信息时代档案管理工作面临的问题及对策

信息时代档案管理工作面临的问题及对策

刘建平

四川诚一诺网络科技有限公司  四川省成都市  610051

摘要：信息时代的到来给我们的社会带来了巨大的变化，越来越多的人们开始使用手机以及电脑来进行各种活动，这也使得我们国家的各行各业开始向信息化的方向发展，开始构建网售平台以及网络服务平台等等，这些都是我国现如今的信息时代所带来的变化，其中档案管理工作也开始走向信息化管理的方向，但是现如今，我国的信息时代档案管理工作仍然存在一定问题，为了能够更好的提升我国档案管理工作的质量，我们接下来将会详细的分析现如今信息时代档案管理工作所面临的工作以及我们解决问题相应的对策。

关键词：信息时代；档案管理工作；问题及对策

引言：

我们首先能知道的就是现如今已经是一个高度信息化的时代，很多设施都已经呈现出了数字化的发展模式，并且很多档案和资料也开始了数字化。数字化档案在很多方面都有着巨大的优势，像是我国的各种信息情报、企业的在运行管理以及书籍的保存等等，这种档案是具有相当大价值的，所以将档案进行数字化和信息化是十分必要的，并且档案进行数字化后有着相当多的优势，但就目前的档案数字化趋势来看，其也存在着一系列的问题。下文当中我们详细的分析信息时代档案管理工作当中所可能面临的问题，以及相应的对策。

一、信息时代档案管理工作的意义及所存在的问题

首先，我们要知道的是信息时代给档案管理工作带了的优势是很多的，其中就包括了降低整个单位的运营成本以及提升档案管理的需求面，同时还能够有效的提升档案管理的整体质量等等，这些都是现如今我国档案信息化管理所带来的优势。

（一）信息时代档案管理工作的优势

具体而言我国信息档案的第一个优势是降低了单位运营的成本，在传统档案保存中，我们需要专门建造或者划分出一个档案室来进行档案保存，并且这个档案室中必须将所有档案都按照时间和不同的类别进行区别。但由于档案数量是十分多的，档案室所需要的面积以及进行档案的分类时也需要相当多的时间和精力，并且也需要一个专门的人员进行档案室的工作，一是需要进行档案的分类，二是需要进行档案的整理。这两个工作都不轻松，因为纸质档案的数量很多，其的搬运重量也很大。而将的大量档案进行数字化，那么所需要的设备、空间和精力都会大大减少。当档案被数字化后，所需要的空间仅仅是一台电脑和一个机械硬盘。这相对于传统档案的保存手段来说，所需要的成本可以说是大大减少了。

第二个优势就是适应了档案的管理需求，在进行传统档案管理的时候，需要很多方面的帮助，一是需要确定档案档案时间，二就是需要保证档案的分类保证，十分的耗时耗力。而在将档案进行数字化后，就可以将所有档案通过电脑上的相应软件进行整理，从而达到更好更快的整理速度。

最后一个优势就是能够提高档案的管理质量，这一点是数字化特有的优势。传统情况下档案室就算建造的再好，档案也会有不同程度的磨损或者因为某些故障而导致档案出现大规模的损伤，想要规避这种损伤和磨损是不可能的，因为现实世界中不可控制的方面实在是太多了。但是将档案进行数字化后就可以轻松的解决这个问题，在数字化后档案不会出现磨损的情况，所有档案的保存完整性都得到了保障。所有在数字化之后档案都会得到最大程度的保存完整。

（二）信息时代档案管理所存在的问题

信息时代当中档案管理存在的最重要的问题就是安全性以及保密性工作的质量下降，相对于传统的档案管理而言，如今的信息时代档案管理存在着保密性和安全性大大下降的问题的情况。主要是因为因为如今各个企业缺失相应的人才，导致在进行信息化档案管理平台的构建过程当中留下了一定量的安全漏洞，如果有相对应的人员进行档案的入侵，就很容易导致档案的缺失和被盗取。同时如果数据遭到破坏，想要完全复原也是需要高超的技巧，这也是现如今我国企业数字化档案管理当中所缺失的部分。

现如今的档案管理不得不说是一种问题，现如今的档案信息化进程十分缓慢，一是因为档案信息化这个过程是需要相当多的精力，需要相当高的技术含量的，除此之外还需要拥有一套完善的信息化管理体系以及一些基础的设备。现在的档案管理所需要投入的资金很高，因为需要进行初步的建设，而在建设完成后就可以快速的进行档案的信息化。其次，就是我们现如今并不具有大量的专业人才，这也需要长时间的培养，从而让专业人才的数量得到增多，方便引进专业人才。

二、信息时代档案管理工作的问题解决对策

（一）树立档案管理意识

想要实施档案信息化的管理，首先要做到的就是树立档案管理的意识，这个部分需要保证每一个参与档案信息化的人员都具有这方面的意识。让每一个工作人员都能够理解信息化后的档案所具有的优势，并且让每一位工作人员都自愿投入到其中。相关管理部门需要在进行档案信息化的过程中，对相应的工作人员进行全面的培训，从而方便在所有的工作人员心中树立档案管理意识，进而提高档案信息化管理的效果。

（二）创立专业团队，以政策保驾护航

将我国现如今的大多数纸质档案进行信息化，而在进行信息化的过程中，被信息化的档案更容易进行管理。上文中也详细的说了想要将档案进行信息化，那么就需要拥有一个完善的信息化管理体系，而想要建立一个信息化的档案，那么就需要进行档案信息化的机制健全。随后就是需要相应的管理部门和国家进行助力，从而推动档案信息化的进程。这个过程需要大量的资金来进行，简单的方法就是创立相应的专业团队来进行档案的管理。一方面能够更好的进行档案信息化的进程，另一方面能够保证档案在信息化后保证最大程度的完整性。同时我们需要相对应的政府政策来保驾护航，利用政策来你不这方面的不足，通过在高校当中开展相应的课程，来提升我国的对应人才数量，以此来保证日后的档案管理工作的质量上升。

（三）对档案监测进行优化

对档案的检测进行优化，这个部分也需要得到相关部门的重视和投资。想要优化整个信息化后的档案的检测，那么就需要开发相应的专用的的检测软件，方便在的档案进行数据化后能够进行管理。所以为了能够优化检测档案，就需要相应的部门进行软件的设计，从而优化档案的管理工作，提升整个档案的工作管理质量。

三、结束语

上文当中我们详细的分析了现如今这个信息时代下我国的整体档案管理工作质量以及我国现如今所存在的档案管理工作问题，其中安全性问题以及保密性问题，和对相应的专业人员的缺失都是我国现如今所需要重视的问题，同时我们上文当中还提出了相应的解决对策，以此来最大化的提升我国的信息化档案管理工作的质量和整体效率。

参考文献：

[1] 段慧冬. 信息时代高校档案管理工作面临的问题及对策[J]. 知识经济, 2021.

[2] 史立萍. 信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].  2021.