档案管理采用的模式和技术方法落后，传统人工管理模式无法满足实际需要，且存在重管理、轻利用的情况，档案资料的利用率不高[1]。

2 PDCA质量管理在医疗设备档案管理中的应用及价值

2.1P—计划

这一阶段工作的实施要求明确医院医疗设备档案管理的现状和问题、特点和实际情况，针对问题，制定科学可行的管理计划方案。第一，做好调查分析工作，可以采用问卷调查、资料收集和分析等多种等方式，了解医疗设备档案管理的环境和条件、现存问题和风险因素、以往工作的不足和缺陷。可以了解到当前医疗设备档案管理工作存在建档不及时、缺乏统一规范和标准、装订不规范、档案不完整、缺乏和丢失问题严重、查阅不便等问题。第二，成立专门的档案管理组，分析到造成上述问题的原因主要是档案管理意识不强、制度机制不健全、责任落实不到位且信息化不足，结合这些问题，制定针对性的解决对策[2]。

2.2D—执行

这一阶段工作的实施要求落实好之前制定的解决对策，医疗设备档案管理人员需要明确自身的职责和工作内容，对医疗设备档案管理工作的实施进行不断的细化和细分，从持续加强制度机制建设、夯实档案管理基础、加强人员培训、加强档案信息化和数字化建设等多方面，持续提升档案管理的质量和效果。一是，结合医疗设备档案管理工作的需要，持续完善各项配套设施，保证档案柜、计算机、扫描仪、打印机等配套设备齐全，保存和管理好各种纸质档案和电子档案，并做好防火、防潮、防霉、防虫、防高温及网络信息安全管理一系列工作。二是，加强信息化建设，实现纸质档案的数字化转化，构建大数据库和网络平台，方便档案资料信息的查阅、下载和共享利用。三是，加强档案管理人员培训，确保其能够规范做好医疗设备档案收集、整理、分类、归档、存储工作，保证档案信息全面、准确和真实有效，要与医疗设备申请、购置、安装验收、使用、维修维护、计量、报废处置等同步进行，落实好档案管理工作。四是，完善制度机制，加强标准建设，对医院医疗设备档案的入档、建档、存档、查阅等提出明确具体的要求，并监督档案管理人员严格依照流程和要求做好档案管理工作，确保医疗设备档案归档及时规范、分类管理规范、存档有序、查阅和借阅有序。为防范和降低档案丢失、破损、错位归档、查找不到等一系列问题的发生几率，还需要持续加强档案安全管理，科学设置权限等。对归档的档案资料要实施分类管理，对缺原件、缺签字、有涂改、内容造假和资料不全的档案坚决不入档，监督在规定的时间内补充相关内容和信息，确保符合标准要求之后再归档，并建立科学的编号、目录和索引[3]。

2.3C—检查

这一阶段工作的实施主要是发现问题，并针对性解决和处理问题。医院医疗设备档案管理工作的执行和实施难免会出现一些疏漏问题，需要定期对其进行检查，并及时做好反馈和上报，以防出现档案丢失、破损等各种问题。要求对医院医疗设备档案管理工作执行和实施的效果及效率进行评价和分析，对各项管理措施和计划方案实施情况及结果进行评价分析，对现存档案查漏补缺，每季度都需要对医疗设备档案进行一系较为全面的抽查，详细记录这段时间内医院医疗设备档案文件的收集、收录情况，查看档案资料信息是否完整、登记设备档案的录入情况、档案目录及资料是否存在缺失和编辑不合理情况、档案分类是否合理等，针对发现的问题要监督整改，并做好检查结果总结和分析工作，将其作为后续档案管理工作改进和完善、计划方案和管理措施制定的依据和参考。

2.4A—处置

PDCA质量管理是一个循环管理模式，要求对于计划执行与检查阶段发现的问题及偏差，采取科学措施进行纠正和处置，并监督档案管理工作进行整改，就目前医院医疗设备档案管理工作的现状，科学确定下一阶段的管理目标和主要内容，协助下一阶段计划方案和措施的制定，争取在一个PDCA循环中规避当前管理中的不足和问题，提高档案管理成效。

结束语：

医院医疗设备档案管理工作是一项复杂性的工作，推动PDCA循环方法的科学应用，能有效提高档案管理质量水平，并简化档案管理程序，及时发现和解决医疗设备档案管理工作中的问题和不足，是一种值得推广和应用的科学管理模式。

参考文献：

[1]刘柳. PDCA循环在医疗设备档案管理中的应用[J]. 兰台内外,2022(15):73-75.

[2]王春燕,陈裕鑫,路婧. PDCA循环法在医疗设备档案管理中的应用价值[J]. 医疗装备,2020,33(11):83-84.

[3]朱子涵.浅谈PDCA质量循环在医疗设备维修管理中的应用[J]. 中国设备工程,2022(16):15-17.