新修订档案法背景下企业档案工作探析

新修订档案法背景下企业档案工作探析

田晓蕾

大庆油田档案馆  黑龙江大庆  163000

摘要：随着如今《档案法》的再一次修订，为我国档案工作人员所应该具备的各方面素质提出了更加明确具体的要求，其作为我国法律体系的一部分，新修订档案法(简称新档案法)为我国企业档案工作提供了坚实的保障，要求档案工作的人员认真贯彻执行新档案法，确保新档案法执行的质量，这对于企业日后持续发展极其重要并且意义深远。

关键词：新修订档案法；企业；档案工作

一、引言

随着我国社会建设的迅速发展，我国已经在各个领域都获得了极大的进步，随着我国1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议所通过的《中华人民共和国档案法》，到目前为止，已经经过了四次改动，每一次的修订都是对档案工作人员提出了新的标准以及要求，特别是如今的2022年所修订的档案法对我国档案工作人员提出了更加具体明确的要求。

二、新修订档案法的相关内容

新档案法的修订是档案管理方案和管理水平的巨大发展与提升，是档案工作建设的巨大发展。

1.确立档案信息化规划的法律法规。

设立的“档案信息化规划”，体现出了档案管理工作涉及到的主要问题和基础需求，体现了在信息网络技术迅速发展条件下档案工作的重要改变和迅速发展趋向。新档案法设立这一规划更好地体现了现阶段的实际需求。换句话说，档案信息化规划是档案工作中的关键。新档案法明文规定了档案信息化建设的直接责任人、具体目标、推广方法、、管理方法和运用、电子档案馆基本建设、档案数据资源整合等。同时要求档案管理机构以及相关部门和单位推动档案信息化规划标准，对电子档案进行规范管理，提供相关的法律依据，完善了电子档案相关的制度性规定。

2.明确和严格要求档案外开放规章制度

扩展对外开放方式以及对外开放的渠道，开放主体的扩增，追责未按照相关规定进行开放的义务，推动档案工作的对外开放。也就是说，我国新修订的档案法通过形成了一个完整的制度体系，以推动档案对外开放运作。此次修定彰显了新形势下我国档案法的快速发展，如今已经可以满足大众对档案对外开放运用的期望，可以很好地促进了档案工作发展的改革创新。依据相关相关法律法规、技术标准，企业可以通过运用自己的优势，合规合法运营是市场经济体制条件下企业最基本生存之道。“合规管理”本质上是证实企业在经营过程中遵循我国的一切相关法律法规，及其市场和企业自已的一切规则规范，进而保证企业真真正正合乎相关规定。企业的合规代表着务必保存书面证据，以保证真正完好性并证实企业行为的合理合法。

三、新修订档案法背景下企业档案工作探析

3.1档案人才队伍的培养

提升企业档案人才队伍的培养是实现企业档案最基本的保障。依据新档案方法的规定，需从以下几方面提升企业档案人才培养。一是档案部门一定要及时学习和宣传新档案法，从认识方面高度重视档案工作；次之，看准档案现代化的浪潮，对部门内引入或培养具备档案和电脑知识的专业人才；第三，重视优秀人才的多样化；提升档案人员的业务知识迭代。除职业档案工作人员外，相关单位的做兼职档案工作人员也应当列入范畴。第四，科学合理布局档案和档案工作人员占比，提升档案工作效能。第五，制订和优化相关档案的管理奖惩机制，把提升企业档案人才培养确定为一项长久的工作中。在做完此项工作中，企业要用新技术手段提升档案安全保密管理方法，尤其要注意利用新的数据网络技术提高档案的利用效率和浏览便捷性。

3.2档案工作管理的加强

档案实体以及档案网络信息安全应该是企业档案工作的核心。企业理应按照有关规定，配备合适档案存放的仓库和必须的设施，保证档案安全性。除开设施等客观原因，企业还要积极创建相关的应急系统。对于档案库房的管理，企业需要建立档案安全管理规定、档案安全事故现场处置方案、去湿设备安全管理要求等。安全管理需要规定档案责任人要有能够提早鉴别可能出现的风险与对应的必需控制方法的能力，指定专业人员负责档案室的相关安全工作，并了解仓库安全出入口、安防设备位置和操作方法。针对相关工作机器设备，档案责任人要将相关的机器放到有效位置，例如中央空调的通风口不可以离档案太近了。不然，凝结水或聚集的暖空气可能会致使文件损坏。此外，档案室的工作人员还应当了解相关机器的操作流程和安全规定，在突发性紧急情况分析判断危险等级，并依据当场状况立即确定是撤出逃生或是处理事故，预防损害扩张。假如机器设备出现异常，务必马上断电，等候维修中心工作人员来检修。一旦发生意外，一切不正确操作都会造成严重的损害。因而，以上各种安全规范规定都需要档案室的负责人在相关人员入岗前根据对应的职位，对其进行培训，使其在常规操作中严格执行要求。在电子档案安全性层面，企业应定期维护电子档案，保证电子档案的完好性、完好性、可用性以及安全性。企业档案部门需在异地备份储存电子档案的前提下，将不一样介质电子档案储存在对应的设备中，确保电子档案的易读性。针对近些年档案外包服务的飞速发展，企业在相关合同和保密协议书层面应参考档案局新施行标准，对外包单位的办公场所和作业人员创建相关的安全性保密管理制度，以满足新形势下档案工作中的需求。

3.3提升档案信息化规划

新修订的档案法对信息化规划，提升电子档案安全方面作出了新的规定。企业开展档案工作时，最先，提升档案信息化规划所需要的相关硬件软件做支撑标准，对上一年的纸版档案应用扫描机等外界输出设备，在没有毁坏档案的情形下对馆藏品书籍开展智能化处理，在输入同时创建智能化全宗文件目录，方便之后检索档案工作的开展。对于目前以纸版方式存有的文档，应用扫描机开展智能化解决，形成档案数字化，对于本来就是电子档案类型的，档案系统与企业的现阶段业务管理系统进行相互连接。业务流程步骤完成后，相关文本文档全自动挪到档案系统开展存档、归类和引索，档案工作人员仅需随机抽查和另存的文件目录就可以。因而，企业在灵活运用现有技术和硬件配置的前提下，增强了相关必须的档案信息技术设备，与此同时规范档案信息管理系统，推动了馆藏档案的智能化，完成了企业档案信息化的全面覆盖。档案部门可以借助智能化所带来的便捷，降低人力存档和阅览文档所需要的时长，进而大大的提高效率。

四、结语

在如今新修订档案法背景下，企业应该进一步加强企业档案工作专业人才队伍的建设以及档案工作的安全管理建设，并且细化档案工作数字化和信息化，提升企业对于档案的利用水平。企业通过对相关制度进行梳理，增加和删改使得新的制度可以和新档案法更加快速的衔接。伴随着企业的管理制度、人才团队、安全工作和信息化规划的逐步完善，企业可以有效的将档案政策法规转化成高效率的档案管理方案

参考文献:

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[2]叶景青.新修订档案法背景下地方院校档案工作发展思路探析［J］.兰台内外，2020.

[3]陆阳.“权利分配”走向“权利生产”：社会治理视角下档案制度的创新逻辑[J].档案学通讯，2018（3）：33—38.