事业单位加强办公室档案管理的创新思路研究

事业单位加强办公室档案管理的创新思路研究

张琬渝

佳木斯技师学院，黑龙江 佳木斯 154002

摘要：现代社会各方面都有了很大的发展与变化，市场经济同样很大的发展，事业单位的单数量也在快速增长，有了更大的需求，也因此档案管理工作也要面临新的挑战与变化。不过目前来说事业单位在档案管理方面还有不少的问题，这些问题的存在一定程度上影响的事业单位的健康发展。所以我们必须对这些问题进行深入的分析与研究，通过有效的措施去进行改进与完善，如此才可以更好地发挥其作用，更有力地支持事业单位的发展。

关键词：事业单位；办公室档案；管理

引言：在现代市场经济条件下，事业单位办公室档案管理工作有了更加重要的作用，为了满足不断增加的要求，办公室档案管理也必须要进行创新与发展。在这样的进程下，事业单位在体制、结构等方面也在不断地变化，这对于办公室档案管理来说也是有着很大的影响的，需要在工作的形式上进行创新，这样才能够满足新的发展需要。下面我们就针对事业单位应该怎样进行办公室档案管理的创新进行了研究。

1办公室档案管理对事业单位的作用

档案管理是事业单位非常重要的一项工作，它的作用主要体现在下面几个方面：首先，档案管理可以提供相关的基础资料为单位工作的进行提供参考；其次，对于单位的日常管理工作来说，档案资料也是对工作成果进行评价的重要依据，帮助管理者了解基层工作情况，进行绩效管理；第三，在采用了企业化管理以及社会化的人才机制以后，档案管理有了更重要的作用，他们还需要根据职能部门的需要提供相应的资料组合，从而对管理制度进行优化，有效地对单位资源进行调配，能够促进单位管理效率的提升 [1]。

2事业单位办公室档案管理存在的问题

如今在事业单位档案管理方面，一个相当普遍的问题就在于很多的工作人员对其都不够重视。一些单位领导认为档案管理只是基本的事务性工作，对于这项工作并不关心，对岗位工作的要求也只是不要出现丢失或者泄密的情况就行。其次，在档案管理的内容上还很单一，比较空洞，往往也不够全面。因为各方面的限制，所以事业单位的档案资料大多是不太全面的，在形式上也多有雷同，内容空洞，比如说对于人员的鉴定或者考核资料，就会有很多雷同的话语，缺少参考价值，而且在档案资料里面的一些自传或者政治材料其内容也都是相当简单的，大多也都不会议记录那些人员的专长或者特点，而这往往比较有价值的信息。第三，档案资料的更新比较滞后，不能及时地进行更新。经过调查，我们了解到许多事业单位的档案都已经多年没有进行过更新，这些档案缺少参考价值，不能体现出个人近期的情况，比如说入党材料、奖惩经历，以及晋升材料等其实都是应该在日常进行收集的，要随时对档案进行补充，这样档案才能够比较真实全面地反映个人在当前的面貌。第四，在管理人员的素质方面还有很大的问题，这些工作人员素质良莠不齐，很多工作人员对于档案管理工作缺少积极性。他们之中许多人也都不是专业的档案管理人员，本身的能力素质并不能支持他们完成这项工作，有些人更是有着得过且过的心态，对待工作就是应付了事，不够认真负责，基本的工作都难以完成，自然也更谈不到对于工作的创新。还有其他方面的一些原因，比如说缺少完善的硬件设施设备，没有建立专门的档案管理室，或者进行档案储存的地方比较狭窄或潮湿，这样都会有很大的隐患，对档案进行的长期保存。其他的还有比如说档案管理的信息化水平比较差，如今是一个信息化的时代，档案管理也应该实现信息化，这也是对工作进行创新发展的重要途径 [2]。

