深化城建档案馆的服务功能建设

深化城建档案馆的服务功能建设

周楠

吉林省和龙市城乡建设档案馆 ，吉林 133500

摘要:《“十四五”全国档案事业发展规划”》指出，要深入推进档案利用体系建设，充分实现档案对国家和社会的价值，提升档案利用服务能力。这足以说明提升档案利用服务的重要性，因此，将深化发展应用到城建档案馆的档案利用服务中，可以推动馆藏资源的开发利用，同时促进我国档案馆档案利用服务体系的构建与完善。文章旨在进一步分析深化发展应用于档案馆的档案利用服务的影响，及目前深化发展背景下档案馆的档案利用服务存在的一些挑战，从而基于深化发展对档案馆的档案利用服务提出发展策略，以期为我国档案利用服务理论和实践提供一定的参考。

关键词:深化发展;城建档案馆;档案利用服务

1深化发展视角下城建档案馆档案利用服务面临的挑战

1.1城建档案管理的规划设计不合理

档案管理工作需要日积月累长期发展。因此， 在进行档案管理的过程中，应该设计长远的规划。但是，目前我国很多城建档案在进行管理的过程中并没有结合实际情况设计长远的规划，仅仅是制定了暂时的管理体系。另外，还有很多的档案馆没有意识到在信息化时代应该利用科学技术手段开展档案管理工作，没有重视档案的信息化建设，更不用说设计合理的发展规划。

1.2城建档案管理人员服务意识不高

档案管理部门的特征之一就是具有服务性，但是通过调研发现，很多的档案管理人员没有较强的服务意识，甚至有的管理人员对于档案管理工作知之甚少，对于自己的工作职责没有明确的了解，岗位意识不强。这也导致在进行城建档案管理的过程中，很多的管理人员不认真负责，这对于档案管理工作而言是十分不利的。

1.3城建档案管理方式需要完善

过去城建档案在管理的过程中，档案的内容包括纸质材料、图片以及音像等，但是这些档案在进行保存的过程中面临着不易保存等问题。随着信息化技术的普及，如何将原始的档案材料转化为数字档案是需要认真思考的问题之一。另外，很多的档案馆对于档案管理工作并没有制定符合时代需求的档案管理方式，不利于档案的持久保存。还有的档案馆没有设定档案管理的统一规范和流程，导致档案管理过程中出现管理效率低、质量差的问题。

1.4城建档案采集难度高利用率低

就现行的有关城建档案的管理规定要求，在进行城市建设以及规划的过程中，相关参与建设机关以及各个企事业单位必须要对本单位的城建档案进行有效管理，并且建设单位在工程建设竣工验收之后的三个月内，需要及时将相关的档案材料以及档案复核件递交到建设行政主管部门。然而就目前来看，在一些工程项目建设的过程中，由于各个参建单位对于承建的档案管理工作重要性认识不足，所以并不会主动向建设行政主管部门提交相应的竣工档案，同时有关部门对于城建档案管理的宣传力度比较低，所以导致城建档案采集难度比较高，档案的利用效率低。

2提升城建档案管理水平的对策

2.1统筹信息化建设，提高服务意识

在信息化背景下，应将信息化技术手段应用到档案管理过程中，重视城建档案管理的信息化建设和发展，提高城建档案管理的效率和质量，从而使城建档案管理工作能够更好地发展。在进行城建档案管理的过程中，应该重视提高管理人员的服务意识和责任意识，通过制定责任清单等方式来明确管理人员的岗位职责，转变管理人员的工作态度，这有利于档案管理工作的有序开展。

2.2提高信息化水平，创新档案管理模式

随着信息化技术的发展，城建档案管理应该重视如何将纸质档案转换为数字档案，通过建设数字档案库能够更好地分类整理相关档案，提高档案的管理效率，同时方便相关人员对档案进行借阅。在开展档案转换工作中，要注意不能将原始档案损坏， 否则将会是重大的损失。档案馆应派专业人员开展相关工作，在转换老档案的同时还应及时处理新的档案，将档案进行统一的管理，使城建档案变得更加的完善。另外，城建档案管理过程中应该利用网站、数据库、新媒体以及大数据等多种形式来建设档案信息管理系统，同时还可以与其他下属的城建档案管理部门进行数据分享，实现在一定区域内档案流通，但是要注意做好信息安全防护工作，防止档案信息被窃取。最后，在对档案管理进行信息化建设过程中，应该意识到档案馆的职能之一就是为群众服务，所以为了更好地满足人们借阅档案的需求，档案馆可以通过多种方式开展服务工作。在传统的档案馆内服务的基础上，档案馆可以通过开发手机 APP 等方式进行档案服务工作，通过下载 APP

使群众能够随时随地借阅城建档案，能够及时掌握自己所需的信息。档案馆在信息化时代的背景下， 可以通过多种方式创新档案管理工作，拓展服务群众渠道，更好地将档案管理的作用发挥出来。

2.3建设标准化体系，整合档案资源

档案馆在进行城建档案管理信息化建设过程中， 可以与相关部门联合成立专门工作小组，积极开展档案信息化建设，该小组的工作职责主要是解决档案管理信息化建设过程中面临的问题，建设档案管理的标准化体系，促进城建档案信息化管理的高效进行和快速发展。另外，在进行城建档案信息化建设的过程中，应该通过问卷等方式向相关部门和群众进行询问，了解信息化建设过程中存在的问题， 从而能够更好整合档案资源和完善档案信息化管理系统，使城建档案管理工作能够更好更快地进行， 提高档案管理质量和效率，让档案能够更好地服务于社会。

2.4加大投入创新管理，保障档案安全

在进行城建档案管理信息化建设的过程中，首先要做的就是完善基础档案。传统的档案管理设备已经不能满足档案信息化管理的需求，由于缺乏更换设备的资金等原因，很多档案馆不能及时更新档案管理设备，对信息化建设的发展造成了十分不利的影响。所以，档案管理相关部门应该加大资金投入力度，重视起档案管理信息化建设，促进城建档案的进一步发展。其次，应该积极创新档案管理方式，从而使档案管理的水平得到进一步提升。在档案信息化管理的过程中，面临的最大问题是信息安全的问题，在档案信息的输入、传输以及存储的多个环节中，都要注重考虑信息安全问题，档案管理部门应该与科技部门进行合作，研究如何在进行档案信息化管理的过程中保障信息安全。

2.5加强档案服务职能，提高档案利用率

众所周知，城建档案管理工作的主要目的就是为了服务群众、服务社会。所以在这种情况下，要想真正发挥出城建档案管理工作的价值，促使城建档案可以保证城市规划建设有据可循，提高城市规划的服务质量，提升人民群众的精神文明生活需求， 那么城建档案管理人员就必须要重视起城建档案管理服务功能的增强。具体来讲，档案管理负责人需要加强对档案管理网络的建设力度，积极借助先进的互联网技术、计算机技术、云计算技术等，对城市的计算机网络目录中心进行设置，给予城建档案管理部门工作人员一定的权限，帮助管理人员能够迅速查询到所需要的城建档案信息，为需要的用户服务。

近年来，档案馆在很多方面都有突破，但在档案利用服务方面依然有所欠缺，档案利用服务方式单调、传统，而深化发展的理念、方法与新技术能够很好地弥补这些缺陷，创新档案利用服务理念、方式，提高档案馆整体服务水平。本文仅从深化发展宏观视角对档案馆档案利用服务的发展策略进行探讨，未来还需要进行更深入、全面、具体的研究，才能保证深化发展视角下档案馆档案利用服务实现真正的创新和发展。

参考文献

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