3事业单位办公室档案管理的原则

3.1遵循规范灵活的原则

对于行政单位来说，档案管理是很严肃的，国家对此也有相应的要求，在实施档案管理工作的时候，一定要遵守这些法律法规。这样就要求规范性地开展办公室档案管理工作，必须遵守相应的制度规范，要有严格的要求与标准，必须符合相应的制度框架。不过，虽然如此，在开展档案管理工作的过程中也不能太过死板，还是要考虑单位自身的特点与需要，建立的工作制度不但要符合国家规定，更需要日与单位匹配，这样的工作体系才是比较符合单位需要的，才能更好地发挥去作用，这也就是灵活性原则 [3]。

3.2遵循权责职责兼顾的原则

要想有效地开展办公室档案管理工作，就一定要做到职责分明，这也是非常重要的一项原则。在进行管理的时候，必须要做到权责明确，要明确个人的责任，确保所有的工作都是有相应的人员进行负责的，如此才可以保证该项工作能够得到落实。对于工作人员也要加强管理，要严格要求，对领导人员必须要明确自身的权责范围，不要出现越权的问题。并且还应该建立清晰的工作目标，做好工作的检查以及指导工作，在明确工作人员责任的同时，还需要保护他们的合法权益 [4]。

3.3遵循制定与执行并重的原则

工作的开展必须符合国家的有关标准以及法律要求，不过要注意的是，在执行的时候不能太过盲目，具体还是要根据单位自身的情况进行一定的变通，适当的调整执行的方法，不能所有的工作都是照搬照抄，采用既定的模式，这体现的既是制定与执行并重这一原则，也就是说，不但要遵守国家的有关制度，还应该根据单位的情况建立符合单位情况的工作体系。

4加强事业单位办公室档案管理工作的措施

4.1提高对办公室档案管理工作的重视程度

为了能够提升工作的质量，更好地开展办公室档案管理工作，就需要先转变他们的思想态度，对于这一工作必须要有足够的重视。领导人员对于办公室档案管理工作要重视起来，要投入更多的关注，要更多的进行这方面的研究，同时更应该做好表率作用，对档案管理制定更多的任务以及目标，在日常工作中也要经常地进行督促，确保能够有效地落实，这样才能够更好地提升工作的质量 [5]。

4.2提高档案管理工作者的工作素质

档案管理工作人员自身的能力、素质还有态度等对于工作质量的影响是最为直接的，有着很大的影响，所以要想提高档案管理工作的质量，他应该重视对于工作人员素质能力的培养。单位可以组织工作人员进行专业化的教育培训，以此来提高他们的专业素养，确保他们的知识能力上能够支持他们有效地完成档案管理工作。还要对他们进行职业道德教育，提高他们的职业素养。既要提高工作人员的工作能力，更应该帮助他们树立正确的工作态度，这样才可以提高他们的综合素质，提高他们的工作质量。

4.3加强档案管理工作的信息化发展

在这个信息化时代，没有任何一项工作可以脱离信息化技术而独立存在，档案管理方面的工作尤其要注意这一点。在事业单位的办公室档案管理工作中，要建立高效准确的计算机管理模式，对档案进行系统的管理，做到整齐划一，同时提高管理工作的效率和质量。

结论：事业单位的办公室档案管理工作是事业单位的工作重点，对于整个单位的发展和管理具有重要意义。加强档案管理工作，要求提高各方面的思想重视程度，创新档案管理工作的方式，建立新型的工作体系和制度，与时代发展的步伐相符合，建立现代化的管理体系，与互联网技术相结合，提高工作效率和质量。同时，加强档案管理工作人员的整体素质，加强队伍建设，从各个层面上提高档案管理工作的质量。

参考文献：

[1]张娟.新形势下事业单位办公室档案管理创新策略[J].办公室业务,2022(05):94-96.

[2]林泓钰.新时期事业单位办公室档案规范化管理措施[J].科技资讯,2021,19(07):90-92.

[3]刘宏.事业单位办公室档案日常管理与应用[J].花炮科技与市场,2020(03):39.

[4]谢亚非.新形势下事业单位办公室档案管理创新[J].传媒论坛,2020,3(11):106+108.

[5]蒙天池.办公室档案管理工作规范化思考[J].办公室业务,2020(08):117+143.